En digital arbejdsplads ingen har lyst til at forlade

De mest populære arbejdspladser er dem, hvor medarbejderne føler sig inkluderet, respekteret og værdsat, og hvor der er plads til personlig udvikling. At have et miljø, værktøjer og processer, der er tilpasset dem, så de kan trives og arbejde effektivt, er næsten lige så vigtigt. Der er ingen forskel mellem den fysiske og den digitale arbejdsplads i denne henseende. Her giver vi nogle tips og råd om, hvordan du kan skabe en digital arbejdsplads, hvor alle gerne vil være.

På en måde er det faktisk lettere at opfylde faktorerne for jobtilfredshed på den digitale arbejdsplads. Dette skyldes, at du kan skabe klare strukturer, tilpassede værktøjer og automatiserede processer, der imødekommer medarbejdernes behov og ønsker.

Hvis intranettet bruges som indgangen til hele den digitale arbejdsplads, er det relativt let at skabe en inklusiv, let administrerbar og personligt tilpasset arbejdsplads.

Nogle af de vigtigste foranstaltninger er at:

Indbygge strukturer for gennemsigtighed, fællesskab og feedback. Følelsen af at høre til og blive værdsat, magten til at påvirke og potentialet for personlig udvikling er afgørende faktorer for de fleste mennesker for at nyde deres arbejde. En fordel ved et intranet er, at gennemsigtighed, som er en vigtig brik i fællesskabspuslespillet, kommer naturligt. De dage er forbi, hvor medarbejdere gik glip af vigtig information, bare fordi de var væk fra kontoret. Men det sker ikke automatisk. Det er vigtigt at tænke over, hvilken information der er for alle, og hvilken der skal målrettes (læs om målretning nedenfor). For at skabe strukturer, der øger organisationens sammenhængskraft og engagement gennem f.eks. deltagelse og feedback, kan du læse blogindlægget Sæt gang i medarbejdernes udvikling via intranettet.
Optimere søgning og navigation for at gøre det nemt at finde nyheder, dokumenter, værktøjer, personer, projekter, processer og information om dit ansættelsesforhold. Lav en klar og forståelig megamenu på startsiden, brug sidemenuer og brødkrummer, og læg stor vægt på at konfigurere en god søgefunktionalitet. At kunne kategorisere og filtrere søgningen er nogle grundlæggende funktioner, som søgefunktionen bør have. Med Omnia, Optimizely (Episerver) og lignende intranet- og CMS-platforme er denne type brugerdefineret og avanceret søgefunktionalitet inkluderet.
Skabe en personlig og opgaveorienteret brugeroplevelse, så brugerne hurtigt kan få adgang til deres opgaver, samarbejder, filer osv., og føle at indholdet er relevant for dem. For at opnå dette skal brugernes profiler gøres så detaljerede og komplette som muligt. Dette gør det muligt at rette nyheder, filer og andet indhold til den rette modtager (målretning).

Ved hjælp af rige brugerprofiler kan hjemmesiden også personliggøres med artikler, projekter, samarbejdsgrupper, værktøjer, filer og tjenester rettet mod brugeren. Med den samme logik som mobiltelefonnotifikationer tilbyder Omnia brugerdefinerede notifikationer via en notifikationspanel samt tildelte opgaver og dokumenter (som er markeret, når de ændres) via det samme panel.
Hjælpe brugerne med at hjælpe sig selv. Som bruger af intranettet og hele den digitale arbejdsplads vil du ikke være nødt til at kontakte IT-support hele din arbejdsdag. Det skal være nemt at finde ud af, hvordan værktøjer fungerer, og hvordan opgaver skal løses. Vær generøs med skabeloner, trin-for-trin-vejledninger, videoer, FAQs, wikier og vidensdatabaser, hvor medarbejdere kan dele viden og hjælpe hinanden. Dette gælder alt fra at vise, hvordan man indsender en sygemelding til tekniske instruktioner om en bestemt software. For eksempel kan du ved hjælp af skabeloner gøre det meget nemt for brugerne at oprette visse dokumenter og nye samarbejder. Læs mere >>
Opret virtuelle kaffestuer. På hybridbaserede og helt virtuelle arbejdspladser er det godt at skabe uformelle mødesteder online. Under pandemien blev det klart for de fleste organisationer, hvor vigtigt det er for sammenhæng og engagement, at medarbejderne snakker med hinanden og socialiserer uformelt. Fænomenet med virtuel kaffe blev en udbredt koncept og en løsning på social underernæring for mange organisationer. Dette er måske ikke den rigtige løsning for alle. Alligevel, hvis din organisation er geografisk spredt, eller du ikke har et fysisk kontor, bør dette være noget for dig at overveje.