Hvad er Digital Workplace, og hvorfor er det vigtigt?

I dag omfavner virksomheder ideen om, at arbejde ikke nødvendigvis defineres af en fysisk lokation.
I stedet for kan arbejdet udføres hvorsomhelst med de rigtige værktøjer, kultur og teknologi til at understøtte det.

Digital Workplace – den digitale arbejdsplads – er i brede termer en del af denne ramme.
Det omfatter alting medarbejdere bruger for at udføre deres arbejde, inklusiv kommunikationssystemer,
samarbejdsværktøjer, dokumenthåndtering, beskedapps og interne sociale netværk.

Hvad er en digital arbejdsplads?

Et digital workplace er en samling af software applikationer og værktøjer, der bruges til at udføre opgaver og aktiviteter. Et digtal workplace tilbyder personaliserede, rollebaserede services og samarbejdsværktøjer, der hjælper medarbejderne med at yde deres bedste – hvorsomhelst, nårsomhelst, på flere enheder.

Hvorfor har du brug for en digital arbejdsplads?

  • Tiltræk og fasthold talent. I dag forventer vidensarbejdere et vist niveau af digital engagement og afviser jobs, der ikke tilbyder en fleksibel og hybrid arbejdsmodel.
  • Boost effektivitet og produktivitet. Med lettere adgang til information, udføres organisatoriske processer mere effektivt og mere agilt med automatisering.
  • Forbedring af videndeling og samarbejde. Medarbejdere deler viden og samarbejder på tværs af organisationen mere effektivt ved at bruge digitale værktøjer sammenlignet med den traditionelle arbejdspladssmodel.

Hvad er en digital arbejdspladsstrategi?

For at udvikle en succesfuld digital workplace strategi skal organisationer først finde ud af, hvordan medarbejderne foretrækker at arbejde. En virksomheds kultur afgør i sidste ende i hvilket omfang, medarbejderne vil gøre brug af den digitale arbejdsplads, og hvordan det vil forbedre organisatorisk præstation. En strategi for den digitale arbejdsplads bør dække fire områder:

  • Medarbejdere. Opbygning af en digital arbejdsplads skal hjælpe medarbejdere med at arbejde mere effektivt og kommunikere og samarbejde med mindre anstrengelse. Målet er at forbedre medarbejderoplevelsen og hjælpe dem med at opbygge relationer og muliggøre større videndeling.

  • Teknologi. Organisationer anvender allerede digitale værktøjer og applikationer som e-mail, skrivebordsapplikationer og meget mere. Disse værktøjer skal understøtte, hvordan medarbejderne udfører deres arbejde, og deres behov for fleksibilitet på moderne arbejdsplads.

  • Kontroller. Virksomhedens governance og ledelsesprocesser er nødvendige for at holde den digitale arbejdsplads opdateret, robust, sikker og sund. Informationsflowet skal også overholde din organisations politikker og branchereguleringer.

  • Mål. Enhver virksomhedsinvestering kræver mål og formål. Din vision for den digitale arbejdsplads skal være i overensstemmelse med dine forretningsmål og organisationens behov og præferencer. Indhent medarbejdernes input og feedback, før du begynder at skitsere rammen for din digitale arbejdsplads.

De største fordele ved et moderne digital workplace

Et moderne digital workplace tilbyder mange fordele til en organisation og dens medarbejdere.

  • Øger effektiviteten og produktiviteten. Mange rutine- eller mere komplekse processer kan automatiseres eller bruge AI-funktioner for at eliminere mere omkostningsfuldt, tidskrævende manuelt arbejde. Medarbejdere kan udføre deres arbejde hurtigere og med færre fejl.

  • Forbedrer findbarhed og kvalitet af information. At have information og dokumenter tilgængelige ét sted reducerer den tid og indsats, brugerne bruger på at lede efter ting. Ledelsesværktøjer til projekter og processer forbedrer kvalitetskontrol og produktivitet. Digitaliserede processer og information reducerer fejl samtidig med at øge gennemsigtigheden og videndelingen.

  • Øger medarbejdertilfredshed, fleksibilitet og skalerbarhed. En digital arbejdsplads tilbyder medarbejdere større fleksibilitet til at arbejde, hvor og hvornår de kan være mest produktive. Dette vil ofte øge medarbejdertilfredshed og fastholdelse. Det giver også en organisation øget fleksibilitet til at skalere vækst eller tilpasse sig uforudsete forretningsforstyrrelser.

  • Større gennemsigtighed og sammenhæng. Når information er forenet og mere let tilgængelig, skabes "en enkelt sandhed". Unødvendige misforståelser og dårlige beslutninger baseret på unøjagtig information kan forhindres. Organisatorisk sammenhæng vil styrkes, når alle har adgang til de samme oplysninger samtidig.

  • Tiltrækker talent. En digital arbejdsplads kan hjælpe de medarbejdere, der værdsætter en balance mellem arbejdsliv og privatliv, hybrid- eller fjernarbejdsmodel. Nutidens medarbejdere er velbevandrede inden for cloud computing, sociale medier og andre online samarbejdsapplikationer. Organisationer skal omfavne moderne digitale arbejdspladsværktøjer for at tiltrække og fastholde medarbejdere for at opretholde en konkurrencefordel.

  • Reducerer omkostninger. Med en fuldstændig virtuel, digital arbejdsplads kan organisationer skære ned på rejseomkostninger, kontorleje og andre omkostninger, der følger med den traditionelle kontormodel.

  • Forbedrer bundlinjen. En forretningsmodel for den digitale arbejdsplads fører til forskellige omkostningsbesparelser. Det giver også en organisation mulighed for at forbedre processer, læring, innovation og udvikling, salg og time-to-market. Som resultat kan den samlede profitpræstation forbedres.

INDUSTRIRAPPORT

Omnia evalueret som bedste intranetprodukt

Omnia har modtaget ClearBox Consultings Intranet Choice Award seks år i træk. I deres 2024 Intranet and Employee Experience Platforms Report blev Omnia rangeret som nr. 1 i pris/ydelsesanalysen. Hvis du vil vide mere, kan du downloade denne gratis uafhængige rapport.

 

DOWNLOAD RAPPORT

Intranet and Employee Experience Platforms 2024 report

Hvordan skabes et digital workplace

Et digital workplace kombinerer I bund og grund tre nøgleelementer: teknologi, processer og kutur. Rammen for den digitale arbejdsplads skal omfavne alle disse elementer. Her er et bud på en oversigt over, hvordan man skaber et succesfuldt digital workplace:

Definér den nuværende tilstand

Identificér organisationens nuværende processer, værktøjer og arbejdsmetoder. Find ud af, hvordan medarbejderne foretrækker at arbejde, og hvordan den digitale arbejdsplads kan understøtte disse behov.

Involvér interne stakeholders

Sammensæt det digitale arbejdspladsprojektteam fra alle kerneområder af organisationen. Udover IT vil HR spille en nøglerolle. Fastlæg, hvordan en digital arbejdsplads understøtter kontakt med kunder og eksterne parter.

Afstem med dine mål

Udvikl en strategi med klart definerede mål, der er i overensstemmelse med din organisations vision. Identificér, hvordan den digitale arbejdsplads vil understøtte virksomhedens værdier, forbedre medarbejdertilfredshed og mere.

Vælg den rette platform

Implementér platformen og værktøjerne for at levere en forenet brugeroplevelse, styrke organisationens sammenhængskraft og imødekomme dine mål og behov.

Find en katalysator for forandringen

Det er altid svært for folk at ændre deres arbejdsmetoder og tage nye teknologier i brug. Etabler forandringsledelsesprocesser for at støtte indførelsen af en ny digital oplevelse.

Løbende forbedringer

Gennemfør regelmæssige medarbejderundersøgelser og opret automatiserede rapporter om brugeradfærd. Dette vil hjælpe med at vurdere medarbejdernes anvendelse af den digitale arbejdsplads og hvordan det kan forbedres.

Hvad er komponenterne i et digital workplace?

Værktøjskassen til opbygning af en succesfuld digital arbejdsplads kan inddeles i otte kategorier:

  • Produktivitet: Applikationer, der støtter medarbejdere i at udføre deres opgaver effektivt, såsom skrivebordsapplikationer som Microsoft Word, Excel, PowerPoint, osv.

  • Forretningsapplikationer: Online- eller lokale løsninger som ERP, HR-systemer, ledelsessystemer og CRM.

  • Kommunikation: Applikationer, der muliggør, at ledelse og medarbejdere kan publicere, distribuere og dele information såsom intranet, e-mail, blogs og informations-specifikke portaler.

  • Samarbejde: Løsninger, der understøtter effektivt internt samarbejde, der er let at administrere og samarbejde omkring samt dele information, planer og filer. Disse løsninger inkluderer fællesskaber, team- og samarbejdsområder, online møder, wikis og apps til virksomhedens sociale medier.

  • Beskeder: Applikationer, der muliggør hurtig kommunikation som chat/instant messaging-platforme, mobile beskedtjenester og mikro-blogging.

  • Forbindelse: Løsninger, der hjælper medarbejdere med hurtigt at finde og kontakte eksperter og kolleger på tværs af organisationen, såsom telefonbog, medarbejderprofiler og organisationsdiagrammer.

  • Viden og innovation: Løsninger, der muliggør, at organisationen kan indsamle og dele viden samt trække feedback og ideer fra medarbejderne for at fremme forbedringer og innovation, såsom vidensbaser og fællesskaber, FAQ'er, afstemninger og survey-applikationer.

  • Mobilitet: Værktøjer og applikationer, der muliggør, at medarbejderne kan arbejde hvorsomhelst, såsom tablets, smartphones, bærbare computere, fjernscannere, VPN-netværk, responsive intranet og intranet tilgængeligt via native mobile apps, osv.

Digital workplace udfordringer

De udfordringer der opstår, når et digital workplace implemeteres, kan variere fra virksomhed til
virksomhed. Det afhænger af industri og hvilken type arbejde der udføres, virksomhedens størrelse
og om virksomheden strækker sig over nationale grænser og kulturer. Nogle af de mest almindelige udfordringer er:

Modstand mod forandring

At ændre adfærd er svært. Det tager tid at lære nye værktøjer. Virksomheder skal omfavne forandring og vise medarbejderne, hvordan den digitale arbejdsplads med smarte værktøjer kan hjælpe medarbejdere med at løse dagligdagsopgaver mere effektivt.

Huller i digitale færdigheder

Forventede resultater vil mislykkes, hvis medarbejderne ikke ved, hvordan de skal udnytte alle de nye værktøjer fuldt ud. Tilstrækkelig træning på medarbejdernes vilkår er afgørende for succesen af den digitale arbejdsplads.

Migrering fra gamle systemer

Det er ofte svært at gøre sig fri af ældre systemer. Nogle forsøger at implementere den nye platform uden at ændre deres eksisterende processer. Dette vil skabe forvirring og sandsynligvis skabe flere separate datalagre.

Sikkerhed

At implementere en moderne digital arbejdsplads betyder ofte, at der flyttes mere data til skyen. Som følge heraf bliver datasikkerhed afgørende. At implementere en standardiseret platform med alle nødvendige sikkerhedsfunktioner, retningslinjer og processer er den bedste måde at overvinde denne udfordring på.

For meget information

En digital arbejdsplads har normalt information, dokumenter, indhold og filer, der vokser over tid. For at undgå en kontraproduktiv ophobning af information skal du etablere effektive rutiner for digital informationsstyring. At sikre, at søgefunktionerne opretholder høj ydeevne, er en prioritet.

Organisatoriske siloer

En digital arbejdsplads kan være en positiv kraft for at forene og bringe organisationen tættere sammen. Men for at få det til at ske, skal organisatoriske siloer fjernes. Dette kan mødes med modstand, hvilket hindrer medarbejdere i at kommunikere og samarbejde effektivt.

Flere ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad er digital transformation på arbejdspladsen?

Digital transformation på arbejdspladsen defineres som integrationen af digital teknologi i stort set alle områder af en organisations processer, hvilket grundlæggende påvirker driften og måden, værdi skabes på. Digital transformation er også en kulturel forandring, da den kræver, at organisationer transformerer deres måder at tænke og arbejde på. Den udfordrer også gamle vaner og langvarige forretningsprocesser og udforsker nye praksisser, ideer og innovationer.

Hvad er Digital Employee Experience (DEX)?

Et relativt nyt akronym inden for HR- og IT-folkets jargon er "DEX". Det står for Digital Employee Experience, som beskriver teknologiens indvirkning på medarbejderne. Hvis f.eks. IT-miljøet opfattes som svært at navigere i, en masse rod med svært anvendelige værktøjer, tilbyder dårlige søgemuligheder og understøttes af et usynligt IT-team, er chancerne for, at din DEX er dårlig. Dog er DEX-indekset sandsynligvis meget højt, hvis medarbejderne føler sig trygge med de tilgængelige værktøjer, nemt kan finde enhver information eller andre ressourcer og sjældent oplever problemer med teknologien.

Ved at måle din organisations DEX-indeks over tid og træffe foranstaltninger for at forbedre det, vil du se en stigning i produktivitet, samarbejde, engagement, medarbejdertilfredshed og fastholdelse.

Hvordan kan du forbedre din digitale arbejdsplads?

Udviklingen af en digital arbejdsplads færdiggøres aldrig. Når du har implementeret en ny eller moderniseret digital arbejdsplads, kan du ikke bare læne dig tilbage. Du er kun gået videre til næste fase, governance og kontinuerlig forbedring.

Kontinuerlig forbedring er afgørende for en bæredygtig og velstående digital arbejdsplads. Opret governance-politikker og etablér og følg op på performancemålinger, der er afstemt med din digitale arbejdspladsstrategi. Gennemfør regelmæssige medarbejderundersøgelser og opret automatiserede rapporter om brugeradfærd for at forstå deres anvendelse og hvad der kan forbedres. Sørg for, at personalet, der er ansvarligt for governance, har repræsentation fra alle dele af organisationen for at dække alle aspekter af brugeroplevelsen.

Hvorfor skal du vælge Omnia til at understøtte dit digital workplace?

Omnia er en prisvindende intranetplatform, der leverer førende performance og en intuitiv, personaliseret og opgaveorienteret brugeroplevelse på alle enheder. Den er fuldt udstyret med intranetfunktionaliteter, der understøtter både simple og komplekse publiceringsscenarier og sikrer, at indhold altid er frisk og korrekt, og at brugerne er opdaterede. Udover det store udvalg af features, så inkluderer Omnia funktioner og support til dokumenthåndteringssystemer sammen med et procesvisualiseringsværktøj (Process Viewer).

Omnias udbyggede sociale features, såsom smarte skabeloner og wizards til at oprette communities, kan understøtte en virksomhed i at styrke arbejdspladsens sammenhængskraft og booste videndeling og medarbejderengagement. Omnias integrationsmuligheder giver også nem integration med interne og eksterne applikationer, der giver brugerne en oplevelse af en samlet digital arbejdsplads.

Med Omnia kan en virksomhed konsolidere og integrere hele informationsarkivet, dokumenter, processer, samarbejde og værktøjer et sted. Med et enkelt startpunkt kan organisationer opnå ”en enkelt version af sandheden” for deres dokumenter. Dette vil booste produktivitet og medarbejderengagement.

Oplev, hvordan Omnia kan hjælpe dig!

Vil du forbedre din digitale arbejdsplads, men er i tvivl om, hvor du skal begynde? Vil du gerne vide mere om Omnia eller se en produktdemo? Kontakt os, vi er her for at hjælpe.