Skab en succesfuld digital arbejdsplads. Første step: Vælg en strategi

For at få opnå en holdbar succesfuld digital arbejdsplads, kræver det at man udspecificere en strategi, som både møder organisationens nutidsbehov men lige så vigtigt også de fremtidsmæssige behov.

Dette oplæg, er det første i rækken i vores nye blogtema, Skab en succesfuld digital arbejdsplads. Vi vil guide dig og give vores bedste tips og råd til, hvad man skal tænke over når man skal udarbejde en strategi for en digitale arbejdsplads.

Hvad er formålet med organisationens digitalisering?

Det første spørgsmål man skal kunne besvare er, hvorfor er der behov for en digital arbejdsplads? Er det for at øge produktiviteten, skærpe effektiviteten og det interne samarbejde eller blot for at gøre arbejdspladsen mere fleksibel? Måske er der helt andre grunde?

Skyldes årsagen at man ønsker at gøre arbejdspladsen mere fleksibel og medarbejderne skal kunne arbejde hjemmefra? Så er den mobile oplevelse af platformen afgørende, for brugerens udbytte. Valget af platform, brugergrænseflade og hvilke funktioner man ønsker den digitale arbejdsplads skal indeholde, er alle faktorer, som kan påvirke den mobile oplevelse. Ønsker man derimod at øge effektiviteten og sammenholdet, er værktøjer til kommunikation og projektledelse vigtige.  

For at opnå succes med den digital arbejdsplads, siger det næsten sig selv, at man skal fastlægge en strategi. Uden en strategi risikerer man, at alle ressourcer som er blevet benyttet i processen, vil være spildt og ingen af medarbejderne vil benytte den.

Hvilke services og værktøjer skal inkluderes i platformen?

For at få succes med den digitale arbejdslads skal man afklare med organisationen, hvilke tjenester og værktøjer der er behov for. Hvis den digitale arbejdsplads praktisk taget er synonymt med et intranet, vil det normalt omfatte nyheds- og publikationstjenester, brugerprofiler, søgefunktioner, samt kontor-, kommunikations- og samarbejdsværktøjer.

Når man skal vælge den rigtige platform, er det vigtigt, at man først og fremmest undersøger om de tjenester og værktøjer man ønsker integreret, kan fungere sammen. Derudover skal man også undersøge platformens kapacitet, tilpasningsevne og udviklingshastighed. For at platformen kan opfylde både nuværende behov men også fremtidige behov, kræver det at platformen er i synk med tidssvarende teknologiske- og brugervenlighedstrends. En optimal platform, skal indeholde åben arkitektur og kræftfulde API’er, og så skal den være afstemt med nyeste teknologier og brugerdrevene udviklinger. Hvis platformen indeholder åben arkitektur og API’er, er det også nemmere at tilpasse platformen med særlige applikationer som ikke er inkluderet i standardkonfigurationen. Inkluderer løsningen overstående, er det let tilgængeligt at integrere nye tjenester og værktøjer, som vil være nødvendige i fremtiden pga. skiftende brugerkrav, uden at skulle investere mere tid og flere penge. Platformens hastighed og sikkerhed, samt dens evne til at indlæse og understøtte tjenester og værktøjer har også en påvirkning på organisationens effektivitet. Så sørg for at være opmærksom på platformens ydeevne og specifikationer.

Der skal tages beslutning om, hvilke værktøjer, online services og arbejdsprocesser som skal videreføres til den nye digitale arbejdsplads. Revurder om flere af de gamle løsninger og processer skal moderniseres eller skiftes helt ud til noget nyt, som er mere brugerorienteret og effektivt for dine medarbejdere.

Hvis du overvejer at migrere til Office 365, er det værd at undersøge, hvordan systemet er integreret med services som, Microsoft SharePoint, Teams, Planner og Stream. Ønsker man at medarbejderne skal kunne bruge eksterne webapplikationer som Trello, Yammer, Slack og Facebook Workplace, skal muligheden for en out-of-the-box- connector være tilgængeligt, for at de kan integreres på platformen.

Hvem skal gøre hvad?

Som arbejdsgiver kan det være fristende at publicere alt for mange informationer til sine medarbejdere og gøre alt interaktion åben for brugerne. Man risikerer dog at flere vigtige beskeder forsvinder i støjen fra den ukontrollerede kommunikation. Det er derfor vigtigt at man sætte restriktioner op for, hvem som har adgang til hvad og hvilke personer som har rettighed til at publicere nyheder og andre dokumenter. Det kan dermed også være nødvendigt at begrænse adgangen til værktøjer og samarbejdsrum, hvis det ikke har relevans for alle medarbejderne.

Ved hjælp af brugerdefineret adgangsfunktioner, kan man hjælpe medarbejderne med af finde det de søger. Med kombinationen af en Rollebaseret adgangskontrol og opgaveorienteret navigation hjælper man ikke kun én medarbejder, men hele organisationen med at effektivisere arbejdet.  

Det vil også være nyttigt at overveje, hvilke ressourcer og oplysninger som skal struktureres efter medarbejdernes forskellige arbejdsroller og hvilke informationer der er relevante.

Undgå vokseværk og sprogbarrierer

Som organisation kommunikerer man på sit eget sprog, men man skal altid være opmærksom på omverdens kommunikation og hvordan den udvikler sig. Som organisation skal man være forberedt på al fremtidig kommunikation. Det kan være at organisationen i fremtiden, skal kommunikere med et datterselskab på den anden side af jorden, hvor det vil kræve en helt andet sprog. Det er derfor vigtig at sprogunderstøttelse er en del af strukturen i den valgte platform, fra begyndelsen. Det vil kun vil blive dyrere og mere kompliceret, hvis det skal integreres på et senere tidspunkt.

Selv hvis organisationen på nuværende tidspunkt er lille og homogen, kan det være fornuftigt at forberede platformen til, hvis virksomheden i fremtiden bliver diversificeret, med f.eks. datterselskaber og flere mærker. Er det scenariet for fremtiden, vil det kræve en adskilt informationsstruktur og arbejdspladsen individualiseres, så kun visse ressourcer deles. Den fælles udfordring i en kompleks struktur er at bestemme, hvordan man håndterer og tilpasser informationen globalt kontra lokalt.

Din digitale arbejdsplads vil uden tvivl udvide sig meget hurtigt, med en lind strøm af nye websider, dokumenter, blogindlæg, applikationer, arbejdsgrupper, projekter og eksterne tjenester. For at modvirke vokseværk skal du formulere en veldefineret styrings- og vedligeholdelsesplan, før der åbnes for den nye arbejdsplads. Effektive og gennemprøvede styringsværktøjer hjælper dig med at holde din arbejdsplads strømlinet, opdateret, fremtidsorienteret og effektiv.

Husk til sidst at det ofte er mest effektivt at være afklaret inden projektet skydes i gang! Når alle ovenstående punkter er kontrolleret og dobbelttjekket, skal produktionen af en business case sættes i gang. Med en business case, får du hjælp til at opsummere og analysere dine omkostninger til udvikling og styring, samt projektets forventet investeringsafkast.

Checkliste

Strategien for din digitale arbejdsplads:

1. Definer organisationens operationelle krav sammen med dens nuværende og fremtidige informations- og forretningsstruktur.

2. Hvad er målsætningen og formålet med den digitale arbejdsplads.

3. Præciser, hvordan målene skal nås ved hjælp af de tjenester, værktøjer og processer, der tilbydes af den digitale arbejdsplads.

4. Etablere KPI'er, rutiner og ansvar for at måle fremskridt, sundhed og succes på arbejdspladsen.

5. Vælg en platform baseret på organisationens brugerbehov, processer, mål, tjenester, værktøjer og fremtidige scenarier.

6. Opsæt en vedligeholdelsesplan og en styringsstrategi.

7. Byg en business case til evaluering af de langsigtede virkninger af investeringen.

8. Fremstil en implementerings- og udrulningsplan, hvor dine løsningsområder prioriteres.

Hold øje med vores næste blog-indlæg i serien, Skab en succesfuld digital arbejdsplads. I det næste indlæg vil du kunne læse om, hvordan du kan strukturere din digitale arbejdsplads for at øge effektiviteten!