Der findes cirka fem forskellige typer af dokumenthåndteringssystemer. Disse er kategoriseret som:

1. Indholdsstyring (Content management). Denne type løsning kaldes typisk et web content management-system, der er designet til at hjælpe brugere med at oprette, redigere, udgive, ændre og livscyklusadministrere indhold på en ekstern hjemmeside eller et intranet.

2. Records Management og opbevaringssystemer. Et Records Management System (RMS) er en løsning til livscyklusstyring af en organisations arkivalier. Løsningen omfatter funktioner, der understøtter kontrol og effektiv oprettelse, styring og destruktion af dokumenter. Stærkt regulerede virksomheder, som f.eks. sundhedssektoren, bruger typisk RMS-systemer.

3. Workflow Management Systems (Systemer til styring af arbejdsgange). Disse systemer understøtter automatiserede regelbaserede dokumenthåndteringsprocesser. Der oprettes regler for forskellige dokumenttyper, som tildeler specifikke opgaver til brugerne i workflow-processen. Et system som dette kan f.eks. bruges til at få salgsordrer godkendt af ledere i en salgsproces.

4. Systemer til billedbehandling af dokumenter. I sin simpleste form scanner et Document Imaging System papirbaserede dokumenter til billeder. Men med en OCR-funktion (Optical Character Recognition) konverteres scannede tekster digitalt til søgbart indhold. Dette er meget nyttigt for organisationer, der stadig administrerer forskellige processer ved hjælp af pen og papir.

5. Enterprise Content Management. ECM-systemer tager content management et skridt videre, da de inkorporerer funktionaliteter fra andre typer af dokumenthåndteringssystemer, såsom understøttelse af workflow, processer, forretningsregler og livscyklusstyring. De kombinerer arkivering, styring, netværk og søgning af dokumenter, og organisationer kan bruge dem til effektivt at styre enhver form for dokument- eller multimedieindhold med en workflowcentreret tilgang. Et ECM-system omfatter typisk processer, der kontrollerer oprettelse, godkendelse og distribution af indhold samt sikker opbevaring af alle administrerede elementer, digitale eller analoge.

Afhængigt af hvordan din virksomhed fungerer kan et dokumenthåndteringssystem (DMS), der  lagrer, strukturerer og henter både digitale og papirdokumenter, have mange fordele for din organisation. De fem vigtigste er:

1. Øget findbarhed og genfinding. En af de vigtigste fordele ved et DMS er muligheden for at finde indhold og filer hurtigt og nemt ved at søge på et enkelt ord eller en sætning. Ved at digitalisere papirbaserede dokumenter og dermed gøre deres indhold elektronisk søgbart, er produktivitetsforbedringen enorm. Og hvis DMS'et er tilgængeligt via skyen, kan brugerne søge efter og hente dokumenter hvor som helst og når som helst.

2. Forbedret sikkerhed og compliance. Et DMS kan hjælpe dig med at øge sikkerhedsniveauet og overholdelsen af lovgivningen. Systemet giver kontrol over følsomme oplysninger, og adgangen til dokumenter kan begrænses på mappe- eller dokumentniveau for enkeltpersoner, grupper eller brugerroller. Det efterlader også et revisionsspor for hvert dokument, så du kan spore alle handlinger, såsom visning og redigering, og af hvem. Et DMS kan også hjælpe en organisation med effektivt at overholde standarder, love og regler.

3. Bedre samarbejde. Muligheden for hurtigt at oprette, gemme, finde, tilgå og dele dokumenter på et centralt sted forenkler samarbejdet. Især for teams, der er spredt ud over forskellige lokationer og tidszoner. Med et DMS kan teams samarbejde på en sikker og effektiv måde.

4. En enkelt version af sandheden. Hvis DMS er tilgængeligt for alle i organisationen, vil det skabe "en enkelt version af sandheden", hvilket vil styrke informationens pålidelighed og troværdighed. Og dermed styrke beslutningsprocesserne. Desuden vil unødvendige fejlfortolkninger, falske nyheder og dårlige beslutninger baseret på unøjagtige oplysninger blive forhindret. Og når alle får adgang til de samme oplysninger på samme tid, vil den organisatoriske sammenhængskraft blive styrket.

5. Øget produktivitet. At samle alle dokumenter ét sted gør det lettere for medarbejderne at få adgang til og finde alt, hvad de har brug for til at udføre deres arbejdsopgaver og effektivt samarbejde om projekter. Med en kraftfuld søgemaskine kan vigtige oplysninger og dokumenter hurtigt findes og hentes, hvilket sparer medarbejderne for masser af tid. Hurtigere dokumenthentning kan også øge arbejdsfleksibiliteten, medarbejderengagementet og kundetilfredsheden.

Et Document Management Workflow er processen med at oprette, gemme, dirigere og dele, godkende, slette, redigere, administrere og kategorisere dokumenter i organisationen. Processen giver retningslinjer for, hvordan man udfører forskellige opgaver i løbet af dokumentets livscyklus.

Workflowet omfatter opgaver som f.eks:

• Oprettelse. Hvordan et dokument oprettes i det specificerede workflow.
• Fremfinding. Hvordan man finder og får adgang til dokumenter, og hvad man gør, hvis et dokument bliver slettet ved en fejl. Er adgangsrettighederne begrænset for nogle typer af dokumenter? For hvem og i hvilken grad?
• Redigering. Hvordan redigeres dokumenterne? Giver dokumenthåndteringssystemet versionskontrol, og kan udvalgte revisioner fortrydes? Hvordan ruller man tilbage til en tidligere version?
• Anmodninger og godkendelser. Skal et nyt dokument godkendes af en anden end skaberen? Hvilke handlinger er involveret i godkendelsesprocessen?
• Sletning. Hvordan identificeres og fjernes duplikater og andre overflødige filer?
• Opdatering. Hvordan holder du dokumenterne opdaterede og relevante? Et moderne dokumenthåndteringssystem giver dig mulighed for at indstille revisionspåmindelser til ejerne af dokumenterne.
• Sporing og rapportering. For at sikre, at alle de processer, der er involveret i dokumentets livscyklus, fungerer korrekt, kan workflowet overvåges ved hjælp af forskellige sporingsfunktioner.
• Deling. Hvordan distribueres og deles dokumenterne på en sikker måde og uden risiko for, at duplikater spredes i organisationen?

Når du vælger et dokumentstyringssystem, skal du kigge efter disse nøglefunktioner:

• Dokumentinput fra flere kilder. For effektive og brugervenlige dokumentprocesser er det godt at have forskellige måder at bringe dokumenter ind i platformen på. Udover at give mulighed for en jævn, konsekvent og ensartet oprettelse af nye dokumenter via skabeloner, bør platformen understøtte import af dokumenter via f.eks. e-mail, scanner og OCR, apps og masseuploads.
• Tilladt, mobil og cloud-adgang. Det er helt afgørende, at platformen giver dig mulighed for at begrænse adgangen til bestemte dokumenter eller mapper, og at dette kan gøres baseret på rolle, gruppe, afdeling eller en bestemt bruger. Når dokumenterne er tilgængelige via skyen og mobile enheder, øges din organisations fleksibilitet, produktivitet og samarbejde.
• Versionskontrol og gendannelse af dokumenter. En af de store fordele ved et Document Management System er, at du får fuld kontrol over, hvem der har gjort hvad med et dokument, fra det oprettes, til det arkiveres eller slettes. Du kan også rulle tilbage til tidligere versioner og fortryde ændringer, der er foretaget i det. Hvis altså platformen giver fuld understøttelse af versionering, redigeringshistorik og gendannelse.

• Avanceret strukturering og søgning. Tagging og indeksering af dine dokumenter gør det betydeligt nemmere og hurtigere at søge efter dem. Der findes en række indekseringsfunktioner. Et dokument kan f.eks. kategoriseres og indekseres baseret på forfatter, version og revision, metadata, kontekst og indhold. Hvis f.eks. alle white papers om produkter eller tjenester er tagget "White Paper", kan du hurtigt finde dem alle ved hjælp af frasesøgning. Men lige så vigtig som struktureringsmulighederne er platformens søgefunktionalitet. For at gøre god brug af indekseringen skal platformen tilbyde avancerede søgefiltre, så brugerne kan kombinere forskellige søgekategorier for at indsnævre resultaterne.

• Automatiske opdateringer og sletning. At holde dokumenterne opdaterede og arkiverne fri for overflødig information og dubletter sparer plads og sikrer, at beslutninger og handlinger er baseret på præcis information. Mange platforme giver god støtte til påmindelser om opdateringer og automatisk sletning af overflødige og forældede filer.

• Retningslinjer for skabeloner. Dette er en hygiejnefaktor. Platformen bør indeholde værktøjer til at organisere alle godkendte skabeloner, der bruges til de mange forskellige dokumenter, som din organisation vil oprette og administrere via platformen. At bruge skabeloner er den bedste måde at holde dine processer, dit brand og din kommunikation ensartet og i overensstemmelse med virksomhedens politikker. Desuden gør skabeloner processerne og medarbejdernes arbejde lettere og mere effektivt. Omnia og lignende platforme har guider, der hjælper brugerne med at oprette nye dokumenter baseret på skabeloner.

• Integrationsmuligheder: Platformen skal være nem at integrere med din nuværende IT-infrastruktur og de applikationer, din organisation allerede bruger. For eksempel dit intranet, CRM, kommunikation, desktop og samarbejdsapplikationer. Tjek platformens åbne API'er, som giver dig mulighed for at forbinde DMS til forskellige applikationer.

• Sikkerhed i flere lag. Det er bydende nødvendigt at beskytte følsomme oplysninger. Sikre login-procedurer, kryptering, omfattende backup-planer og rollebaseret adgang er helt sikkert ting, man skal kigge efter. For at sikre, at kun de rigtige personer har adgang til bestemte oplysninger, kan adgangsrettighederne indstilles ud fra en række kriterier: efter bruger, gruppe eller afdeling. Brugerbegrænsninger kan også indstilles efter mappe eller dokument. Sikkerhed handler også om at kunne spore et dokuments komplette revisionsspor, så der kan redegøres for hver eneste revision.

Advokatfirmaer håndterer store mængder dokumenter og følsomme oplysninger. Det omfatter juridiske notater, klientdokumenter, kontrakter og andre vigtige filer, som skal opbevares sikkert på en systematisk måde, så de hurtigt og nemt kan genfindes. Et dokumenthåndteringssystem er faktisk den bedste løsning til at håndtere disse oplysninger effektivt.

Selvom der findes dokumenthåndteringssystemer, der er specielt designet til advokatfirmaer, er de fleste moderne produkter lige så gode kandidater i jagten på en passende løsning. Det er dog vigtigt, at systemet indeholder funktioner, der:

• Gør det nemt at kategorisere og finde dokumenter efter klient eller sag.
• Sikrer, at kun autoriserede medarbejdere har adgang til følsomme oplysninger.
  Hjælper dig med at opfylde lokale og internationale lovkrav og industristandarder, såsom GDPR.
• Muliggør effektiv sporing af et dokuments historik (versionskontrol).
• Påmind dokumenternes ejere, når det er tid til at revidere et dokument eller gennemgå det af en anden grund.
• Sletter eller arkiverer automatisk dokumenter.

Enhver sundhedsklinik eller organisation har brug for et ordentligt dokumenthåndteringssystem i dag. Fra simple formularer til interne politikker, regler og procedurer går sundhedspleje og dokumenthåndtering hånd i hånd. Medicinsk dokumenthåndtering involverer følsomme personlige journaler, strenge regler og medicinske og organisatoriske processer. Alle oplysninger og dokumenter skal kategoriseres, opbevares sikkert og ofte kontrolleres og godkendes af en person med den rette autoritet. Det er afgørende for både patienternes og organisationens sikkerhed, at dokumentprocesserne er i overensstemmelse med de lovgivningsmæssige standarder.

De fleste moderne dokumenthåndteringssystemer har funktioner som versionskontrol, der gør det muligt at spore alle revisioner (og af hvem) i løbet af et dokuments levetid, adgang med tilladelse og påmindelser om revisioner (da sundheds- og lægelovgivningen hele tiden ændrer sig). For sundhedsorganisationer er disse funktioner et absolut must. En anden vigtig funktion er muligheden for obligatorisk læsning, som giver dig mulighed for at spore, hvem der har læst og underskrevet et dokument. På nogle områder inden for sundhedspleje og medicin skal du bevise, at hele organisationen eller nøglepersoner har læst og underskrevet visse politiske dokumenter.

Da mange dokumenter skal godkendes af en anden person end skaberen, bør platformen også tilbyde robuste workflow-processer, der understøtter en smidig routing af filer på tværs af organisationen.

Finansielle servicevirksomheder, som f.eks. revisionsfirmaer, håndterer dagligt enorme mængder af dokumenter. For virksomheder som disse er der masser at vinde ved at implementere et Document Management System. Ud over øget findbarhed, effektivitet, produktivitet, kontrol og sikkerhed vil revisorernes arbejds-, kommunikations- og samarbejdsprocesser samt udvekslingen af filer på tværs af organisationen og med kunderne køre meget mere glat. Som en ekstra bonus opretter et moderne dokumenthåndteringssystem med indbygget versionskontrol automatisk revisionsspor.

For at sige det lige ud: Den tid, plads og frustration, du sparer ved at digitalisere hele din dokumenthåndteringsstruktur, er enorm. Det er ikke længere et spørgsmål om at gøre det eller ej. Det er bare et spørgsmål om at finde ud af hvordan og på hvilken platform. Ud over vores generelle anbefalinger (se spørgsmålet "Hvad skal man kigge efter i et dokumenthåndteringssystem?" ovenfor) er det vigtigt, at den platform, du vælger, understøtter effektive og sikre workflow-processer, så udkast, rapporter, juridiske dokumenter og andre filer kan dirigeres og godkendes, internt og eksternt, af kunder og andre.

En anden funktion, du måske gerne vil have med, er en funktion, der konverterer PDF-dokumenter til Excel og/eller Word, da revisorer ofte har brug for at udtrække og arbejde med data fra ældre PDF-baserede rapporter. Hvis denne funktion ikke er indarbejdet, kan et tredjepartsprodukt, som Adobes PDF-konverter, nemt tilføjes til eller integreres med praktisk talt enhver platform.

Byggefirmaer, og især deres projekt- og byggeledere, jonglerer med en lang række dokumenter til hvert projekt. Dokumenter som blue print og tegninger, tilladelser, specifikationer, kontrakter og mange andre dokumenter er nødvendige for at holde et projekt flydende fra start til slut.

Mange entreprenører bruger en blanding af digitale dokumenter og papir, men tendensen går i retning af fuld digitalisering, da de fleste organisationer ønsker at høste fordelene ved at have det hele digitaliseret. Når alle dokumenter er digitalt læsbare og tilgængelige, vil alt fra oprettelse, søgning og adgang, redigering og revision, samarbejde, godkendelse og sletning af dokumenter blive betydeligt lettere, hurtigere og mere sikkert.

Ud over vores generelle anbefalinger (se spørgsmålet "Hvad skal man kigge efter i et dokumenthåndteringssystem?" ovenfor) er det vigtigt, at den platform, du vælger, understøtter mobil adgang, da du ønsker, at dit team skal have alle nødvendige dokumenter let tilgængelige, når de er ude på byggepladserne. Hvis du af en eller anden grund mener, at det er bedst at gemme dine filer på en lokal server, kan mobil adgang arrangeres via VPN-forbindelser. Men at implementere en cloud-baseret lagrings- og dokumenthåndteringsløsning er langt den mest effektive og bekvemme løsning, der gør det muligt for dine medarbejdere at finde, få adgang til og samarbejde om projektfiler, uanset hvor de er.

Du bør også sikre dig, at platformen leverer robuste workflow-processer, der muliggør smidig routing og godkendelse af forskellige dokumenter med kunder og medarbejdere i hele din organisation.

Som konsulent håndterer du generelt en betydelig mængde dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger om dine kunder og deres virksomheder. Disse dokumenter bliver ofte delt i dit team og sendt frem og tilbage til dine kunder. Med mange kunder og igangværende projekter er det vigtigt hurtigt at kunne finde og få adgang til alle typer dokumenter og vide, at oplysningerne er nøjagtige, opdaterede, sikre og korrekt administreret. Et moderne dokumenthåndteringssystem er designet til at hjælpe dig med at opnå netop det. Afhængigt af dit og/eller din kundes forretningsområde vil det også hjælpe dig med at overholde de nødvendige industristandarder og regler.

Er der så nogen dokumenthåndteringssystemer, der er specielt designet til konsulenter? Egentlig ikke, da en konsulent kan være alt fra en managementkonsulent, en indretningsarkitekt til en revisor. Men et dokumenthåndteringssystem er generelt meget fleksibelt, så du kan tilpasse det til din organisations unikke behov og præferencer. Omnia er for eksempel en intranet- og dokumenthåndteringsplatform, der nemt kan tilpasses til enhver form for konsulentvirksomhed.

Filhåndtering refererer til software og/eller manuelle processer, der bruges til vedligeholdelse eller styring af filer og mapper. Filhåndteringssoftware har ret begrænsede muligheder og er beregnet til effektivt at håndtere individuelle eller gruppefiler. De mest almindelige operationer omfatter åbning, oprettelse, flytning, kopiering, omdøbning, søgning efter og sletning af filer, samt ændring af filtilladelser, attributter og egenskaber. Filhåndteringssoftware giver blandt andet brugeren mulighed for at gennemse, sortere og flytte filer efter forskellige kriterier som oprettelsesdato, filtype, dato for sidste ændring, størrelse osv.

Dokumenthåndtering handler om oprettelse og livscyklusstyring af dokumenter, udnyttelse af skabeloner og værktøjer til at oprette digitale eller digitaliserede fysiske dokumenter, søgning efter indhold, samarbejde og deling af dokumenter når som helst og hvor som helst, gennemgang og godkendelse af dokumenter og meget mere.

God filstyringssoftware og -praksis sikrer, at filerne opbevares i en organiseret struktur, så de er nemme at finde og genfinde, og at de ikke går tabt eller bliver forlagt. Det øger effektiviteten og reducerer stress og tid brugt på at søge efter eller genskabe filer, der ikke er fundet.

Effektiv og sikker filhåndtering opretholdes ved at følge disse fem enkle regler:

1. Konsolider og gem dine filer på ét sted med ordentlige backup-rutiner og en redundant struktur (spejlet datalagring).
2. Etablér et logisk filnavnesystem med korte filnavne, der beskriver indholdet.
3. Opbevar filer i hierarkiske mapper og undermapper, og læg relaterede dokumenter sammen, uanset format. Undgå at overfylde mapperne. Prøv i stedet at kategorisere og opdele filerne i forskellige undermapper.
4. Adskil igangværende arbejde og projektfiler fra afsluttede filer.
5. Bland ikke eksekverbare filer med datafiler. Brug standardfilplaceringerne, når du installerer applikationsprogrammer.

En dokumentstyringsprotokol skitserer reglerne for, hvordan dokumenter skal håndteres i hele deres livscyklus. Det omfatter regler for, hvordan de oprettes, flyttes, gemmes, beskyttes, struktureres, hentes, deles, redigeres, arkiveres og slettes. Protokollen bør omfatte stort set alle dokumenthåndteringsprocesser og interaktioner med dokumentstyringssystemet.

Omnia er en moderne og fleksibel Microsoft 365- og SharePoint-baseret intranet-in-a-box-løsning. Den omfatter avancerede værktøjer til kommunikation, samarbejde og styring, som hjælper virksomheder og organisationer med at forbedre intern kommunikation, samarbejde og videndeling. 

Precio Fishbones prisbelønnede intranetplatform Omnia leverer førende ydeevne og en intuitiv, personlig og opgaveorienteret brugeroplevelse på alle enheder. Dets fuldt udstyrede intranetfunktioner tager højde for både enkle og komplekse publiceringsscenarier og sikrer, at indholdet konstant er friskt og præcist, og at brugerne forbliver opdaterede. Det giver værktøjer til målrettet intern kommunikation, strømlinet samarbejde og avanceret søgning, som alle reducerer den tid, brugerne bruger på at søge efter information, og hjælper dem med at samarbejde og udføre deres arbejde mere effektivt. Platformen indeholder også funktionalitet og support til dokument- og kvalitetsstyringssystemer, kombineret med et procesvisualiseringsværktøj (Process Viewer).

Omnias rige sociale funktioner, som de smarte skabeloner og guider til oprettelse af fællesskaber, kan hjælpe en organisation med at styrke sammenholdet på arbejdspladsen og øge videndeling og medarbejderengagement. Omnias integrationsfunktioner muliggør også problemfri integration med interne og eksterne applikationer, hvilket giver brugerne en samlet oplevelse af den digitale arbejdsplads.

Med Omnia kan en virksomhed eller en organisation konsolidere og integrere hele sit informationsarkiv, dokumenter, processer, samarbejder og værktøjer på ét sted. Dette vil gøre enhver information eller anden intern ressource tilgængelig via et enkelt indgangspunkt og give organisationen en "enkelt version af sandheden". Alt i alt vil det øge produktiviteten, engagementet og organisationens evne til at skabe en bedre fremtid for sig selv. Platformen giver også unikke muligheder for fremtidig tilpasning og udvikling, understøttet af Precio Fishbones support, efterhånden som dine behov udvikler sig.