Hvad er et dokument-
håndteringssystem?

Mange organisationer betragter Microsoft 365 og applikationer som SharePoint og OneDrive som
alt, hvad de har brug for til dokumenthåndtering. Men denne tilgang kan efterlade mange virksomheders
brugere ønske sig mere. Lad os grave dybere og lære mere om dokumenthåndteringssystemer.

Hvad er et dokumenthåndteringssystem?

Et dokumenthåndteringssystem (DMS) er en software og en proces til at indfange, lagre, organisere, redigere og samarbejde om elektroniske dokumenter og filer. Det kan være tekstbehandlingsdokumenter, PowerPoint- og Excel-filer, PDF-filer eller digitale billeder af papirbaserede dokumenter.

Hvorfor har du brug for et DMS?

Den centraliserede lagring og strukturering af dokumenter giver organisationen "en enkelt version af sandheden". Det er med til at reducere mængden af forkerte oplysninger, dubletter, overflødige eller forældede oplysninger.

Et DMS forbedrer findbarheden, effektiviteten og produktiviteten, samarbejdet, informationssikkerheden og overholdelsen af politikker og regler.

Typer af dokumenthåndteringssystemer

1. Indholdsstyring. Denne type løsning kaldes typisk et web content management-system, der er designet til at hjælpe brugere med at oprette, redigere, udgive, ændre og livscyklusadministrere indhold på en ekstern hjemmeside eller et intranet.

2. Records Management og opbevaringssystemer. Et Records Management System (RMS) leverer livscyklusstyring af en organisations optegnelser. Et RMS omfatter funktioner, der understøtter kontrol og effektiv oprettelse, styring og destruktion af dokumenter. Stærkt regulerede virksomheder, som f.eks. sundhedssektoren, bruger typisk RMS-systemer.

3. Systemer til styring af arbejdsgange. Disse systemer understøtter automatiserede, regelbaserede dokumenthåndteringsprocesser. Der opstilles regler for forskellige dokumenttyper, som tildeler specifikke opgaver til brugerne i workflow-processen. Et system som dette kan f.eks. bruges til at få salgsordrer godkendt af ledere i en salgsproces.

4. Systemer til billedbehandling af dokumenter. Et Document Imaging System scanner papirbaserede dokumenter til billeder i sin simpleste form. Med OCR-funktionalitet (Optical Character Recognition) konverteres scannede tekster digitalt til søgbart indhold. Dette er meget nyttigt for organisationer, der stadig administrerer forskellige processer ved hjælp af pen og papir.

5. Enterprise Content Management. ECM-systemer tager content management et skridt videre, da de inkorporerer funktionaliteter fra andre dokumenthåndteringssystemer, såsom understøttelse af workflow, processer, forretningsregler og livscyklusstyring. ECM-systemer omfatter funktioner til at indfange, arkivere, administrere, netværke og søge efter dokumenter. Organisationer kan bruge dem til effektivt at administrere dokumenter eller multimedieindhold med en workflow-centreret tilgang.

Er SharePoint et dokumenthåndteringssystem?

SharePoint er en webbaseret samarbejds- og dokumentstyringsplatform med et bredt sæt af funktioner til organisering, lagring, livscyklusstyring og ændring af ethvert dokument.

Ud over de almindelige egenskaber ved et dokumenthåndteringssystem indeholder SharePoint også funktioner, der gør det muligt for en organisation at håndtere dokumenter som virksomhedsoptegnelser i overensstemmelse med lovkrav og virksomhedsretningslinjer. Med SharePoint kan du anvende politikker på hvert dokument og sikre, at dokumentrelaterede handlinger udføres korrekt. Dette omfatter revision, opbevaring, sletning og sikker beskyttelse af værdifuld information.

7 fordele ved et dokumenthåndteringssystem

Et velstruktureret DMS giver flere fordele, herunder omkostningsbesparelser, øget medarbejderproduktivitet, bedre kundetilfredshed og lettere overholdelse af statslige og industrielle regler.

  1. Reduceret afhængighed af papiropbevaring.
  2. Forbedret teamsamarbejde og medarbejderproduktivitet.
  3. Nem adgang til dokumenter efter behov.
  4. Forbedret compliance med adgangskontrol og versionskontrol (én version af sandheden).
  5. Mulighed for automatisering for at forbedre workflow.
  6. Forretningskontinuitet giver ro i sindet.
  7. Bedre overordnet datasikkerhed.

INDUSTRIRAPPORT

Omnia evalueret som bedste intranetprodukt

Omnia har modtaget ClearBox Consultings Intranet Choice Award seks år i træk. I deres 2024 Intranet and Employee Experience Platforms Report blev Omnia rangeret som nr. 1 i pris/ydelsesanalysen. Hvis du vil vide mere, kan du downloade denne gratis uafhængige rapport.

 

DOWNLOAD RAPPORT

Intranet and Employee Experience Platforms 2024 report

Hvad er et dokumentstyringsflow?

Et Document Management Workflow er processen med at oprette, gemme, dirigere og dele, godkende, slette, redigere, administrere og kategorisere dokumenter i organisationen. Processen giver retningslinjer for, hvordan man udfører forskellige opgaver i løbet af dokumentets livscyklus.

Workflowet omfatter opgaver som f.eks:

  • Oprettelse. Hvordan et dokument oprettes i det specificerede workflow.
  • Fremfinding. Hvordan man finder og får adgang til dokumenter, og hvad man gør, hvis et dokument bliver slettet ved en fejl. Er adgangsrettighederne begrænset for nogle typer af dokumenter? For hvem og i hvilken grad?
  • Redigering. Hvordan redigeres dokumenterne? Giver dokumenthåndteringssystemet versionskontrol, og kan udvalgte revisioner fortrydes? Hvordan ruller man tilbage til en tidligere version?
  • Anmodninger og godkendelser. Skal et nyt dokument godkendes af en anden end forfatteren? Hvilke handlinger er involveret i godkendelsesprocessen?
  • Sletning. Hvordan identificeres og fjernes duplikater og andre overflødige filer?
  • Opdatering. Hvordan holder du dokumenterne opdaterede og relevante? Et moderne dokumenthåndteringssystem giver dig mulighed for at indstille revisionspåmindelser til ejerne af dokumenterne.
  • Sporing og rapportering. For at sikre, at alle de processer, der er involveret i dokumentets livscyklus, fungerer korrekt, kan workflowet overvåges ved hjælp af forskellige sporingsfunktioner.
  • Deling. Hvordan distribueres og deles dokumenterne på en sikker måde og uden risiko for, at duplikater spredes i organisationen?

Dokumenthåndteringssystem til forskellige brancher

Document Management Systems har en bred vifte af anvendelsesmuligheder,
og i flere brancher er et DMS et vigtigt værktøj for ledere og medarbejdere.

Små virksomheder (SMB)

Mindre virksomheder kan være tilbageholdende med at bruge penge på tekniske løsninger; ineffektive processer vil forringes yderligere og medføre unødvendige omkostninger, når virksomheden vokser.

Løsninger, der passer til et budget, er fleksible og skalerbare, så organisationen kan ekspandere uden begrænsninger.

Omnia Express giver mulighed for hurtig levering til fast pris for organisationer med op til 500 brugere. Omnia Express understøtter små og mellemstore virksomheder, der er på udkig efter en komplet intranet- og dokumenthåndteringsplatform med masser af plads til at vokse.

Advokatfirmaer

Advokatfirmaer håndterer store mængder dokumenter og følsomme oplysninger. Det omfatter juridiske notater, klientdokumenter, kontrakter og andre vigtige filer, som skal opbevares sikkert og systematisk, så de hurtigt og nemt kan hentes frem igen.

Et dokumenthåndteringssystem er den bedste mulighed for at håndtere disse oplysninger effektivt.

Selvom der findes Document Management Systems, der er specielt designet til advokatfirmaer, er de fleste moderne produkter lige så gode kandidater, når man skal finde en passende løsning.

Organisationer i sundhedssektoren

Alle sundhedsorganisationer har brug for et dokumenthåndteringssystem. Fra simple formularer til interne politikker, regler og procedurer går sundhedsvæsenet og dokumenthåndtering hånd i hånd.

Medicinsk dokumenthåndtering involverer følsomme personlige journaler, strenge regler og procedurer. Det kræver, at dokumenterne kategoriseres, opbevares sikkert og ofte kontrolleres og godkendes.

Det er afgørende for patientorganisationens sikkerhed, at dokumentprocesserne er i overensstemmelse med de lovgivningsmæssige standarder.

 

Regnskabsfirmaer

Revisionsfirmaer håndterer dagligt store mængder dokumenter. Ud over at øge findbarhed, effektivitet, produktivitet, kontrol og sikkerhed arbejder, kommunikerer og samarbejder revisorer om filer på tværs af organisationen og med kunder.

Et moderne Document Management System med indbygget versionskontrol opretter automatisk revisionsspor.

Revisorer har ofte brug for at udtrække data fra ældre PDF-baserede rapporter. Denne funktionalitet kan opnås med software som Adobes PDF-konverter. Den kan også tilføjes til eller integreres med dit DMS.

Byggefirmaer

Byggefirmaer og deres projektledere jonglerer med forskellige dokumenter til hvert projekt. Dokumenter som planer og tegninger, tilladelser, specifikationer, kontrakter og mange andre dokumenter er nødvendige for at holde et projekt flydende fra start til slut.

Mange entreprenører bruger en blanding af digitale dokumenter og papir, men tendensen går i retning af fuldstændig digitalisering. Når alle dokumenter er digitalt læsbare og tilgængelige, er der betydelige produktivitetsgevinster.

Et DMS forbedrer også sikkerhed og compliance betydeligt og hjælper disse firmaer med bedre risikostyring.

Konsulentfirmaer

I et konsulentfirma håndterer medarbejderne mange dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger om dine kunder og deres virksomheder. Disse dokumenter bliver ofte delt i dit team og sendt frem og tilbage til dine kunder.

Med mange kunder og igangværende projekter er det vigtigt at kunne finde og tilgå alle typer dokumenter hurtigt og vide, at oplysningerne er nøjagtige, opdaterede, sikre og korrekt administreret.

Et moderne DMS er designet til at hjælpe dig med at opnå netop det. Et DMS vil også hjælpe dit firma med at overholde de nødvendige branchestandarder og regler.

Hvad skal man kigge efter i et dokumentstyringssystem?

Når du vælger et dokumentstyringssystem, skal du kigge efter disse nøglefunktioner:

  • Dokumentinput fra flere kilder. For effektive og brugervenlige dokumentprocesser er det godt at have forskellige måder at bringe dokumenter ind i platformen på. Udover at give mulighed for en jævn, konsekvent og ensartet oprettelse af nye dokumenter via skabeloner, bør platformen understøtte import af dokumenter via f.eks. e-mail, scanner og OCR, apps og masseuploads.
  • Tilladt, mobil og cloud-adgang. Det er helt afgørende, at platformen giver dig mulighed for at begrænse adgangen til bestemte dokumenter eller mapper, og at dette kan gøres baseret på rolle, gruppe, afdeling eller en bestemt bruger. Når dokumenterne er tilgængelige via skyen og mobile enheder, øges din organisations fleksibilitet, produktivitet og samarbejde.
  • Versionskontrol og gendannelse af dokumenter. En af de store fordele ved et Document Management System er, at du får fuld kontrol over, hvem der har gjort hvad med et dokument, fra det oprettes, til det arkiveres eller slettes. Du kan også rulle tilbage til tidligere versioner og fortryde ændringer, der er foretaget i det. Hvis altså platformen giver fuld understøttelse af versionering, redigeringshistorik og gendannelse.
  • Avanceret strukturering og søgning. Tagging og indeksering af dine dokumenter gør det betydeligt nemmere og hurtigere at søge efter dem. Der findes en række indekseringsfunktioner. Et dokument kan f.eks. kategoriseres og indekseres baseret på forfatter, version og revision, metadata, kontekst og indhold. Hvis f.eks. alle white papers om produkter eller tjenester er tagget "White Paper", kan du hurtigt finde dem alle ved hjælp af frasesøgning. Men lige så vigtig som struktureringsmulighederne er platformens søgefunktionalitet. For at gøre god brug af indekseringen skal platformen tilbyde avancerede søgefiltre, så brugerne kan kombinere forskellige søgekategorier for at indsnævre resultaterne.

  • Automatiske opdateringer og sletning. At holde dokumenterne opdaterede og arkiverne fri for overflødig information og dubletter sparer plads og sikrer, at beslutninger og handlinger er baseret på præcis information. Mange platforme giver god støtte til påmindelser om opdateringer og automatisk sletning af overflødige og forældede filer.

  • Retningslinjer for skabeloner. Dette er en hygiejnefaktor. Platformen bør indeholde værktøjer til at organisere alle godkendte skabeloner, der bruges til de mange forskellige dokumenter, som din organisation vil oprette og administrere via platformen. At bruge skabeloner er den bedste måde at holde dine processer, dit brand og din kommunikation ensartet og i overensstemmelse med virksomhedens politikker. Desuden gør skabeloner processerne og medarbejdernes arbejde lettere og mere effektivt. Omnia og lignende platforme har guider, der hjælper brugerne med at oprette nye dokumenter baseret på skabeloner.

  • Integrationsmuligheder. Platformen skal være nem at integrere med din nuværende IT-infrastruktur og de applikationer, din organisation allerede bruger. For eksempel dit intranet, CRM, kommunikation, desktop og samarbejdsapplikationer. Tjek platformens åbne API'er, som giver dig mulighed for at forbinde DMS til forskellige applikationer.

  • Sikkerhed i flere lag. Det er bydende nødvendigt at beskytte følsomme oplysninger. Sikre login-procedurer, kryptering, omfattende backup-planer og rollebaseret adgang er helt sikkert ting, man skal kigge efter. For at sikre, at kun de rigtige personer har adgang til bestemte oplysninger, kan adgangsrettighederne indstilles ud fra en række kriterier: efter bruger, gruppe eller afdeling. Brugerbegrænsninger kan også indstilles efter mappe eller dokument. Sikkerhed handler også om at kunne spore et dokuments komplette revisionsspor, så der kan redegøres for hver eneste revision.

Flere ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen mellem dokumenthåndtering og filhåndtering?

Filhåndtering refererer til software eller manuelle processer til at vedligeholde eller håndtere filer og mapper. Filhåndteringssoftware har begrænsede funktioner og er beregnet til effektivt at håndtere individuelle filer eller gruppefiler.

Dokumenthåndtering handler om oprettelse og livscyklusstyring af dokumenter, udnyttelse af skabeloner og værktøjer til at oprette digitale eller digitaliserede fysiske dokumenter, søgning efter indhold, samarbejde og deling af dokumenter når som helst og hvor som helst, gennemgang og godkendelse af dokumenter og meget mere.

Hvad er software til dokumenthåndtering?

En dokumenthåndteringssoftware er en digital løsning, der bruges til at indfange, gemme, organisere, redigere og samarbejde om dokumenter og filer. Det kan være tekstbehandlingsdokumenter, PowerPoint- og Excel-filer, PDF-filer eller digitale billeder af papirbaserede dokumenter.

Hvorfor er filhåndtering vigtigt?

God filhåndteringssoftware og -praksis sikrer, at filerne er organiserede, så de er nemme at finde og genfinde og ikke går tabt eller forlægges. Det øger effektiviteten og reducerer stress og tid brugt på at søge efter eller genskabe filer, man ikke har fundet.

Understøtter Microsoft 365 dokumenthåndtering?

Ja, både Microsoft 365 og Office 365 understøtter dokumenthåndtering. Disse produktpakker indeholder forskellige softwareløsninger, såsom SharePoint og OneDrive, som begge kan bruges til dokumenthåndtering.

Hvad er et elektronisk dokumenthåndteringssystem, EDMS?

EDMS er en softwareløsning, der bruges til at oprette, gemme, hente, strukturere, dele og samarbejde om dokumenter i forskellige formater. Den lagrer originaldokumenter digitalt og giver brugerne mulighed for at administrere og spore dokumenter og deres historik i en centraliseret database.

Hvordan gemmer man dokumenter i systemet?

Dokumenter gemmes enten lokalt på lokale servere eller i skyen. Der er masser af online lagringsløsninger og databaseteknologier at vælge imellem. For de fleste organisationer er valget af lagringsløsning ikke den vigtigste faktor, når de skal evaluere et dokumenthåndteringssystem. Det er den nemme del. Samarbejdsfunktioner, strukturering, søgefunktioner, autoriseret adgang, sikkerhedsmuligheder osv. er langt vigtigere købskriterier. Men valget mellem cloud-baseret eller lokal lagring er af stor betydning for din organisations fleksibilitet og effektivitet samt for de sikkerhedsforanstaltninger, du skal implementere.

Hvad er forskellen mellem cloud storage og cloud-baserede dokumenthåndteringssystemer?

Cloud storage er dybest set en online filserver, hvor du kan gemme, dele og hente dine filer. Onlinetjenester som Google Drive, iCloud, Dropbox, and OneDrive bruges hovedsageligt til lagring og deling af filer. Mange organisationer bruger cloud storage udelukkende til backup og redundans. Et cloud-baseret dokumenthåndteringssystem giver dig imidlertid både filopbevaring og mulighed for effektivt at livscyklusstyre og samarbejde om filerne i skyen.

Hvordan opretter man en dokumentstyringsprotokol?

En dokumentstyringsprotokol skitserer reglerne for, hvordan dokumenter skal håndteres i hele deres livscyklus. Det omfatter regler for, hvordan de oprettes, flyttes, gemmes, beskyttes, struktureres, hentes, deles, redigeres, arkiveres og slettes. Protokollen bør omfatte stort set alle dokumenthåndteringsprocesser og interaktioner med dokumentstyringssystemet.

Hvad er Omnia?

Omnia er en moderne og fleksibel Microsoft 365- og SharePoint-baseret intranet-in-a-box-løsning. Den omfatter avancerede værktøjer til kommunikation, samarbejde og styring, som hjælper virksomheder og organisationer med at forbedre intern kommunikation, samarbejde og videndeling. 

Hvorfor vælge Omnia som din løsning til dokumenthåndtering?

Omnia er en prisvindende intranetplatform, der leverer førende ydeevne og en intuitiv, personlig og opgaveorienteret brugeroplevelse på alle enheder. De fuldt udbyggede intranetfunktioner tager højde for enkle og komplekse publiceringsscenarier og sikrer, at indholdet hele tiden er friskt og præcist, og at brugerne forbliver opdaterede. Ud over en bred vifte af funktioner omfatter Omnia funktionalitet og support til dokumenthåndteringssystemer kombineret med et procesvisualiseringsværktøj (Process Viewer).

Omnias rige sociale funktioner, som de smarte skabeloner og guider til oprettelse af fællesskaber, kan hjælpe en organisation med at styrke sammenholdet på arbejdspladsen og øge videndeling og medarbejderengagement. Omnias integrationsfunktioner muliggør også problemfri integration med interne og eksterne applikationer, hvilket giver brugerne en samlet oplevelse af den digitale arbejdsplads.

Med Omnia kan en virksomhed eller en organisation konsolidere og integrere hele sit informationsarkiv, dokumenter, processer, samarbejder og værktøjer på ét sted. Dette vil gøre enhver information eller anden intern ressource tilgængelig via et enkelt indgangspunkt og give organisationen en "enkelt version af sandheden". Alt i alt vil det øge produktiviteten, engagementet og organisationens evne til at skabe en bedre fremtid for sig selv. Platformen giver også unikke muligheder for fremtidig tilpasning og udvikling, understøttet af Precio Fishbones support, efterhånden som dine behov udvikler sig.

Oplev, hvordan Omnia kan hjælpe dig!

Vil du forbedre din digitale arbejdsplads, men er i tvivl om, hvor du skal begynde? Vil du gerne vide mere om Omnia eller se en produktdemo? Kontakt os, vi er her for at hjælpe.