Hvad er et dokument-
håndteringssystem?

Et Document Management Workflow er processen med at oprette, gemme, dirigere og dele, godkende, slette, redigere, administrere og kategorisere dokumenter i organisationen. Processen giver retningslinjer for, hvordan man udfører forskellige opgaver i løbet af dokumentets livscyklus.

Workflowet omfatter opgaver som f.eks:

• Oprettelse. Hvordan et dokument oprettes i det specificerede workflow.
• Fremfinding. Hvordan man finder og får adgang til dokumenter, og hvad man gør, hvis et dokument bliver slettet ved en fejl. Er adgangsrettighederne begrænset for nogle typer af dokumenter? For hvem og i hvilken grad?
• Redigering. Hvordan redigeres dokumenterne? Giver dokumenthåndteringssystemet versionskontrol, og kan udvalgte revisioner fortrydes? Hvordan ruller man tilbage til en tidligere version?
• Anmodninger og godkendelser. Skal et nyt dokument godkendes af en anden end forfatteren? Hvilke handlinger er involveret i godkendelsesprocessen?
• Sletning. Hvordan identificeres og fjernes duplikater og andre overflødige filer?
• Opdatering. Hvordan holder du dokumenterne opdaterede og relevante? Et moderne dokumenthåndteringssystem giver dig mulighed for at indstille revisionspåmindelser til ejerne af dokumenterne.
• Sporing og rapportering. For at sikre, at alle de processer, der er involveret i dokumentets livscyklus, fungerer korrekt, kan workflowet overvåges ved hjælp af forskellige sporingsfunktioner.
• Deling. Hvordan distribueres og deles dokumenterne på en sikker måde og uden risiko for, at duplikater spredes i organisationen?

Når du vælger et dokumentstyringssystem, skal du kigge efter disse nøglefunktioner:

• Dokumentinput fra flere kilder. For effektive og brugervenlige dokumentprocesser er det godt at have forskellige måder at bringe dokumenter ind i platformen på. Udover at give mulighed for en jævn, konsekvent og ensartet oprettelse af nye dokumenter via skabeloner, bør platformen understøtte import af dokumenter via f.eks. e-mail, scanner og OCR, apps og masseuploads.
• Tilladt, mobil og cloud-adgang. Det er helt afgørende, at platformen giver dig mulighed for at begrænse adgangen til bestemte dokumenter eller mapper, og at dette kan gøres baseret på rolle, gruppe, afdeling eller en bestemt bruger. Når dokumenterne er tilgængelige via skyen og mobile enheder, øges din organisations fleksibilitet, produktivitet og samarbejde.
• Versionskontrol og gendannelse af dokumenter. En af de store fordele ved et Document Management System er, at du får fuld kontrol over, hvem der har gjort hvad med et dokument, fra det oprettes, til det arkiveres eller slettes. Du kan også rulle tilbage til tidligere versioner og fortryde ændringer, der er foretaget i det. Hvis altså platformen giver fuld understøttelse af versionering, redigeringshistorik og gendannelse.

• Avanceret strukturering og søgning. Tagging og indeksering af dine dokumenter gør det betydeligt nemmere og hurtigere at søge efter dem. Der findes en række indekseringsfunktioner. Et dokument kan f.eks. kategoriseres og indekseres baseret på forfatter, version og revision, metadata, kontekst og indhold. Hvis f.eks. alle white papers om produkter eller tjenester er tagget "White Paper", kan du hurtigt finde dem alle ved hjælp af frasesøgning. Men lige så vigtig som struktureringsmulighederne er platformens søgefunktionalitet. For at gøre god brug af indekseringen skal platformen tilbyde avancerede søgefiltre, så brugerne kan kombinere forskellige søgekategorier for at indsnævre resultaterne.

• Automatiske opdateringer og sletning. At holde dokumenterne opdaterede og arkiverne fri for overflødig information og dubletter sparer plads og sikrer, at beslutninger og handlinger er baseret på præcis information. Mange platforme giver god støtte til påmindelser om opdateringer og automatisk sletning af overflødige og forældede filer.

• Retningslinjer for skabeloner. Dette er en hygiejnefaktor. Platformen bør indeholde værktøjer til at organisere alle godkendte skabeloner, der bruges til de mange forskellige dokumenter, som din organisation vil oprette og administrere via platformen. At bruge skabeloner er den bedste måde at holde dine processer, dit brand og din kommunikation ensartet og i overensstemmelse med virksomhedens politikker. Desuden gør skabeloner processerne og medarbejdernes arbejde lettere og mere effektivt. Omnia og lignende platforme har guider, der hjælper brugerne med at oprette nye dokumenter baseret på skabeloner.

• Integrationsmuligheder. Platformen skal være nem at integrere med din nuværende IT-infrastruktur og de applikationer, din organisation allerede bruger. For eksempel dit intranet, CRM, kommunikation, desktop og samarbejdsapplikationer. Tjek platformens åbne API'er, som giver dig mulighed for at forbinde DMS til forskellige applikationer.

• Sikkerhed i flere lag. Det er bydende nødvendigt at beskytte følsomme oplysninger. Sikre login-procedurer, kryptering, omfattende backup-planer og rollebaseret adgang er helt sikkert ting, man skal kigge efter. For at sikre, at kun de rigtige personer har adgang til bestemte oplysninger, kan adgangsrettighederne indstilles ud fra en række kriterier: efter bruger, gruppe eller afdeling. Brugerbegrænsninger kan også indstilles efter mappe eller dokument. Sikkerhed handler også om at kunne spore et dokuments komplette revisionsspor, så der kan redegøres for hver eneste revision.

En dokumenthåndteringssoftware er en digital løsning, der bruges til at indfange, gemme, organisere, redigere og samarbejde om dokumenter og filer. Det kan være tekstbehandlingsdokumenter, PowerPoint- og Excel-filer, PDF-filer eller digitale billeder af papirbaserede dokumenter.

God filhåndteringssoftware og -praksis sikrer, at filerne er organiserede, så de er nemme at finde og genfinde og ikke går tabt eller forlægges. Det øger effektiviteten og reducerer stress og tid brugt på at søge efter eller genskabe filer, man ikke har fundet.

Ja, både Microsoft 365 og Office 365 understøtter dokumenthåndtering. Disse produktpakker indeholder forskellige softwareløsninger, såsom SharePoint og OneDrive, som begge kan bruges til dokumenthåndtering.

EDMS er en softwareløsning, der bruges til at oprette, gemme, hente, strukturere, dele og samarbejde om dokumenter i forskellige formater. Den lagrer originaldokumenter digitalt og giver brugerne mulighed for at administrere og spore dokumenter og deres historik i en centraliseret database.

Dokumenter gemmes enten lokalt på lokale servere eller i skyen. Der er masser af online lagringsløsninger og databaseteknologier at vælge imellem. For de fleste organisationer er valget af lagringsløsning ikke den vigtigste faktor, når de skal evaluere et dokumenthåndteringssystem. Det er den nemme del. Samarbejdsfunktioner, strukturering, søgefunktioner, autoriseret adgang, sikkerhedsmuligheder osv. er langt vigtigere købskriterier. Men valget mellem cloud-baseret eller lokal lagring er af stor betydning for din organisations fleksibilitet og effektivitet samt for de sikkerhedsforanstaltninger, du skal implementere.

Cloud storage er dybest set en online filserver, hvor du kan gemme, dele og hente dine filer. Onlinetjenester som Google Drive, iCloud, Dropbox, and OneDrive bruges hovedsageligt til lagring og deling af filer. Mange organisationer bruger cloud storage udelukkende til backup og redundans. Et cloud-baseret dokumenthåndteringssystem giver dig imidlertid både filopbevaring og mulighed for effektivt at livscyklusstyre og samarbejde om filerne i skyen.

En dokumentstyringsprotokol skitserer reglerne for, hvordan dokumenter skal håndteres i hele deres livscyklus. Det omfatter regler for, hvordan de oprettes, flyttes, gemmes, beskyttes, struktureres, hentes, deles, redigeres, arkiveres og slettes. Protokollen bør omfatte stort set alle dokumenthåndteringsprocesser og interaktioner med dokumentstyringssystemet.