Hvordan adskiller intranet, internettet og extranet sig fra hinanden?

Internettet er et globalt offentligt kommunikationsnetværk, som alle kan få adgang til. Et intranet er et privat netværk, som kun giver adgang til medarbejdere og andre med tilknytning til organisationen. Et intranet kan også købes og implementeres som Software as a Service (SaaS). Et ekstranet ligner et intranet i den forstand, at det er et kontrolleret privat netværk, og normalt er det en delmængde af indholdet og funktionaliteten af en organisations intranet. Forskellen mellem dem er, at mens intranettet omfatter organisationens medarbejdere, så strækker ekstranettet sig udad og giver adgang til autoriserede partnere, leverandører, kunder og andre eksterne brugere.

Internettet ejes eller kontrolleres ikke af nogen. I stedet samarbejder regeringer, virksomheder og organisationer som Internet Governance Forum (IGF), Internet Society (ISOC) og Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN) om politikker for forvaltning af internettet. Dette omfatter f.eks. tildeling af IP-adresseplads, tildeling af protokolparametre, forvaltning af domænenavnsystemet (DNS) osv. Alt dette er nødvendigt for, at internettet kan fungere stabilt og sikkert.

Du kender sikkert godt til websteder. Det er en samling af websider og andet relateret indhold, som er samlet under et fælles domænenavn og offentliggjort på en webserver. Et websted på internettet er altid offentligt i den forstand, at alle kan surfe til det via internettet.

Et intranet site er et websted, der er hostet på et privat netværk, som kun er tilgængeligt for godkendte brugere, f.eks. ansatte i en virksomhed eller en organisation. På webstedet kan brugerne søge efter interne oplysninger og kolleger, deltage i diskussioner, samarbejde om projekter, dele deres tanker og viden med hele organisationen, få adgang til forskellige arbejdsredskaber og meget mere.

Et intranet er den mest effektive platform for kommunikation og deling af information, værktøjer, kompetencer og viden på tværs af organisationen. I de fleste organisationer fungerer det også som knudepunkt for internt samarbejde og giver nem adgang til samarbejdsrum, værktøjer, teams, filer, projektskabeloner osv. Ved at samle alle oplysninger, dokumenter, mediefiler, værktøjer og andre ressourcer et enkelt sted bliver det også betydeligt lettere for brugerne at få adgang til og finde alt det, de har brug for til at udføre deres arbejdsopgaver. Ved at samle nyheder og andre oplysninger på ét sted kombineret med fuld gennemsigtighed skabes der også "én enkelt version af sandheden". Dette styrker informationens pålidelighed og troværdighed og eliminerer dermed unødvendige fejlfortolkninger, falske nyheder og dårlige beslutninger baseret på unøjagtige oplysninger.

Et intranet bruges primært som et værktøj til at: distribuere nyheder om virksomheden og organisationen; forbinde medarbejderne og fremme en smidig intern kommunikation; lette opbevaringen, tilgængelighed, søgning og deling af dokumenter og andre filer på en velstruktureret måde; gøre det interne samarbejde nemmere og mere produktivt; styrke den organisatoriske sammenhængskraft; øge medarbejdernes engagement.

Præfikset "intra" i "intranet" er latin og betyder "inde" eller "indenfor". Da internettet og et intranet fungerer mere eller mindre på samme måde, kan man sige, at et intranet er en miniudgave af internettet i et privat netværk. Et netværk, der er begrænset til en organisation, en virksomhed, et samfund, en kommune, en skole osv. Både et intranet og internettet bruger kommunikationsstandarden TCP/IP til at forbinde brugere til netværket og bruger også websider til at distribuere og præsentere tekster, billeder, videoer, formularer og filer til download samt scripts til at køre og interagere med (som f.eks. chatrum). Et websted på internettet er hostet på en webserver, der giver offentlig adgang, hvilket betyder, at alle i hele verden kan surfe på det.

Et intranet kan enten være en on-premise-løsning, der er installeret på en lokal webserver i virksomheden/organisationen, eller en cloud-baseret løsning. Begge løsninger har dog begrænset brugeradgang, så f.eks. kun virksomhedens ansatte kan få adgang. Et cloud-baseret intranet er lidt lettere at få adgang til, når man er væk fra kontoret, da det kan tilgås som ethvert andet websted på internettet (selv om man skal logge ind på webstedet ved hjælp af forskellige sikkerheds-/autentifikationsløsninger). Mange organisationer og virksomheder gør også deres lokale intranet tilgængeligt for brugerne via internettet ved hjælp af såkaldte VPN (Virtual Private Networks).

Mange leverandører markedsfører deres løsninger som "medarbejder-intranet", men kernefunktionaliteten i ethvert intranet er den samme. De fleste intranet er designet til medarbejdere eller andre medlemmer af en organisation. Det, der definerer et intranet, er, at det er en privat kommunikationsplatform med begrænset adgang. Brugerne af et intranet kan naturligvis også være medlemmer af en sportsklub, dit lokalsamfund eller elever i en skole. Intranettets funktionalitet og indhold tilpasses i overensstemmelse med brugernes behov og præferencer. Et intranet, der er bygget til medarbejdere, indeholder typisk interne nyheder, fællesskaber, et medarbejder- eller kontaktkartotek, en søgefunktion og et kommunikationsområde for ledere. Det bør også omfatte nøgleområder med indhold, der gør det muligt for medarbejderne at udføre deres daglige opgaver effektivt og finde relevante oplysninger. De fleste medarbejderorienterede intranet har også personlige profilsider med en liste over medarbejdernes kompetencer og projekter, så det er nemt at finde interne kompetencer og kolleger at chatte, samarbejde og skabe nye forbindelser med.

Intranet, der ikke giver mulighed for interaktion mellem medarbejderne, bruger-til-bruger-kommunikation eller feedback, er ikke socialt. Deres hovedformål er at distribuere information og nyheder top-down og at gøre interne oplysninger og ressourcer mere tilgængelige. Et socialt intranet tilskynder medarbejderne til at deltage i diskussioner, forbedringsprojekter, videndeling og idéprocesser osv. og til at udvide og styrke deres relationer inden for organisationen. Læs blogindlæget Et  socialt intranet øger medarbejdernes engagement for at få mere at vide om funktionerne og fordelene ved et socialt intranet.

Et virksomhedsintranet er en privat kommunikationsplatform, der er designet til at hjælpe virksomhedens medarbejdere i deres daglige arbejde og med at opfylde deres kommunikationsbehov. Hovedformålet er at få den interne kommunikation og samarbejde til at fungere så effektivt og gnidningsløst som muligt, samtidig med at der sikres en sund kultur og et stærkt engagement blandt medarbejderne.

Uden et intranet er den interne kommunikation ofte en blanding af e-mails og chatbeskeder i siloer og lukkede samarbejdsrum, SMS-beskeder og mundtlige meddelelser på ad hoc- og faste gruppemøder. Det er svært at holde informationen ensartet og tilgængelig for alle på samme tid. Med et intranet kan du imidlertid eliminere alle ineffektive kanaler og uoverensstemmelser i måden, hvorpå informationerne formidles. Et intranet fungerer også som omdrejningspunkt for det interne samarbejde og giver nem adgang til samarbejdsrum, værktøjer, teams, filer, projektskabeloner osv. Ved at samle alle oplysninger, dokumenter, mediefiler, værktøjer og andre ressourcer i et enkelt rum bliver det desuden betydeligt lettere for brugerne at få adgang til og finde ressourcerne og dermed øge deres produktivitet.

Hvis et intranet ikke er tilstrækkeligt planlagt eller forvaltes korrekt, kan det blive en dyr fornøjelse. Det siger sig selv, at det ikke er en god idé at bygge et intranet uden først at have en strategi på plads. Ellers risikerer man at skabe en løsning, som ingen vil besøge, med dårlige resultater til følge. Strategien bør f.eks. indeholde en plan for, hvordan man finder ud af, hvilket indhold der er relevant for brugerne, og en plan for vedligeholdelse og styring, så indholdet hele tiden opdateres, og værktøjer og funktioner fungerer gnidningsløst. Og uden en planlagt informations- og navigationsstruktur vil intranettet ikke kunne hjælpe brugerne med hurtigt at finde oplysninger og ressourcer. Læs blogserien Building Opbygning af en succesfuld digital arbejdsplads for at lære Do's and Don'ts, når du implementerer et nyt intranet.

Et best-practise intranet støtter og engagerer hele organisationen. For at få det til at ske skal du vide, hvad der driver medarbejderne, hvilket indhold de er interesserede i, og hvilke værktøjer og funktioner de har brug for for at udføre deres opgaver mere effektivt. Men først og fremmest skal du have en strategi på plads, der beskriver hvorfor og hvordan, før du går i gang med implementeringsprojektet. Læs blogindlægget Opbygning af en succesfuld digital arbejdsplads. Trin 1: Skab en strategi for at få mere at vide om at skabe en intranetstrategi.

For at hjælpe dig i den rigtige retning er her 3 best practise for intranet, som vil hjælpe dig med at opbygge et vellykket intranet:

1. Gør intranettet til organisationens foretrukne valg af kommunikationsform

For at gøre intranettet til den første kilde til information og kommunikation skal du inkludere/integrere medarbejdernes foretrukne værktøjer og kanaler. Nogle af organisationens gamle værktøjer og vaner, f.eks. masseudsendelse af nyhedsbreve og virksomhedsnyheder pr. e-mail, kan endda elimineres, når I går over til de nye arbejdsmetoder. Hvis brugerne flytter et andet sted hen for at kommunikere og søge efter information, vil jeres intranet i sidste ende miste sin relevans.

2. Fyld intranettet med engagerende og relevant indhold

Det er egentlig ret enkelt at gøre intranettet til organisationens honningkrukke. Spørg medarbejderne, hvilket indhold de ønsker. Og hvis din organisation er stor og heterogen, kan du bruge intranetplatformens målretningsfunktionalitet, så du får det rigtige indhold til den rigtige bruger. Hvis din platform ikke har det - så byg det. Det er en afgørende funktionalitet i et intranet, der betjener mange brugere. Læs blogindlægget Opbygning af en succesfuld digital arbejdsplads. Trin 2: Skab en effektiv struktur for at lære mere om målretning og personalisering.

3. Tilstræb den bedste brugeroplevelse, navigation og informationsstruktur

Hvis du tilbyder en god brugeroplevelse, nem navigation og en hurtig bullseye-søgemaskine, vil det først og fremmest gøre intranettet til alles foretrukne arbejdsredskab. Et værktøj, som man ønsker at starte hver arbejdsdag med. For det andet vil det øge produktiviteten og medarbejdernes engagement. Men for at opnå hurtige søgeresultater, der rent faktisk leverer den rigtige information, og en navigation, der hurtigt fører brugerne til deres destination, skal du have en velstruktureret informationsarkitektur bag kulisserne. Dette er et af de første vigtige skridt i et intranet-implementeringsprojekt. Lær mere >>

Et intranet fyldt med forældede og irrelevante oplysninger, der udelukkende er bygget til top-down kommunikation, vil ikke forbedre medarbejdernes engagement. Det vil højst sandsynligt have den modsatte effekt. For at øge engagementet skal indholdet af intranettet være relevant for alle brugere. Intranettet skal også give mulighed for bottom-up-kommunikation og helst opfordre brugerne til at deltage i diskussioner og dele deres idéer og viden med deres kolleger og ledelsen. Intranet med funktioner til sociale medier, der giver brugerne mulighed for at kommentere og dele nyheder, meddelelser og andre indlæg, er normalt mere engagerende end ikke-sociale intranet. Især hvis alle har mulighed for at offentliggøre deres egne blogindlæg. Andre faktorer, der fremmer engagementet, er gennemsigtig, ensartet og inkluderende kommunikation og velstrukturerede feedbackprocesser, der sikrer, at ledelsen altid lægger mærke til og reagerer på medarbejdernes engagement.

Mange virksomheder og organisationer sigter i dag efter at have adgang til alle de oplysninger, digitale værktøjer, dokumenter og processer, der er nødvendige for, at medarbejderne kan udføre deres arbejdsopgaver, og for at optimere medarbejdernes selvbetjening på intranettet. På den måde gøres intranettet til omdrejningspunktet for den digitale arbejdsplads. Ved at have alt tilgængeligt via en enkelt platform reduceres den tid og indsats, der er nødvendig for at finde noget, hvilket øger medarbejdernes produktivitet.

Det er virkelig svært at vide, hvornår det første webbaserede intranet blev bygget og lanceret, men et godt gæt er nok engang i begyndelsen af 1990'erne, da HyperText Markup Language, HTML, blev introduceret på det tidspunkt. Den første version af HTML blev skrevet af Tim Berners-Lee i 1993. Ifølge nogle personer introducerede Hewlett-Packard den første version, eller rettere prototype, af et intranet i 1974, da de lancerede det interne kommunikationssystem Comsys. Systemet skabte et netværk, hvor computere på Hewlett-Packards anlæg over hele verden kommunikerede med hinanden via telefonlinjer og distribuerede meddelelser mellem de ansatte. Det er naturligvis langt fra det, vi betragter som et intranet i dag, men for sin tid var teknologien banebrydende.

Intranetsoftware gør det muligt at opbygge et privat, sikkert netværk og en kommunikationsplatform, som kun er tilgængelig for godkendte brugere, f.eks. de ansatte i en virksomhed. En intranetplatform består normalt af en samling applikationer, der arbejder problemfrit sammen for at skabe en ensartet brugeroplevelse og en enkelt indgang til interne oplysninger, dokumenter, kommunikations- og samarbejdsværktøjer og andre ressourcer.

Praktisk talt alle systemer kan hackes. Intranet er ingen undtagelse. Mange organisationer vælger at hoste intranettet "on-premise" alene af denne grund. Men selv hvis et intranet er hostet lokalt uden brugeradgang via internettet, er det modtageligt for hackerangreb og skadelig software. En skadelig kode kan f.eks. indføres i netværket via et USB-drev. Og da brugerne bruger e-mail og surfer på internettet, er der masser af muligheder for hackere for at lokke dem til at klikke på ondsindede links eller downloade inficerede filer.

Men der er ingen grund til at gå i panik. Med en ordentlig firewall og beskyttelse mod malware, en solid politik for password og autentificering (helst multifaktor-autentificering), strenge regler for, hvad brugerne må gøre på deres computere og på netværket, og ved at holde hele softwareporteføljen konstant opdateret kan man holde de fleste hackere på afstand. Et stærkt forsvarssystem er opbygget i lag, og jo flere værdifulde aktiver du ønsker at beskytte, jo flere sikkerhedslag skal du have omkring dem.

Omnia er en moderne og fleksibel Microsoft 365- og SharePoint-baseret intranet-in-a-box-løsning. Den omfatter avancerede værktøjer til kommunikation, samarbejde og styring, som hjælper virksomheder og organisationer med at forbedre intern kommunikation, samarbejde og videndeling. 

Precio Fishbone’s prisvindende intranet platform Omnia leverer førsteklasses ydeevne og en intuitiv, personlig og opgaveorienteret brugeroplevelse på alle enheder. Dens fuldt udbyggede intranetfunktioner tager højde for både enkle og komplekse publiceringsscenarier og sikrer, at indholdet konstant er opdateret og nøjagtigt, og at brugerne holdes opdateret. Der er værktøjer til målrettet intern kommunikation, strømlinet samarbejde og avanceret søgning, som reducerer den tid, brugerne bruger på at søge efter information, og som hjælper dem med at samarbejde og udføre deres arbejde mere effektivt. Platformen indeholder også funktionalitet og support til dokument og kvalitetsstyring kombineret med et værktøj til visualisering af processer (Process Viewer).

Omnias omfattende sociale funktioner, som f.eks. smarte skabeloner og guides til oprettelse af Communities, kan hjælpe organisationen med at styrke sammenhængen på arbejdspladsen, øge videndeling og medarbejderengagement. Omnias integrationsmuligheder muliggør også en smidig integration med interne og eksterne applikationer, hvilket giver brugerne en sammenhængende oplevelse af den digitale arbejdsplads.

Med Omnia kan en virksomhed eller en organisation konsolidere og integrere hele sit informationsarkiv, dokumenter, processer, samarbejdsmuligheder og værktøjer på ét sted. Det gør enhver information eller anden intern ressource tilgængelig via et enkelt indgangspunkt og giver organisationen en " fælles version af sandheden". Platformen giver også unikke muligheder for fremtidig tilpasning og udvikling, bakket op af Precio Fishbone's support, efterhånden som dine behov udvikler sig.