Hvad er et intranet og hvordan fungerer det?

Et intranet er et privat, internt kommunikationsværktøj, der faciliterer arbejdsprocesser, samarbejde, kommunikation, informationslagring og videndeling blandt medarbejdere. Moderne intranet bruger ofte features fra sociale medier, som giver medarbejderne mulighed for at blogge, kommentere, dele, diskutere og interagere med hinanden nemt og effektivt.

Fra små og mellemstore virksomheder til store organisationer, alle typer af virksomheder bruger intranet til at understøtte en lang række af krav og funktionaliteter. Her er nogle af de almindelige anvendelser.

Distribuere firmanyheder og -information.
Forbinde medarbejdere og understøtte en gnidningsløs intern kommunikation.
Facilitere en velstruktureret lagring, adgang, søgning og deling af dokumenter og andre filer.
Gøre samarbejde nemmere og mere produktiv.
Styrke den organisatoriske sammenhængskraft og booste medarbejderengagement.

I begyndelsen af intranettidsalderen så tjente de primært som værktøj for top-down kommuikation og fillagring. Nu fremmer moderne intranet både top-down og bottom-up kommunikation. Et godt designet og brugt intranet hjælper virkosmheder med at opnå overensstemmelse med virksomhedens vision og mission. De bedste intranet fostrer ægte medarbejderengagement, faciliterer naturlig interaktion mellem ledelse og medarbejdere og øger produktiviteten.

Et intranet fører til mange værdiskabende forretningsforbedringer:

Nem adgang til intern information og filer.
Medarbejderne føler sig forbundne på en effektiv måde.
Forbedret produktivitet.
Styrket organisatorisk sammenhængskraft og engagement.
Bedre intern kommunikation og gnidningsløst internt samarbejde.
Konsolidering af information, filer, værktøjer og samarbejde på et sted.
Mere effektiv deling af viden og færdigheder og bedre innovation.

Der er tre overordnede måder at bygge et intranet på:

1. Et intranet der er specialbygget fra bunden af og det er hostet på din lokale (in-house) server eller i skyen (online hosting service).

2. Byg det med intranetsoftware hyldevarer og host det lokalt eller i skyen. Software som Microsoft SharePoint kan enten være en lisens for en on-prem installation eller en cloudbaseret løsning.

3. Byg det ved at bruge en Intranet CMS platform. En intranet CMS, eller en intranet-a-box løsning, er en pakke bestående af de mest almindelige intranetfeatures, som du kan tilpasse dine behov. Disse platforme bliver typisk opdateret og moderniseret jævnligt.

Omnia har modtaget ClearBox Consultings Intranet Choice Award seks år i træk. I deres 2024 Intranet and Employee Experience Platforms Report blev Omnia rangeret som nr. 1 i pris/ydelsesanalysen. Hvis du vil vide mere, kan du downloade denne gratis uafhængige rapport.

DOWNLOAD RAPPORT

Intranet and Employee Experience Platforms 2024 report

tEt intranet best practice er en, der virkelig understøtter og engagaerer hele organisationen. For at få dette til at ske så skal du først og fremmest have en nedskrevet strategi, før du starter implementeringsprojektet. Læs dette blogindlæg Skab en succesfuld digital arbejdsplads. Trin 1: Vælg en strategi. Her er de tre best practices for intranet, som kan hjælpe dig med at bygge et succesfuldt intranet:

1. Gør intranettet til virksomhedens foretrukne kommunikationsvej.

Selvom din virksomhed har et intranet, så fortsætter medarbejderne ofte med at bruge e-mail til at videregive information, der bedst gemmes og deles via intranettet Gør intranettet til foretrukne sted til dette.

2. Fyld intranettet med engagerende og relevant indhold.

Spørg medarbejderne hvilken slags indhold, de gerne vil have. Hvis din virksomhed er stor og alsidig, så brug målretningsfunktionaliteten i dit intranet til at sørge for, det rigtige indhold kommer ud til den rigtige bruger med personaliseringsværktøjer. Læs dette blogindlæg Skab en succesfuld digital arbejdsplads. Trin 2: Effektiv struktur.

3. Skab en god brugeroplevelse, navigation og informationsstruktur.

Nem navigation og effective søgeresultater gør intranettet til et værktøj, som medarbejderne har lyst til at starte hver dag med at bruge. Derudover vil det booste produktivitetet og medarbejderenagagementet. Dette kræver en velstruktureret informationsarkitektur inde bag intranettet.

Lær, hvordan Omnia kan hjælpe din organisation med at forbedre intern kommunikation, produktivitet og medarbejderengagement.
Under demonstrationen vil du møde eksperter med mange års erfaring, som vil dele værdifuld indsigt.

BOOK DEMO

For at bygge et succesfuldt, modern intranet så bør adskillige nøglefeatures inkluderes i platformen. Her er 12 vigtige intranetfeatures:

Publicering og governance understøtter funktionerne til håndtering af life-cycle og det sikrer, at indholdet konstant er opdateret og relevant. Det er med til at sikre, at gammelt indhold automatisk arkiveres eller revideres af ejerne. Det understøtter også publicerings- og redigeringsrettigheder.

Personalisering hjælper brugerne til finde relevant information hurtigt. Dette driver brugeradoption fremad og forbedrer produktiviteten. Dette inkluderer en personaliseret startside, et abonnementsbaseret notifikationspanel, mine opgaver og andet indhold for brugere og grupper.

Integrer dit intranet med eksisterende fildelingsløsninger som Microsoft OneDrive eller Dropbox eller brug intranettets eget fillaringsløsning. En dokumenthåndteringsløsning giver brugerne mulighed for at se, hvornår et dokument er oprettet og redigeret. Det eliminerer dubletter og understøtter versionshistorik.

En medarbejdertelefonbog giver brugerne mulighed for at søge efter kollegaer og kompetencer på tværs af organisationen. Dette kræver, at medarbejderne har detajlerede brugerprofiler med uddannelse, kompetencer, certificeringer, erfaring, ansvarsområder og roller. Så det er en god ide at gøre nøgleprofilegenskaber obligatoriske.

Søgefunktionen hjælper brugerne med at finde information, filer, nyheder og selv diskussioner på intranettet. Dette sparer tid i forhold til at navigaere via menuer og scroll-sider. Søgefiltre kan hjælpe brugerne med at finde samarbejdsrum, samtaler og communities.

Et velintegreret intranet giver burgerne mulighed for at arbejde og samarbejde direkte i filer uden at skulle forlade intranettet og åbne en ekstern applikation. Dette inkluderer at arbejde direkte i filer og applikationer i Microsoft 365. Det gør samarbejdet mere effektivt. Mange intranetplatforme har også skabeloner til at samarbejde på apps som f.eks. SharePoint, Planner, Teams, Yammer, etc.

Jævnlige medarbejdersurveys er en god metode til at finde ud af, hvad der driver engagementet. Du kan bruge surveys og afstemninger til at tjekke organisationens mening om hvadsomhelst og fange folks opmærksomhed. Brug survey- og afstemningsstatistik til at måle resultater og få indsigt.

At have en eventkalender på forsiden en hygiejnefaktor. Dette giver dig mulighed for at fremhæve vigtige interne og eksterne events som f.eks. produkkampagner, kick-off events, sportsaktiviteter og meget andet.

Et intranets mobiloplevelse er yderst vigtigt for at optimere intern kommunikation. På mange arbejdspladser har medarbejdere ikke engang en computer; en smartphone eller en tablet er måske den eneste digitale kommunikationsenhed, der er tilgængelig. Mobiloplevelsen er en nøglefeature for et velbrugt intranet.

Din valgte intranetplatform skal naturligvis kunne tilpasses dit brand I forhold til farver, temaer, fonts og selvfølgelig dit logo. Hvis et intranet er designet med dit brands look and feel, så vil få medarbejderne til at føle sig hjemmevante og som en samlet enhed.

Sociale features hjælper medarbejderne til at interagere, bonde og involvere sig i forretningsforbedringer eller afslappet smalltalk. Brug værktøjer til at oprette og håndtere communities og features fra social medier som f.eks. like, kommentere og dele en blog, nyhed og andet indhold. Brug gamification til at booste medarbejderengagement og opfordre til videndeling.

For at forbedre intranettet over tid så skal du have værdiskabende analyseværktøjer. Brug analytics til at lave rapporter over brug, forældet eller ikke særlig brugt indhold, sider der er tjekket ud, brugermønstre, etc. Med disse analytics vil du være i stand til at måle medarbejderengagement i stor skala eller for et specifikt blogindlæg, en kampagne eller information.

Et moderne intranet understøtter fleksibelt/hybridarbejde og er designet til bottom-up-kommunikation og samarbejde, som er engagerende og inkluderende. Det fjerner sig typisk fra top-down-kommunikation og hierarkiske informationsstrukturer. I stedet er det struktureret med henblik på personlig og målrettet distribution af information og nyheder for at øge indholdets relevans for den enkelte bruger. Et moderne intranet er mere eller mindre synonymt med et socialt intranet, da det er udviklet med henblik på at engagere organisationen og hjælpe medarbejderne med at skabe forbindelser og relationer samt dele information og viden.

Et moderne intranet fungerer normalt som indgang til en organisations digitale arbejdsplads og konsoliderer derved alle oplysninger, interne samarbejder, værktøjer og andre digitale ressourcer ét sted. Dette hjælper medarbejderne til at finde stort set alting hurtigere, hvilket gør dem mere effektive og mere produktive.

Lær, hvordan Omnia kan hjælpe din organisation med at forbedre intern kommunikation, produktivitet og medarbejderengagement.
Under demonstrationen vil du møde eksperter med mange års erfaring, som vil dele værdifuld indsigt.

BOOK DEMO

Et intranets hovedformål er at fremme en effektiv, gennemsigtig, deltagende og inkluderende intern virksomhedskommunikation. Et intranet gør det lettere for medarbejderne at samarbejde, finde og dele information, ressourcer, intern kompetence og viden. I sidste ende kan et intranet, hvis det er designet og vedligeholdt, øge effektiviteten, fleksibiliteten, det organisatoriske sammenhold og produktiviteten.

Du kender sikkert godt til websteder. Det er en samling af websider og andet relateret indhold, som er samlet under et fælles domænenavn og offentliggjort på en webserver. Et websted på internettet er altid offentligt i den forstand, at alle kan surfe til det via internettet.

Et intranet site er et websted, der er hostet på et privat netværk, som kun er tilgængeligt for godkendte brugere, f.eks. ansatte i en virksomhed eller en organisation. På webstedet kan brugerne søge efter interne oplysninger og kolleger, deltage i diskussioner, samarbejde om projekter, dele deres tanker og viden med hele organisationen, få adgang til forskellige arbejdsredskaber og meget mere.

Et intranet er den mest effektive platform for kommunikation og deling af information, værktøjer, kompetencer og viden på tværs af organisationen. I de fleste organisationer fungerer det også som knudepunkt for internt samarbejde og giver nem adgang til samarbejdsrum, værktøjer, teams, filer, projektskabeloner osv. Ved at samle alle oplysninger, dokumenter, mediefiler, værktøjer og andre ressourcer et enkelt sted bliver det også betydeligt lettere for brugerne at få adgang til og finde alt det, de har brug for til at udføre deres arbejdsopgaver. Ved at samle nyheder og andre oplysninger på ét sted kombineret med fuld gennemsigtighed skabes der også "én enkelt version af sandheden". Dette styrker informationens pålidelighed og troværdighed og eliminerer dermed unødvendige fejlfortolkninger, falske nyheder og dårlige beslutninger baseret på unøjagtige oplysninger.

Internettet er et globalt offentligt kommunikationsnetværk, som alle kan få adgang til. Et intranet er et privat netværk, som kun giver adgang til medarbejdere og andre med tilknytning til organisationen. Et intranet kan også købes og implementeres som Software as a Service (SaaS). Et ekstranet ligner et intranet i den forstand, at det er et kontrolleret privat netværk, og normalt er det en delmængde af indholdet og funktionaliteten af en organisations intranet. Forskellen mellem dem er, at mens intranettet omfatter organisationens medarbejdere, så strækker ekstranettet sig udad og giver adgang til autoriserede partnere, leverandører, kunder og andre eksterne brugere.

Internettet ejes eller kontrolleres ikke af nogen. I stedet samarbejder regeringer, virksomheder og organisationer som Internet Governance Forum (IGF), Internet Society (ISOC) og Internet Corporation for Assigned Names and Numbers (ICANN) om politikker for forvaltning af internettet. Dette omfatter f.eks. tildeling af IP-adresseplads, tildeling af protokolparametre, forvaltning af domænenavnsystemet (DNS) osv. Alt dette er nødvendigt for, at internettet kan fungere stabilt og sikkert.

Præfikset "intra" i "intranet" er latin og betyder "inde" eller "indenfor". Da internettet og et intranet fungerer mere eller mindre på samme måde, kan man sige, at et intranet er en miniudgave af internettet i et privat netværk. Et netværk, der er begrænset til en organisation, en virksomhed, et samfund, en kommune, en skole osv. Både et intranet og internettet bruger kommunikationsstandarden TCP/IP til at forbinde brugere til netværket og bruger også websider til at distribuere og præsentere tekster, billeder, videoer, formularer og filer til download samt scripts til at køre og interagere med (som f.eks. chatrum). Et websted på internettet er hostet på en webserver, der giver offentlig adgang, hvilket betyder, at alle i hele verden kan surfe på det.

Et intranet kan enten være en on-premise-løsning, der er installeret på en lokal webserver i virksomheden/organisationen, eller en cloud-baseret løsning. Begge løsninger har dog begrænset brugeradgang, så f.eks. kun virksomhedens ansatte kan få adgang. Et cloud-baseret intranet er lidt lettere at få adgang til, når man er væk fra kontoret, da det kan tilgås som ethvert andet websted på internettet (selv om man skal logge ind på webstedet ved hjælp af forskellige sikkerheds-/autentifikationsløsninger). Mange organisationer og virksomheder gør også deres lokale intranet tilgængeligt for brugerne via internettet ved hjælp af såkaldte VPN (Virtual Private Networks).

Intranet, der ikke giver mulighed for interaktion mellem medarbejderne, bruger-til-bruger-kommunikation eller feedback, er ikke socialt. Deres hovedformål er at distribuere information og nyheder top-down og at gøre interne oplysninger og ressourcer mere tilgængelige. Et socialt intranet tilskynder medarbejderne til at deltage i diskussioner, forbedringsprojekter, videndeling og idéprocesser osv. og til at udvide og styrke deres relationer inden for organisationen. Læs blogindlæget Et socialt intranet øger medarbejdernes engagement for at få mere at vide om funktionerne og fordelene ved et socialt intranet.

Praktisk talt alle systemer kan hackes. Intranet er ingen undtagelse. Nogle organisationer vælger at hoste intranettet "on-premise" alene af denne grund. Men selv hvis et intranet er hostet lokalt uden brugeradgang via internettet, er det modtageligt for hackerangreb og skadelig software. En skadelig kode kan f.eks. indføres i netværket via et USB-drev. Og da brugerne bruger e-mail og surfer på internettet, er der masser af muligheder for hackere for at lokke dem til at klikke på ondsindede links eller downloade inficerede filer.

Men der er ingen grund til at gå i panik. Med en ordentlig firewall og beskyttelse mod malware, en solid politik for password og autentificering (helst multifaktor-autentificering), strenge regler for, hvad brugerne må gøre på deres computere og på netværket, og ved at holde hele softwareporteføljen konstant opdateret kan man holde de fleste hackere på afstand. Et stærkt forsvarssystem er opbygget i lag, og jo flere værdifulde aktiver du ønsker at beskytte, jo flere sikkerhedslag skal du have omkring dem.

Omnia er en moderne og fleksibel Microsoft 365- og SharePoint-baseret intranet-in-a-box-løsning. Den omfatter avancerede værktøjer til kommunikation, samarbejde og styring, som hjælper virksomheder og organisationer med at forbedre intern kommunikation, samarbejde og videndeling.

Precio Fishbone’s prisvindende intranet platform Omnia leverer førsteklasses ydeevne og en intuitiv, personlig og opgaveorienteret brugeroplevelse på alle enheder. Dens fuldt udbyggede intranetfunktioner tager højde for både enkle og komplekse publiceringsscenarier og sikrer, at indholdet konstant er opdateret og nøjagtigt, og at brugerne holdes opdateret. Der er værktøjer til målrettet intern kommunikation, strømlinet samarbejde og avanceret søgning, som reducerer den tid, brugerne bruger på at søge efter information, og som hjælper dem med at samarbejde og udføre deres arbejde mere effektivt. Platformen indeholder også funktionalitet og support til dokument og kvalitetsstyring kombineret med et værktøj til visualisering af processer (Process Viewer).

Omnias omfattende sociale funktioner, som f.eks. smarte skabeloner og guides til oprettelse af Communities, kan hjælpe organisationen med at styrke sammenhængen på arbejdspladsen, øge videndeling og medarbejderengagement. Omnias integrationsmuligheder muliggør også en smidig integration med interne og eksterne applikationer, hvilket giver brugerne en sammenhængende oplevelse af den digitale arbejdsplads.

Med Omnia kan en virksomhed eller en organisation konsolidere og integrere hele sit informationsarkiv, dokumenter, processer, samarbejdsmuligheder og værktøjer på ét sted. Det gør enhver information eller anden intern ressource tilgængelig via et enkelt indgangspunkt og giver organisationen en " fælles version af sandheden". Platformen giver også unikke muligheder for fremtidig tilpasning og udvikling, bakket op af Precio Fishbone's support, efterhånden som dine behov udvikler sig.

Vil du forbedre din digitale arbejdsplads, men er i tvivl om, hvor du skal begynde? Vil du gerne vide mere om Omnia eller se en produktdemo? Kontakt os, vi er her for at hjælpe.

Indhold