Effektivt hjemmearbejde under covid-19

Spredningen af coronavirus, covid-19, har sat mange virksomheder i en bekymrende situation. Kontoret er lukket, møder er udskudt og ansatte er sendt hjem. Erhvervslederne er bekymret for produktiviteten og medarbejderens muligheder for at samarbejde. Med den rigtige strategi og de rigtige værktøjer, kan du føre din organisation gennem krisen med et forbedret internt samarbejde.

Som følge af Coronakrisen, vil virksomheder og organisationer stå over for helt nye udfordringer. Ikke mindst økonomisk. For første gang har den digitale arbejdsplads fået en større rolle og dermed også mulighed for, at styrke organisationens interne kommunikation. I dette oplæg diskuterer vi, hvilke konsekvenser og muligheder coronakrisen medfører samt, hvordan du og dine medarbejde får maksimalt udbytte af at hjemmearbejde.

Den digitale arbejdsplads sikrer driften

Den digitale arbejdsplads gør det muligt at opretholde en kontinuerlig produktion på trods af social afstand. På en moderne digital arbejdsplads har du adgang til arbejdsredskaber såvel som møde-, chat- og samarbejdsløsninger. Via disse redskaber behøver overgangen til hjemmearbejde ikke at betyde en dramatisk ændring.

Førhen har organisationer selv valgt, hvor meget den digitale arbejdsplads skulle fylde i det daglige arbejde. Nu er situationen en anden og organisationer har brug for mere information, vejledning og teknisk assistance, før at den digitale arbejdsplads kan bruges effektivt og medarbejderne kan få maksimalt udbytte.

Bevar lederskabet

Muligheden for uformel ledelse forsvinder til en vis grad, når hele organisationen arbejder hjemme. I organisationer, hvor medarbejder er vant til at kunne arbejde fleksibelt, er ændringen ikke så betydelig. Dog vil forskellen være mere betydelig, for organisationer med mindre fleksible arbejdsvilkår. For disse organisationer kræver mere tilpasning fra ledelsen, for at kompensere for under normale omstændigheder at mødes på kontoret.

I Gallup artiklen, COVID-19 Has My Teams Working Remotely: A Guide for Leaders, understreger forfatteren, at det kræver mere af ledelsen at kommunikere med hinanden, når alt skal foregå virtuelt. Medarbejdere der er vant til at kunne dele ideer og tanker med deres nærmeste leder, kan hurtigt miste fokus og motivation uden den daglige fysiske kontakt.

Gallup undersøgelsen giver en kort guide til, hvordan du bedst kan lede dine virtuelle medarbejdere. Læs punkterne og bliv inspireret nedenfor.

Tilpasset medarbejderbehov

Dine medarbejder er forskellige når det kommer til at arbejde hjemme. Nogle medarbejdere kan føle sig isolerede og har brug for klare grænser mellem arbejdstid og fritid. Mens andre medarbejdere værdsætter at de selv skal bestemme, hvornår de skal arbejde. Ved at imødekomme, hver enkelt medarbejders behov og ønsker, kan du stimulere deres produktivitet og jobtilfredshed, selv når gælder at arbejde hjemme.

Sæt klare mål og forventninger

Lederen og medarbejderen har oftest nemmere ved at forstå og afklare forventninger, hvis de ses regelmæssigt eller arbejder tæt sammen. I en tid som nu, hvor coronakrisen sætter det fysiske samarbejde på pause, har tydelige og klare mål til forventninger, produktion, tidsfrister, rapportering, kommunikation mm. aldrig været vigtigere. Usikre og uklare meddelelser, forventninger og mål vil skabe forvirring, stress og uro hos medarbejderen og gør ikke noget godt for nogen.

Tæt kommunikation

For at hjemmearbejde kan motivere alle dine medarbejder, skal de føle sig involveret og motiverede. Planlæg derfor regelmæssige onlinemøder, både gruppe opkald og individuelle opkald. Nogle medarbejdere har brug for tæt og mere daglig kontakt end andre og det er derfor vigtigt at tilpasse kommunikationen individuelt.

Du kan også supplere onlinemøder med direkte sendinger eller videooptagelser, hvor du som leder eller CEO regelmæssigt kan dele information. I tider som coronakrisen, der skaber uro omkring fremtiden, er denne type kommunikation særlig vigtig. I Teams Live Event kan du have møder, webinarer og præsentationer med op til 10.000 deltagere.

Benytter din organisation allerede en moderne intranetplatform, såsom Omnia, har i allerede mange færdige funktioner og værktøjer, der kan optimere jeres interne digitale samarbejde.

Kickstart det interne samarbejde med nye værktøjer

Omnia tilbyder problemfri integration med Office 365 og applikationer som Planner, Trello, Teams, Yammer og Stream, som kan hjælpe til digitalt samarbejde. Du kan også integrere din intranetplatform med mange andre eksterne produktivitets- og samarbejdsbaserede onlinetjenester.

Applikationerne Planner og Trello, hjælper med at planlægge og tildele opgaver, dele filer, chatte og opdatere både ledere og medarbejdere om, hvordan arbejde og projekter skrider frem.

Microsoft Teams er et hurtigt voksende samarbejds- og mødeprogram. Med Microsoft Teams kan du samarbejde gennem videomøder, chat og samarbejde omkring delte dokumenter.

Yammer og Streams er applikationer på de sociale medier til organisationer, hvor brugerne kan diskutere, kommentere og dele informationer og videoer.

Det er lige nu, at din organisation og medarbejdere har mulighed for at prøve nye tjenester og løsninger som kan effektivisere det digitale samarbejde. Når en stor del af organisationen arbejder hjemmefra, er muligheden der netop nu, til at teste nye former for samarbejde. Dette kan være et nyt fundament for, at ændre din og organisationens måde at arbejde på.

For at støtte virksomheder og organisationer under coronakrisen, tilbyder Microsoft i øjeblikket gratis adgang til Office 365 E1 i 6 måneder. Dette gælder dog kun dem, der ikke allerede har adgang til Office 365. Kontakt Precio Fishbone eller din IT Microsoft partner for at få mere information.

Opret en app til krisekommunikation

I tider som disse kan det være en hjælp at have digitale, interne kanaler til krisekommunikation, hvor medarbejderne nemt kan følge virksomhedens udvikling og status. Dette kan f.eks. gøres ved at oprette en side på dit intranet og offentliggøre information på siden. Alternativt kan du udvikle en app til mobil. Microsofts har udviklet en gratis skabelon til krisekommunikation, som gør det muligt at oprette en app på kun 20-25 minutter i Power Apps.