Nyt intranet gør Lejonfastigheters medarbejdere mere produktive og mobile

Med et nyt Omnia-baseret intranet har det kommunale ejendomsselskab Lejonfastigheter i Linköping forbedret den digitale arbejdsplads og dens tilgængelighed for medarbejderne i marken. Det er blevet meget nemmere at finde, dele, samarbejde om og holde information og dokumenter opdateret.

- Vores nye intranet har gjort os mere produktive, fleksible og mobile. Vi har nu en fælles indgang til alle værktøjer og al fælles information. Det gør det så meget nemmere at publicere, finde, dele og opdatere information, processer og dokumenter. Omnias mobile interface og mobilapp betyder også meget for vores projektledere og andre medarbejdere, der dagligt besøger vores ejendomme og byggeprojekter. Vores tidligere intranet tilbød ikke mobil adgang. I dag har medarbejderne adgang til alt, når de arbejder i marken, siger Anders Verde, it-chef og administrationschef i Lejonfastigheter.

Maksimal funktionalitet med minimal styring

Lejonfastigheter ejer, administrerer, udvikler og udlejer lokaler og ejendomme til Linköpings kommunes aktiviteter inden for uddannelse, pleje, kultur, sport og samfundsservice. Virksomheden er 100% ejet af kommunen og har omkring 90 ansatte. Blandt virksomhedens 242 ejede og administrerede ejendomme er Konsert & Kongress, Saab Arena og Linköpings Grand Theatre nogle af de mest berømte

Lejonfastigheter havde tidligere et egenudviklet SharePoint-baseret intranet, men da beslutningen blev taget om at introducere Microsoft 365 og Microsoft stoppede med at understøtte SharePoint 2013, skulle platformen opgraderes.

- Vi overvejede først selv at udvikle et nyt intranet, men kom hurtigt frem til, at det bedste alternativ var at købe en standardplatform. Udover at det koster mere og tager længere tid at skabe sin egen løsning, kræver det også en større ledelsesorganisation at drive den. Derudover kan vi med en intranetudbyder som Precio Fishbone, der har viden og ressourcer til at være på forkant, sikre, at vores løsning altid følger med tiden. Omnia vandt indkøbet blandt andet på grund af platformens smidige integration med Microsoft 365, konkurrencedygtige pris og veludviklet funktionalitet, forklarer Anders.

Implementeringsprojektet startede i slutningen af ​​sommeren 2020 og det nye intranet blev lanceret i januar 2021.

Migrering af en million filer

Udover problemfri integration med Microsoft 365 og Teams, tilbyder det nye intranet et mere tilgængelig interface og et nyt dagbogssystem, udviklet med Omnias dokumenthåndtering. Integrationen med Teams foregår hovedsageligt via en intranet-app i Teams, som giver brugerne adgang til hele intranettet fra Teams.

- Det har været en stor opgave at migrere indholdet fra det gamle intranet og andre kilder til Omnia. Ikke teknisk, men udfordrende i forhold til at skære ned, omstrukturere og koordinere. I alt er over én million filer blevet overført. Der har også været behov for træning, da der er stor forskel på at arbejde i SharePoint 2013 og det nye integrerede miljø med Omnia, Microsoft 365 og Teams. Vi har dog fået lidt hjælp fra pandemien, da alle medarbejdere hurtigt blevnødt til at lære alt nyt, påpeger Anders.

Øget tilgængelighed og effektivitet

Inden det nye intranet blev lanceret, gennemførte Anders og hans team en brugerundersøgelse om, hvordan medarbejderne oplever den digitale arbejdsplads og intranet for at opnå en baseline. De kan derefter sammenligne fremtidige undersøgelser med dette resultat for at se, hvordan internt fastsatte effektmål opfyldes.

- Da den nye løsning var oppe at køre i nogle måneder, lavede vi en ny brugerundersøgelse. Medarbejderne synes blandt andet, at det er blevet nemmere og meget hurtigere at finde, dele og samarbejde om informationer og dokumenter. Frem for alt har Omnia gjort det muligt for dem at få adgang til alle intranettets ressourcer via mobiltelefon og tablet. Det har blandt andet forbedret produktiviteten i marken og var en vigtig årsag til platformskiftet, understreger Anders.

Skabeloner skaber orden i flows, dokumenter og samarbejder

Anders fortæller, at medarbejderne synes, at den øgede tilgængelighed til al intern information og intranettets ressourcer generelt har gjort det nemmere at arbejde og få tingene gjort. En vigtig grund er, at alt nu er samlet ét sted. Ledelsessystemet og andre forretningskritiske værktøjer er også tilgængelige via intranettet. Med hjælp fra Precio Fishbones UX-specialister er intranettet, udseende, arkitektur og navigation blevet tilpasset medarbejdernes arbejdsmetoder og behov.

- Vi har også brugt en del tid på at udvikle velstrukturerede intranetskabeloner til at skabe blandt andet samarbejder i Teams. På den måde forenkler vi ikke kun arbejdet for medarbejderne. Vi sikrer også, at vores samarbejder følger samme struktur og processer uanset hvordan og hvor de skabes, understreger Anders.