Dialog for en bæredygtig fremtid

Den danske renovationsvirksomhed Odense Renovation har forbedret intern kommunikation og den digitale arbejdsplads ved at implementere et nyt Omnia-baseret intranet. Virksomhedens tidligere forældede envejskommunikationskanal er blevet fuldstændig omdannet til et dynamisk og interaktivt digitalt fællesskab. Dette opmuntrer til en mere aktiv, transparent og inklusiv dialog kolleager imellem, booster videndeling og engagement. Den nye platform har også betydeligt forbedret brugervenligheden og evnen til at finde information på den digitale arbejdsplads.

“Vi ville gerne bevæge os væk fra vores envejskommunikation, der kun udsendte beskeder fra ledelsen og forretningsrelaterede nyheder til vores medarbejdere. Med Omnia har vi taget et stort skidt fremad og har skabt en moderne, brugervenlig og dynamisk kommunikationsplatform, der gør interaktiv og engagerende kommunikation mulig. Den nye løsning har også gjort det nemmere for os at publicere, målrette og nå ud til alle i organisationen. Tilgængeligheden og evnen til at finde enhver type information er også blevet betydeligt forbedret”, siger Thea Madsen, Communication consultant hos Odense Renovation.

En platform til samtaler og videndeling

Odense Renovation dækker Odense Kommune med dens 190.000 indbyggere. Virksomheden tilbyder en lang række affaldsservices og -løsninger i byen, som f.eks. indsamling af affald fra omkring 100.000 husholdninger. Odense Renovation driver også otte genbrugsstationer og udvinder deponigas fra lossepladser, som giver elektricitet og fjernvarme til husholdningerne i Odense. Virksomhedens tidligere intranet var forældet og lagde slet ikke op interaktion eller tovejskommunikation. Det blev hovedsageligt brugt som en nyhedskanal, og brugerne mente, det var svært at finde relevant information. Ledelsen besluttede at investere i en moderne platform, der ville forbedre intranettets brugervenlighed, findbarhed og brugbarhed og også organisationens videndeling, dialog og engagement.

“Omkring 70 % af vores medarbejdere arbejder i marken med affaldshåndtering og ved maskiner i løbet af deres arbejdsdag. Kun 30 % af arbejdsstyrken arbejder foran en computer. At finde en platform, der er virkelig nem at bruge for både kontor- og frontlinjemedarbejdere, var det vigtigste krav i vores produktsøgning. Omnia virkede til at være brugervenlig for begge brugergrupper. Vi kunne også godt lide, at Omnia er baseret på SharePoint, som vi kender rigtig godt og har bygget flere systemer i”, forklarer Thea.

Implementeringsprojektet startede i december 2022, og det nye intranet gik live i september 2023.

”Grunden til det tog ni måneder at implementere var til dels, fordi vi har mange indholdsejere, og dels fordi der var andre sideløbende projekter, der krævede opmærksomhed fra vores side. Hvis vi havde kunne lægge alt andet til side, så er jeg sikker på, vi kunne have haft intranettet oppe at køre på kun et par måneder”, pointerer Thea.

En enkelt kommunikationskanal til alle behov

Det nye intranet, der basalt set er en standard Omnia implementering med ud af boksen funktioner leveret i Omnia, imødekommer de fleste af Odense Renovations behov. Men to specialdesignede integrationer blev også udviklet til løsningen. Den ene integrerer Skyfish, der er en online billededelingsapplikation, med intranettet, og den anden integrerer Odense Renovations Instragram feed til intranettet.

“Vores mål er at integrere alle vores sociale medier på intranettet for at sikre, at vores kollegaer også ved, hvad der sker på vores eksterne kanaler”, siger Thea.

En af hovedformålene med det nye intranet er at skabe en enkelt kanal til alle kommunikationsbehov og at minimere andre kommunikationsmetoder, som f.eks. e-mail. Målet er, at medarbejderne ser intranettet som det foretrukne værktøj til intern kommunikation og informationssøgning.

At skabe en mere åben og inklusiv arbejdsplads

Ifølge Thea så er hovedparten af medarbejdere stadig lidt tøvende i forhold til at deltage i samtaler og udtrykke deres ideer eller tanker om interne eller eksterne emner på intranettet. Der er en stor interesse for, hvad ledelsen og redaktørerne kommunikerer, men for de fleste er det et stort skridt at publicere noget på egen hånd eller at kommentere på en andens indlæg. Thea siger, at de prøver at ændre virksomhedskulturen og få flere folk til at turde åbne op og deltage:

“Det tager tid at ændre kulturen og gamle vaner. Vores tidligere intranet understøttede ikke interaktion eller åbne diskussioner, så det er, hvad medarbejderne er vant til. Den nye løsning er helt transparent og åben for, at alle kan lave opslag. Det er slet ingen restriktioner. Vores mål er at skabe et inklusivt og demokratisk digitalt fællesskab, hvor alle frit kan dele deres tanker, ideer og viden med alle. Men det kræver en ny tankegang. Platformen er på plads, og kulturændringen er i gang.”

For at skabe en ny kommunikationskultur så forsøger Thea og hendes team at stimuelere brugerne til at blive mere aktive og involverede gennem forskellige kampagner, spil og dyster.

“Selvom vi stadig har en del arbejde med at få folk til at være mere villige til at dele og interagere, så ved vi, de er vilde med den nye løsning, og at den understøtter deres daglige arbejde meget bedre. En hurtig rundspørge i sidste uge viste, at 67 % af vores medarbejdere synes, intranettets brugeroplevelse er bedre end god. Det er et imponerende antal i en virksomhed, hvor de fleste er ambivalente over for forandring. Vi ved også, at medarbejderne synes, det er meget nemmere at finde relevant information i dag”, noterer Thea og tilføjer:

”Da vi rullede Omnia ud, var der kun få supportopkald om, hvordan man brugte løsningen, så det er et vidnesbyrd om, hvor brugervenligt Omnia er, og hvilken kraftfuld søgefunktion den har.”