Hvordan Avarn Security forbandt 12.000 kontorfrie medarbejdere—og samlede virksomheden

Da Avarn Security satte sig for at modernisere sit intranet, var missionen ambitiøs: at forbinde 12.000 medarbejdere i frontlinjen på tværs af en fragmenteret organisation præget af fusioner, flere brands og spredte teams. Resultatet? En fælles platform, der nu hver dag samler mennesker, systemer og information – og dermed skaber en stærkere og mere samlet virksomhed.

Initiativet var i tråd med Avarns overordnede mål: at levere førsteklasses sikkerhedsløsninger ved at hjælpe kunderne med at opnå succes i et problemfrit og sikkert driftsmiljø. For at nå dette mål erkendte organisationen, at medarbejderne – især dem i frontlinjen – havde brug for bedre kommunikation, information og support.

Udfordringen: Fragmentering, manglende sammenhæng og digitale kløfter

Avarn Security er en førende nordisk leverandør af vagttjenester, overvågning og sikkerhedsteknologi med mere end 16.000 medarbejdere fordelt på flere brands i Norge, Sverige og Finland. Virksomheden var vokset gennem fusioner og opkøb, hvilket havde skabt et komplekst landskab af systemer og interne kommunikationsudfordringer – især mellem hovedkontoret og frontlinjen.

De fleste medarbejdere i frontlinjen manglede en digital identitet og havde ingen ensartet måde at få adgang til virksomhedens nyheder, værktøjer eller ressourcer. Der var ingen fælles platform til at understøtte det daglige arbejde i frontlinjen, ledelsen var inkonsekvent, og der var kun lidt interaktion mellem datterselskaberne. Dette stod i skarp kontrast til Avarns værdier om engagement, medfølelse og samarbejde – værdier, der understøtter organisationens serviceetik og interne kultur.

Som Stefan Brockman, Business Digital Lead hos Avarn Security, udtrykte det, da han præsenterede initiativet på Gartner Digital Summit tidligere på året:

”Det var en reel udfordring at forbinde punkterne. Til tider føltes det som om der var en mur mellem ledelsen og de mennesker, der leverede vores tjenester i frontlinjen. Rækkevidden var lav, vi modtog kun lidt eller ingen feedback, og vi kunne ikke være sikre på, at vores budskaber nåede frem.”

En fælles vision: En platform for alle medarbejdere

For at imødegå disse udfordringer definerede Avarn en klar vision for fremtiden: Alle medarbejdere – uanset placering, rolle eller enhed – skal have adgang til de værktøjer og oplysninger, de har brug for, for at være informerede og produktive. At forbinde hele arbejdsstyrken, herunder de 12.000 medarbejdere i frontlinjen, betød, at der skulle introduceres en ny platform, der kunne bygge bro over den fysiske og digitale kløft.

Men denne transformation blev ikke taget let på. Inden Avarn valgte en løsning, gennemførte virksomheden en grundig forundersøgelse og evalueringsproces. Repræsentanter fra alle forretningsområder og lande samarbejdede om at definere og prioritere krav for at sikre, at initiativet afspejlede de reelle behov hos både frontlinjemedarbejdere og kontormedarbejdere. Denne proces omfattede også en struktureret sammenligning af potentielle leverandører og platforme, hvor fokus ikke kun var på funktioner, men også på at finde den rigtige langsigtede intranetpartner.

Samtidig så virksomheden en mulighed for at samle organisationen på tværs af brands og regioner. Det nye intranet skulle danne et ensartet fundament og samtidig give plads til lokal tilpasning og brandidentitet, så det afspejlede virksomhedens mangfoldighed uden at miste sammenhængen.

Endelig var målet at forenkle arbejdet. Avarn ønskede, at intranettet skulle blive en betroet del af medarbejderoplevelsen: et sted, hvor man kunne finde nyheder, opdateringer og værktøjer, der skabte værdi fra dag ét.

Løsningen: Et mobilvenligt, samlet og brugercentreret intranet

Resultatet blev »Connect« – et moderne intranet bygget på Omnia-platformen, der blev udviklet i samarbejde mellem centrale og lokale teams på tværs af Avarns forretningsenheder. Navnet kom fra en intern navnekonkurrence og fangede essensen af projektet: forbindelse.

Fra dag ét var fokus på brugervenlighed og tilgængelighed. Medarbejdere i frontlinjen fik digitale ID'er, der gav sikker adgang fra mobile enheder og kiosker. Intranettet var designet, så det var overskueligt, intuitivt og mobilvenligt og krævede kun minimal eller ingen oplæring. Lokale brands kunne tilpasse deres hjemmesider, mens koncernen bevarede en fælles struktur og styringsmodel.

Vigtige forretningssystemer som ServiceNow og SAP SuccessFactors blev integreret direkte i platformen, så medarbejderne kunne hente HR-oplysninger, indsende tickets og finde information uden at skifte system.

Anvendelsen af Microsoft Teams og SharePoint steg også kraftigt – brugen af Teams steg med 122 %, og SharePoint med 74 %. Disse stigninger afspejlede, hvor godt Connect komplementerede Microsoft 365-økosystemet. Medarbejderne brugte nu Teams oftere til samarbejde i realtid, mens SharePoint blev det naturlige hjem for dokumentadgang og vidensdeling – alt sammen forstærket af den nye intranetoplevelse.

»At give medarbejderne adgang til de oplysninger og værktøjer, de har brug for, når og hvor de har brug for dem, har ændret deres måde at arbejde på,« siger Matilda Pettersson, kommunikationschef hos Avarn Security Sweden. »Og for os som virksomhed har muligheden for at være i kontakt med hele vores medarbejderstab døgnet rundt været uvurderlig.«

Effekten: En sammenhængende frontlinje og en stærkere organisation

Siden lanceringen af Connect har Avarn oplevet målbare forbedringer i medarbejdernes engagement, adgang og tilfredshed. En før/efter-undersøgelse viste en stigning på 48 % i brugertilfredsheden, hvor medarbejderne nævnte forbedringer i brugervenlighed, relevans af indhold og nem adgang. Intranettet ses nu som en vigtig del af den digitale arbejdsplads – og ikke kun af kontoransatte. Medarbejdere i frontlinjen, der tidligere følte sig afkoblede, er nu en del af den daglige kommunikation og samarbejde.

Fordelene går langt ud over implementeringsstatistikker. Kommunikationen er nu mere smidig på tværs af teams og grænser, og medarbejderne har større indsigt i, hvad der sker i virksomheden. Organisationen har også reduceret sin afhængighed af uofficielle kommunikationsværktøjer, hvilket har øget sikkerheden og sikret, at vigtige oplysninger deles gennem korrekte, kontrollerede kanaler.

Vigtigst af alt er, at den kulturelle forandring er reel. Medarbejderne føler sig bedre informeret, mere inkluderet og mere forbundet med virksomhedens mission.

”At samle organisationen på tværs af forretningsområder, lande, brands og sprog har været et vigtigt mål fra starten,« siger Jonas Lynghaug, CDO hos Avarn Security Sweden. »I dag arbejder vi med større selvtillid, produktivitet og sammenhængskraft – en forbundet frontlinje gør virkelig organisationen stærkere. ”

Succesfaktorer: Strategi, styring og partnerskab

Succesen med Connect handlede ikke kun om at lancere et fantastisk produkt – det handlede om at få strategien, strukturen og de rigtige mennesker på plads. Fra starten lagde projektet vægt på tværgående samarbejde. Teams på koncernniveau og datterselskaber skabte løsningen i fællesskab og sikrede, at den var i tråd med de fælles mål og samtidig imødekom lokale behov.

En stærk styringsmodel definerede roller, ansvarsområder og standarder for indholdskvalitet, hvilket sikrede, at platformen forblev relevant, pålidelig og opdateret. Avarn indgik også et strategisk partnerskab med ekspertrådgivere fra Omnia med fokus på UX-design, kanalstrategi, platformstruktur og langsigtet implementering. Dette samarbejde sikrede, at lanceringen af Connect ikke blot var en udrulning, men en reel transformation af Avarns kommunikation og arbejdsgange.

”Det var ikke bare en teknologisk implementering,« siger Jonas Lynghaug. »Det var en ændring i måden, hvorpå mennesker kommunikerer, samarbejder og holder kontakten – især i frontlinjen.”

Næste skridt: Fra lancering til løbende udvikling

Nu hvor Connect er fuldt integreret i det daglige arbejde, ser Avarn fremad mod det næste skridt. Planen er at udvide de mobile muligheder endnu mere – sikre adgang i områder med lav båndbredde og optimere til native mobilbrug. Der er også planer om at udvikle mere dynamiske SharePoint- og Teams-baserede samarbejdsrum, der integreres problemfrit med intranettet, så projektteams og frontlinjegrupper kan arbejde mere effektivt sammen.

Et andet vigtigt fokusområde er forbedring af dokumenthåndtering og compliance-workflows. Ved at forbedre strukturen, adgangen og styringen af informationer ønsker Avarn at hæve kvalitetsstandarderne og sikre, at medarbejderne altid kan stole på det indhold, de finder.

I takt med at Connect udvikler sig, forbliver én ting uændret: forpligtelsen til at gøre intranettet bedre, smartere og mere understøttende i forhold til de reelle brugerbehov. Ved løbende at lære af medarbejderfeedback og platformanalyse forvandler Avarn sit intranet til et levende aktiv, der tilpasser sig, forbedres og leverer værdi hver dag.

”I sidste ende er Connect ikke bare en platform – det er et spejlbillede af det, Avarn har sat sig for at opnå: at styrke medarbejderne, forenkle arbejdet og styrke kulturen i hele organisationen”, konkluderer Stefan Brockman.