En fuldtud digitaliseret dokumenthåndtering booster effektiviteten hos Mölnlycke Health Care

Den førende MedTech på markedet Mölnlycke Health Care har transformeret deres dokumenthåndtering på Omniaplatformen. Det nye dokumenthåndteringssystem har forbedret effektiviteten, findbarheden og informationspålideligheden af Mölnlyckes kliniske forskningsprotekoller.

“Vores nye Omnia-baserede dokumenthåndteringssystem har haft en positiv indvirkning på vores processer og hvordan vi arbejder. Løsningen faciliterer en meget effektiv og sikker process med oprettelse, samarbejde, arkivering og hentning af dokumenter, som dermed booster vores effektivitet”, siger Wictor Olsson, Clinical Project Associate hos Mölnlycke Health Care.

Wictors kollega Daniel Tsang, Clinical & Economical Analyst hos Mölnlycke Health Care, uddyber videre:

“Løsningen gavner vores kliniske studier på mange måder. For eksempel så er det nemmere at finde et klinisk studie og alle de tilhørende dokumenter i dag sammenlignet med, hvordan det var i vores tildigere løsning. Det går det enkelt at revidere eller følge op på et studie. Og med systemets gnidningsløse integration med Excel og andre Microsoft værktøjer, så er rapporteringen en let sag.”

Fra sneglefart til metadata-lyntog

Mölnlycke er en af verdens førende MedTech virksomhed, der specialiserer sig i innovative løsninger til sårpleje og kirurgiske procedurer. Deres produkter og løsninger bruges dagligt på hospitaler, af sundhedspersonale og patienter i over 100 lande rundt om i verden. Mölnlycke, der blev grundlagt i 1849, er ejet af Investor AB og deres hovedkvarter er i Sverige.

For at være på forkant og holde produktudviklingen i front, når det gælder medicinske teknologi-gennembrud, igangsætter og gennemfører Mölnlycke hvert år adskillige kliniske studier. Disse forskningsprojekter er nøje dokumenterede og på grund af både interne retningslinjer og eksterne reguleringer så skal dokumentationen følge nogle meget stramme regler. For eksempel så skal dokumenter være nemme at finde, tilgængelige, reviderbare, indbyrdes kompatible, reproducerbare, sikre og være i overensstemmelse med industristandarder og international lovgivning. Mölnlycke følger også FAIR principperne (Findable, Accessible, Interoperable & Reusable) som en retningslinje for proces- og systemforbedringer.

Virksomhedens tidligere dokumenthåndteringsproces var primært papirbaseret. Selvom den var i overensstemmelse med lovgivningen, så blev det identificeret som et område, hvor en ny digital platform kunne bringe kæmpstore forbedringer. I erkendelse af fordelene ved forbedring blev der foretaget en investering for at øge effektiviteten og optimere håndteringen af data. Da virksomheden for nylig havde implementeret et nyt Omnia-baseret intranet, besluttede man at bygge det nye dokumenthåndteringssystem på Omnia.

"Vi undersøgte mange muligheder, før vi besluttede os for en platform. Omnia skilte sig ud som det bedste valg af flere grunde. En af dem er Omnias arkitektur, som adskiller sig markant fra konkurrerende platforme. Mens andre benytter en traditionel hierarkisk navnestruktur, anvender Omnia en flad metadata-arkitektur," siger Daniel og fortsætter:

"Vi ønskede at komme væk fra den hierarkiske struktur, da den er mere kompleks at navigere i, opbygge og vedligeholde. Omnias koncept er meget enklere, hvilket gør det lettere at vedligeholde systemet og betydeligt hurtigere for brugerne at søge, finde og samarbejde om dokumenter. I stedet for at bladre gennem lag af mapper eller kategorier i en hierarkisk rækkefølge for at finde et dokument, vælger brugerne blot de relevante metadata-tags."

Wictor tilføjer, at Omnias omfattende dokumenthåndteringsfunktioner og nemme integration med SharePoint og Microsoft 365 også var en vigtig beslutningsfaktor, da organisationen allerede var vant til disse værktøjer:

"Med Omnia behøvede brugerne ikke lære en ny applikation at kende, hvilket gjorde indførelsen af det nye dokumenthåndteringssystem langt mere gnidningsfri og gav os mulighed for at fokusere på at undervise i de nye arbejdsgange. Derudover hjælper platformen os med at overholde vores regler for dokumenthåndtering på en omkostningseffektiv måde."

Tusindvis af timer sparet hvert år på forretningskritisk arbejde

Alt i alt tog det næsten et år at opbygge det nye system. Det meste af tiden blev brugt på at skabe en ny informations- og arbejdsprocesstruktur samt opbygge en tagging-taksonomi.

"Vi har tusindvis af dokumenter, som alle skal kategoriseres og tagges korrekt. Hvert dokument kan have ti eller flere metadata-tags, der forbinder dokumentet til forskellige dele af studiet og gør det søgbart. Det at finde ud af, hvilke metadata der skulle medtages, og derefter anvende dem på alle dokumenter, udgjorde størstedelen af projektet. Den tekniske implementering tog kun få uger," påpeger Wictor.

Udover tagging ønskede Mölnlycke også at sikre en konsekvent navngivningskonvention for dokumenter, med navne der inkluderer visse egenskaber ved dokumentet for at gøre det mere tydeligt. Med hjælp fra Omnia-coaches lykkedes det Wictor og Daniels team at fremskynde processen betydeligt. De skabte en særlig navngivningsfunktion som en del af det nye system, der gør det muligt for brugere nemt at omdøbe dokumenter i bulk, afhængigt af hvilke tags der er valgt.

"Du vælger blot de dokumenter, der skal omdøbes, og bruger derefter omdøbningsfunktionen til at generere navnet i henhold til vores navngivningskonvention. Det kunne ikke være nemmere," afslutter Wictor.

Mölnlyckes nye Clinical Record Management System (CRMS)

Systemet tilbyder flere søge- og navigationsmuligheder for at finde et bestemt dokument, forskningsområde eller studie-site. For eksempel findes der en side kaldet 'Mine Studier', som hjælper brugere med hurtigt at finde de studier, de er involveret i, og 'Jeg er dokumentejer'-siden viser alle de dokumenter, som brugeren har ansvar for.

Dokumenterne er kategoriseret i 160 forskellige dokumenttyper, og hver type har sin egen skabelon og et sæt foruddefinerede tags. Når et nyt dokument oprettes på et af disse studie-sites, arver det automatisk alle de egenskaber – dvs. tags – som dokumenttypen er konfigureret med. Brugeren kan derefter afkrydse eller fravælge tags, før dokumentet gemmes. Når et udkast er færdigt, kan kolleger få besked for at give deres review eller godkendelse.

"Med den nye løsning holder vi alle processer og samarbejde inden for systemet og erstatter manuelle godkendelses- og review-processer. Det øger produktiviteten og gennemsigtigheden og sikrer, at ingen feedback eller kommentarer bliver overset," understreger Daniel.

"At have alt i én samlet og veldesignet løsning, med Omnias robuste livscyklus- og governance-funktioner, har forbedret konsistensen, søgbarheden og pålideligheden af vores dokumenthåndtering," siger Wictor og tilføjer:

"Ud over at kunne finde dokumenter let, ved brugerne nu, at det er den eneste og nyeste version. Den tid vi sparer på hurtigere processer, kan bruges på andet forretningskritisk arbejde. Det nye system gør det muligt at finde dokumenter på få sekunder. Da tusindvis af dokumenter genereres hvert år, er søgning og genfinding blevet både hurtigere og mere pålideligt."

Integrerede e-signaturer på vej

Den nye løsning udgør rygraden i fremtidens dokumenthåndtering og baner vejen for yderligere forbedringer. Højt på køreplanen står integrationen af e-signaturer. Når dette er implementeret, vil brugerne kunne sende dokumenter til godkendelse direkte i systemet. Når alle nødvendige signaturer er registreret, vil dokumentet blive publiceret automatisk.