Den svenske forening af sundhedspersonale løfter den digitale arbejdsplads op i skyen med Omnia
I en kampagne for at modernisere organisationens digitale arbejdsplads har den svenske fagforening af sundhedspersonale (Vårdförbundet) lanceret et nyt Omnia-baseret intranet. Sammen med nye samarbejdsværktøjer som Teams og Microsoft 365 og et nyt sags- og dokumentshåndteringssystem så har denne platform gjort det muligt for foreningen at styrke både den interne kommunikation og sags- og dokumentprocesserne.
“Den nye platform vil hjælpe os med at forbedre vores effektivitet og strømline og konsolidere vores kommunikation og interne samarbejde ved at bruge et samlet, cloudbaseret interface der er nemt at navigere i. Overgangen til Microsoft 365 og Teams har gjort vores arbejdsprocesser betydeligt nemmere og mere effektive, mens Omnia knytter kommunikation, arbejdsprocesser, værktøjer og dokumenter tættere sammen på en gnidningsløs, sikker og nemt tilgængelig måde”, siger Karolina Collins, Digital Process Developer hos Vårdförbundet.
More efficient and secure digital workplace
Vårdförbundet er en fagforening for sygeplejersker, jordemødre, forskere inden for biomedicin og radiografer og studerende inden for disse professioner. Med mere end 114.000 medlemmer repræsenterer foreningen mere end 80 % af arbejdsstyrken. Missionen er at forbedre vilkårerne for medlemmerne og mulighederne for udvikling inden for de respektive professioner.
For få år siden begav foreningen sig ud på en omfattende forbedringsrejse med fokus på at styrke den digitale arbejdsplads med bedre og sikrere systemer til intern kommunikation og dokumenthåndtering. De specialbyggede systemer i brug var forældede og kunne ikke længere yde tilstrækkelig og effektiv support til organisationen. Foreningen havde også brug for at opbygge et nyt sagshåndteringssystem og udstyre organisationen med moderne og kraftfulde værktøjer. Foreningen ledte også efter en kommunikationsplatform, der var nemmere at administrere og hodle opdateret sammenlignet med den tidligere løsning.
Et første skridt på vejen var at udfase den heterogene samling af arbejdsværktøjer og migrere til Micorsoft 365 for at standardisere og strømline systemmiljøet. På samme tid begyndte foreningen også at lede efter en passende intranet- og dokumenthåndteringsplatform. De ønskede en sikker og tilpasningsdygtig standard platform, der nemt kunne integreres med Microsoft 365 og nye funktioner.
“Omnia var det bedste valg for os, da vi anså det for at være ikke bare robust og sikker men også mere fleksibel og justerbar sammenlignet med konkurrenternes. Det var også klart for os, at Omnias ledelse var fuldt ud indstillet på at løbende at tilføje funktioner, der ikke fandtes i Microsoftmiljøet. Det er yderst vigtigt for os. Vi lyttede også til kollegaer inden for vores industri, der kunne attestere kvaliteten af platformen og Omnia-teamets professionalisme”, pointerer Karolina.
En samlet samarbejdsplatform booster effektiviteten
Kort efter det Omnia-baserede intranet blev præsenteret, blev Teams introduceret som organisationens nye samarbejds-, chat- og mødeapplikation. Det viste sig at lanceringen af den nye digitale arbejdsplads var perfekt timet.
“Vores nye digitale kommunikations- og samarbejdsplatform gjorde det nemt for os at inkorporere fjernarbejde i hele organisationen allerede fra startem af COVID-19 pandemien. At sætte et hjemmekontor op på den nye platform gik glat for størstedelen af vores medarbejdere”, forklarer Karolina.
Det der måske var den største forandring for brugerne af den digitale arbejdsplads var, at alt samarbejde nu foregik i Teams, der er integreret med Omnia i stedet for i samarbejdsrum på det tidligere intranet. Medarbejderne bruger nu Omnias Teams skabeloner til at igangsætte, sætte op og håndtere alle slags projekter og samarbejder. En anden stor forbedring er, at alle værktøjer, samarbejder, projekter, informationer og al intern kommunikation er integreret med Omnia.
“I Omnia har vi alle værktøjer, dokumenter, kommunikation og samarbejdskanaler integreret og tilgængelige via en samlet platform og interface. Det har gjort det nemmere for brugerne at finde relevante værktøjer og informationer og begynde, engagere sig i og navigere samarbejderne. Det er nu også meget nemmere for ledelsen og redaktørerne at distribuere information til og forbinde med hele organisationen. Tidligere var der kun omkring ti redaktører, der publicerede på intranettet. I dag har vi mere end 50 aktive redaktører og flere kommer ombord i et stødt tempo”, understreger Karolina.
Følsom information i sikre hænder
Den svenske fagforening af sundhedspersonale har omkring 180 medarbejdere og 5.000 valgte repræsentanter. En af de størte udfordringer i projektet har været at sætte adgangskontrol op for brugerne.
“Det var relativt nemt at sætte autoriseringsløsningen op for vores medarbejdere. Alle medarbejdere skal have adgang til mere eller mindre alle systemer og webservices. Men det er mere kompliceret at konfigurere adgangskontrollen for vores valgte repræsentanter. Det er pga. Microsofts licensprogrammer, der kan blive meget dyrt for os. Vi undersøger derfor forskellige licensprogrammer for at holde omkostningerne ned på et fornuftigt niveau”, siger Karolina og fortsætter:
“Med Omnia derimod er det meget nemt at beskytte følsom information og konfigurere forskellige brugerroller med forskellige typer af adgang. En mulig løsning for vores valgte repræsentanter er at bygge et skræddersyet extranet. Det vil ikke koste os noget at udvide løsningen med et extranet, og det er en endu en grund til, vi valgte Omnia.”
Den næste fase i foreningens forbedringsprojekt var at implementere et nyt sags- og dokumenthåndteringssystem baseret på Omnia.
”Det vil føre til mere regelbaseret og sikker oprettelse, samarbejde, håndtering og lagring af dokumenter og sager”, Karolina konkluderer.