”Intelligence” boost på RSA med nyt intranet og Knowledge Management System

Med et nyt Omnia-baseret intranet og Knowledge Management System har RSA Insurance styrket den interne kommunikation og medarbejdernes adgang til relevante og forretningskritiske oplysninger. Den nye løsning forenkler søgning og sikrer, at forsikringsmæglere og andre medarbejdere altid har de korrekte oplysninger ved hånden, når de har brug for dem.

"Vores nye intranet har bragt os fra godt til fantastisk med hensyn til funktionalitet, værktøjer og brugeroplevelse. Med Omnia er det meget nemmere for vores redaktører at oprette, offentliggøre, opdatere og administrere indhold. Den rige funktionalitet og brugervenlighed har gjort det muligt for os at opbygge et meget attraktivt intranet med smidig navigation, kraftfuld søgning, og vi kan endelig målrette indholdet til de personer, der er baseret på, hvor de arbejder i virksomheden. Omnias evne til at integrere med Microsoft 365-applikationer som Stream, Teams og SharePoint gør intranettet til centrum for vores digitale arbejdsplads. Desuden besluttede vi at flytte vores eksisterende tekniske vejledninger og manualer fra vores gamle intranet til sit eget skræddersyede Omnia-websted", siger Intranet Manager Mark Allotey hos RSA Insurance Group.

Vidensløft i skyen

I mere end 300 år har RSA hjulpet mennesker og virksomheder med at beskytte deres levebrød. RSA har hovedkvarter i London og er i dag et multinationalt privat- og erhvervsforsikringsselskab, der opererer i hele Europa og Mellemøsten. RSA i Storbritannien og Europa beskæftiger over 5.500 medarbejdere og blev i 2021 et helejet datterselskab af den største skadeforsikringsvirksomhed i Canada, Intact Financial Corporation.

I 2019 besluttede RSA's UK-baserede selskab at implementere Microsoft 365 og opbygge et nyt cloud-baseret Knowledge Management System for hele koncernen. Deres nuværende intranet var en specialfremstillet SharePoint 2013-baseret on-premises-løsning.

Efter at have analyseret forretningsbehov og forskellige tekniske løsninger konkluderede RSA, at de skulle opgradere deres intranet til en standard cloud-baseret platform, forudkonfigureret til Microsoft 365-integration og som var let at tilpasse. Da et af RSA's skandinaviske datterselskaber tidligere havde installeret Omnia og var mere end tilfreds med resultatet, besluttede hovedkontoret at følge den samme vej for aktiviteterne i Storbritannien.

"Jeg var meget tilfreds med valget af platform. Ud over at give os et intranet-out-of-the-box har Omnia vist sig at være en fremragende platform til at bygge et Knowledge Management System på. Med de kraftfulde værktøjer og den smarte arkitektur er det meget nemt at skabe og livscyklusforvalte attraktivt og velstruktureret indhold. Alene det at kunne strukturere indhold og opbygge sider ved hjælp af Omnias funktionalitet til overordnede/underemner sparer os en masse tid", påpeger Marc Gooch, leder af Knowledge Management, og tilføjer:

"Fra brugernes synspunkt har Omnia også forbedret navigationen og informationssøgningen. Vi kan nu målrette vejledning til vores forsikringsmæglere og andre brugere, og systemets megamenuer og søgefiltre indsnævrer resultaterne betydeligt. Der er meget mindre søgestøj nu."

Marc Gooch forklarer, at alle de tekniske vejledninger om forsikringsprocedurer og skadebehandling samt andre oplysninger i Knowledge Management System er blevet kategoriseret og tagget, så de passer til brugernes arbejdsområder. Resultatet er, at medarbejderne præsenteres for den mest relevante viden, der gør dem i stand til at løse kundeforespørgsler. De kan dog også søge og få adgang til alt i Knowledge Management System ved hjælp af Omnias søgemaskine. Disse søgninger omfatter også relevante oplysninger, der findes på intranettet.

Mindre kodning, hurtigere kommunikation

Implementeringen af både intranettet og systemet til videndeling startede i november 2020. Begge løsninger blev lanceret i september 2021.

"Det tog lidt længere tid end forventet at implementere vores nye intranet, mest på grund af interne processer og indholdsoprettelse. Vi investerede meget tid i at gennemgå, slette og rydde op i gammelt indhold samt i at skabe nyt indhold og i at re-designe vores informationsstruktur og intranettets navigation. Vi involverede vores vigtigste forretningsinteressenter i projektets livscyklus for at hjælpe os med at afklare, hvilket indhold der var behov for, og for at hjælpe os med at komme igennem en del bureaukrati. Da vi først havde et klart billede af, hvordan det nye intranet skulle opbygges og udfyldes, var selve migrationsprocessen smidig og effektiv", understreger Mark Allotey.

En af de strukturelle ændringer, der er foretaget i intranettet, er den måde, hvorpå interne nyheder præsenteres og sendes ud. RSA's tidligere intranet blandede alle former for nyheder i én enkelt kanal. I dag offentliggøres nyheder via to separate kanaler: Company News og Operational News. Ifølge Mark Allotey er denne tilsyneladende lille strukturelle ændring begyndt at få en effekt.

"Vores medarbejdere finder nyhederne meget mere synlige og relevante end tidligere. Jeg kan se, at engagementet i vores artikler er steget som følge heraf. Med Omnias Page Rollup-funktioner kan vi sikre, at de rigtige personer ser de rigtige meddelelser. Det sker ved at tagge vores nyhedsartikler med relevante nøgleord eller ved at målrette forskellige funktioner eller steder i virksomheden. Nogle sagsbehandlere kan også abonnere på teamspecifikke nøgleord, så teamspecifikke operationelle nyheder vises på deres startside. Dette er en afgørende ændring for den interne kommunikation.

Alt i alt har Omnia øget vores rækkevidde og hastighed i den interne kommunikation. Fordi Omnia kun kræver lidt eller ingen kodning, betyder det, at vi kan tilpasse mange aspekter af intranettet - hvilket giver mig og mit team den kontrol og kreativitet, vi har brug for til at levere en fantastisk kommunikation og brugeroplevelse", slutter Mark Allotey.