Nyt sagshåndteringssystem sparer tid og automatiserer kommunikation hos SHARE NOW

Delebilsvirksomheden SHARE NOW har implementeret et nyt sagshåndteringssystem, der automatiserer deres håndtering af skader på biler og forsikringsanmeldelser. Den nye løsning baseret på SharePoint og Microsoft Power Platform gør SHARE NOW i stand til at eliminere manuelt arbejde, spare tid, forbedre kunndekommunikationen og få et bedre overblik over både igangværende og håndterede sager.

“Den nye løsning har automatiseret, styrket og ensrettet stort set alle processer og dokumentationen og kommunikationen i forbindelse med håndteringen og administrationen af bilskader og forsikringsanmeldelser. Det har også styrket vores overblik over og kontrol med igangværende sager samtidig med at give indsigt i fremtiden og historisk viden om håndterede sager. Med et velstruktureret proces og dataflow, en integreret dokumenthåndtering og automatisk genererede e-mails så kører hver sag nu i sit eget tempo, og intet bliver længere overset. Vi sparer en masse tid og kan fokusere på de komplekse sager og forretningsudvikling i stedet for”, siger Steen Herløv Andersen, Operational Manager hos SHARE NOW Danmark.

Effektivitet og kontrol øges

I 2015 lancerede Arriva Danmarks første bybilskoncept i samarbejde med DriveNow. Det var en franchiseforretning mellem adskillige virksomheder, inklusiv BMW. I februar 2019 fusionerede BMW Group og Daimler AG deres mobilitetsservices DriveNow og car2go under et samlet brand – SHARE NOW. Efter fusionen har SHARE NOW en samlet flåde på omkring 14.000 premium bybiler fordelt på 16 byer i otte lande. SHARE NOW tilbyder mere end 500 delebiler alene i København.

At drive en delebilsforretning involverer naturligt også håndtering af mange skader og forsikringsanmeldelser. Indtil for et år siden blev dette håndteret fuldstændigt manuelt af en af SHARE NOWs skadebehandlere. Derudover var de systemer, der blev brugt, ikke integrerede, og det forlængede processen med at håndtere skader og forsikringsanmeldelser. Dette gjorde det meget svært og tidskrævende at følge op og tjekke status på hver sag, da det krævede manuelle søgninger efter e-mailsamtaler og i dokumentfoldere. Oveni håndterede skadebehandleren al kommunikation med kunderne og førerne, forsikringsselskaber og politi manuelt via e-mail. Noget skulle gøres for at øge effektiviteten og kontrollen og gøre processerne uafhængige af enkeltpersoner.

I begyndesle af 2022 kontaktede SHARE NOW Precio Fishbone for at få deres hjælp til at udvikle et moderne og automatiseret sagshåndteringssystem. Efter et forstudie og en pilottest blev det besluttet, at systemet skulle bygges på Microsoft Power Platformen og SharePoint Online for at give det bedste resultat og optimal omkostningseffektivitet. Efter et par måneder var løsningen klar til at blive lanceret

”Implementeringsprojektet forløb utrolig glat og effektivt. I samarbejde med Precio Fishbone tog det os et par måneder at gå fra tegning til den endelige løsning. Det var logik for burhøns at vælge Microsoft Power Platformen, da det er en meget fleksibel, robust og rig platform, der gav os mulighed for at udvikle en automatiseret og intelligent support til enhver type af forretningsproces. Og det er nemt at forstå, hvordan platformen fungerer og at lære at manøvrere, bygge og tilpasse Power apps og andre features. Power platformen er også inkluderet i Microsoft 365, hvilket ikke giver os ekstra licensudgifter”, siger Mads Eriksen, Claims Handler hos SHARE NOW.

Automatiserede e-mail samtaler holder styr på alt

For at starte en ny sag så åbner skadebehandleren en formular baseret på SharePoint. Afhængigt af hvilke bokse der bliver valgt så genererer systemet et eller flere links to andre formularer, der skal udfyldes. Disse formularer indeholder al den information, der er nødvendig for de forskellige e-mails, der skal bruges af andre parter for at behandle skaden eller forsikringsanmeldelsen. Når alle formularer er udfyldt, så genererer systemet automatisk e-mails og sender dem til de rette parter, der er involveret. F.eks. hvis sagen omhandler en trafikulykke, så er der tre involverede parter: føreren, et forsikringsselskab og politiet. Så e-mails bliver sendt til hver part i sagen. Men hvis det er en mindre hændelse, som f.eks. en punktering, så bliver der kun sendt en e-mail til føreren. Han eller hun bliver så spurgt om at svare på e-mailen og give nogle informationer eller acceptere gebyrerne.

”Løsningen holder styr på hver process og e-mailsamtale. F.eks. hvis en fører ikke svarer inden for svartiden, så bliver der sendt en reminder, der giver ham eller hende besked om at svare inden en bestemt dato. Udvekslingen af information og alle nødvendige samtaler håndteres automatisk. Intet bliver overset eller glemt, da systemet sikrer, at alle involverede parter gør, hvad der forventes af dem”, pointerer Steen.

Steen tilføjer, at nogle sager er meget komplekse og kræver ekstra opmærksomhed. Hvis en proces går i stå – pga. afvigelser, uventede eller ingen svar fra en sagspart – så sendes en e-mail alarm til skadebehandleren.

Power BI dashboard giver statustjek i realtid

Precio Fishbone har bygget et Microsoft Power BI dashboard til daglige rapporter og et overblik over alle ventende og håndterede sager i realtid. Det giver et nemt sundheds- og statustjek på alle igangværende sager. Dashboardet gør også skadebehandlerne og contollere i stand til at lave detaljerede analyser af hver eneste datadel, der præsenteres på topniveauet og helt ned til e-mailsamtaler, dokumenter og andre data, der er relateret til hver sag.

”For første gang har vi al information, der er relevant for hver sag, samlet og tilgængelig et sted. Det sparer mig en masse tid og gør det muligt meget nemmere at finde et bestemt dokument eller en anden information, som jeg skal bruge for at løse et problem og flytte en sag fremad. Nu kan jeg fokusere på de mest vanskelige sager og de sager, der er vigtigst for forretningen i stedet for at skulle håndtere hver sag manuelt”, understreger Mads.