Lejre Kommune styrker sammenhængskraften med Omnia

Lejre Kommune har moderniseret sit intranet med Omnia-platformen og dermed forbedret intern kommunikation, samarbejde og organisatorisk sammenhængskraft. Den nye løsning har også gjort det betydeligt nemmere at oprette og publicere indhold, hvilket har fået flere redaktører til aktivt at oprette nyheder og andet indhold og sørge for, at det er frisk og korrekt.

“Intranettet opfylder tre grundlæggende behov for os. Det er en nyhedskanal, en samarbejdsplatform og en centraliseret værktøjskasse med information og resourcer, som medarbejderne har brug for for at kunne udføre deres daglige opgaver. Med Omnia som vores nye intranetplatform bliver der taget godt hånd om disse behov”, siger Claes Amundsen, Head of Communications and Media i Lejre Kommune, og han fortsætter:

“Det er meget nemmere at oprette indhold og håndtere indholdscyklussen i Omnia sammenlignet med vores tidligere løsning, og redaktørerne synes, admin-interfacet er meget intutitivt. Derudover så har målretningsmulighederne hjulpet os med at skabe og kanalisere nyheder og andet indhold til de rette brugere, hvilket gør informationen mere relevant for dem.”

Kombineret med det faktum at det nye intranet bliver opfattet som mere attraktivt, så mener Claes, at der højst sandsynligt kommer mere trafik og dermed også mere engagement.

“Vi har også kunne integrere alle vores Microsoft 365 konti på Omnia platformen, og det åbner op for kommunikation og samarbejde mellem alle medarbejdere. Dette vil styrke vores sammenhængskraft”, konkluderer Claes.

En opgradering der knytter hele organisationen sammen

Sagnet siger, at Danmarks fødested putter sig mellem bakkerne i Lejre, og at det engang var et kongesæde for den ældgamle kongeslægt Skjoldungerne. I dag er Lejre hjem for mere end 28.500 borgere og tiltrækker tusindvis af besøgende hvert år, der er ivrige efter at udforske de rige vikingeruiner og -historie. Kommunen har omkring 1850 fuldtidsansatte medarbejdere og er organiseret i ni centre, som f.eks. Sundhed & Omsorg, Børn & Uddannelse og Teknik & Miljø.

Lejre Kommunes tidligere intranet, baseret på SharePoint 2013, var fuldt funktionelt, men forældet og svært at holde opdateret og sikkert, dels fordi Microsoft ikke længere yder support til SharePoint 2013. Desuden var mulighederne for at oprette fælles områder til samarbejde og facilitering af effektiv kommunikation begrænsede. Ifølge Claes så var det også ret utiltalende og kedeligt at navigere rundt i.

“Vi havde brug for en moderne og robust platform, der kunne integreres gnidningsløst med Microsoft 365 og hjælpe os med at forbedre vores interne kommunikation og samarbejde. Vi mødtes med Omnias eksperter og besluttede, at Omnia var den løsning, der bedst opfyldte vores behov. Derudover forstod vi, at det kunne implementeres hurtigt, og den inuitive interface og de indbyggede samarbejds- og målretningsfunktioner appellerede meget til os”, pointerer Claes.

Efter det grundlæggende arbejde var gjort, så startede Lejre Kommune implementeringsprojektet i September 2022, coachet af Omnia. Det nye intranet gik live kun tre måneder senere d. 1. december.

“Vores topprioritet var at få det nye intranet op at køre så hurtigt som muligt, og Omnia levede helt klart op til deres løfte. Det var et agilt projekt i enhver henseende. Vi lancerede helt bevidst en light første version af intranettet med ambitionen om at fortsætte med at udvikle intranettet efter udrulningen”, understreger Claes og tilføjer:

“Med Omnia er det ret nemt at oprette, redigere og publicere nye sider og indhold og håndtere mediefiler, så det er blevet taget godt imod af vores netværk af forfattere og redaktører.”

Jacob Udby Olesen, Senior Digital Workplace Consultant hos Omnia, fremhæver en af de udfordringer, som de skulle adressere fra begyndelsen:

“Vi skulle finde ud af, hvordan vi integrerede medarbejdere på skoler og i andre uddannelsesområder på den samme Microsoft 365 Business platform som resten af kommunen. Disse omkring 500 brugere, der har en Microsoft 365 Education licens, kunne ikke kommunikere og samarbejde med kollegaer uden for uddannelsessfæren på den gamle platform. Vi løste det ved at justere Omnias connectors og med lidt hjælp fra Microsoft.”

Mindre press på kommunikationsafdelingen

Fordi Omnia er mere intuitiv og lettere at bruge, specielt mht. platformadministration og indholdsskabelse, så har flere redaktører sluttet sig til Claes og hans redaktionelle team efter lanceringen.

“Vi har mange flere redaktører nu, der håndterer deres respektive enheders sider, indhold og nyhedsfeeds. Det frigør en masse tid for os i kommunikation, da det tidligere bare var mig og min nærmeste kollega, der havde adgang til publiceringsplatformen. Fremadrettet har vi behov for at få en bedre forståelse af, hvad der driver trafikken og hvilke forbedringer vores brugere ønsker, så intranettet bedre afspejler deres behov og fungerer som et mødested for hele organisationen”, noterer Claes.