ICA skaber sammenhold med Omnia

Med et nyt Omnia-baseret intranet forbedrer ICA den interne kommunikation på tværs af virksomheden. Den nye platform, som dækker hele koncernen, gør videndeling og samarbejde nemmere, ligesom den er med til at styrke virksomhedskulturen, skabe stolthed og mere klarhed om de fælles mål for fremtiden.

- Med Omnia har vi for første gang fået en komplet platform til fælles virksomhedskommunikation for hele ICA-koncernen. Det nye intranet giver os mulighed for at optimere samarbejdet og kommunikationen mellem vores virksomheder og forretningsafdelinger. På den måde styrker vi synergien og innovationskraften i koncernen. Vi kan opnå bedre  konsensus om den videre udvikling af fælles mål og vores virksomhedskultur. Løsningen gør det også lettere at nå ud med information til hele organisationen og hjælper medarbejderne i det daglige arbejde, bl.a fordi platformen er fuldt integreret med Microsoft 365, fortæller Andreas Keymer, leder af Group Functions IT i ICA.

Fælles platform til intern kommunikation

Med omkring 1.300 butikker og en markedsandel på cirka 36 procent er ICA Sverige førende udbyder af dagligvarer i Sverige. Men ICA-koncernen består udover ICA Sverige også af virksomhederne Rimi Baltic, Apotek Hjärtat, ICA Fastigheter, ICA Banken og ICA Försäkring. I 2020 omsatte hele koncernen for 126 milliarder SEK og havde 23.000 ansatte. Af dem arbejder 10.500 indenfor Rimi Baltics aktiviteter i Baltikum. Samlet set arbejder omkring 50.000 mennesker inden for ICA; inklusiv de detailejede butikker.

ICA Gruppen havde tidligere et decentralt og fragmenteret intranet, hvor kommunikationen var afgrænset indenfor hvert selskab. Ledelsen ønskede at skabe en mere ensartet, gennemsigtig og fælles platform for at øge kommunikationen og det interne samarbejde på tværs af hele virksomheden og derved skabe et mere samlet og stærkere ICA.

For at finde frem til den standardløsning som var det bedste match, foretog Andreas Keymer og hans team en detaljeret analyse af de krav og behov, som intranetplatformen skulle leve op til.  Først og fremmest skulle det nye intranet være let tilgængeligt og samtidig tilpasset brugernes arbejdssituation og arbejdsrutiner. Derudover var det et grundlæggende krav, at platformen let kunne integreres med Microsoft 365, som er ICAs primære samarbejdsværktøj og desktopværktøj.

"Omnia syntes at være den mest egnede platform.  Løsningens ydeevne, hurtighed, lette integration med Microsoft 365 og Sharepoint-baserede  out-of-the-box-løsning var nogle af de ting, vi fokuserede på. Omnia tilbyder også god integration med Teams, som for nylig er blevet vores vigtigste samarbejdsplatform. Ud over at intranettet er medarbejdernes startside i Chrome, er det også integreret som en app i Teams, hvilket gør det let tilgængeligt for brugerne.", fortæller Andreas.

Bevidsthed og viljen til forandring er afgørende for succes

Omfanget af ændringerne kræver metodisk og operationelt forandringsarbejde. Her har forandringsmodellen ADKAR dannet rammerne for arbejdet med brugerundersøgelser og informationskampagner.

"Vi har blandt andet arbejdet meget med at skabe bevidsthed omkring behovet for forandring i organisationen og dermed også skabt viljen til at ville forandre. For at nå ud til og få alle brugergruppers feedback, har vi gennem hele projektet haft en styregruppe med repræsentanter fra ledelsen samt referencegrupper og pilotgrupper, der omkredser hele ICA.", forklarer forandringsleder Malin Nyman.

Både Malin og Andreas fortæller, at de største udfordringer i forandrings- og indførelsesprojektet har været at få beslutningstagerne til at blive enige om indholdet på intranettet, og at få hele organisationen med på rejsen. På grund af organisationens og projektets størrelse, samt ændringernes kompleksitet, blev det nye Worknet-intranet først lanceret et år efter projektets start den 1. oktober 2020. Udrulningen har  derudover fundet sted gradvist og er indledt med flere pilotlanceringer.

"Vi har haft flere pilotundersøgelser, hvor forskellige brugergrupper har testet intranettet og besvaret spørgsmål. Til den første version af intranettet havde vi omkring 30 brugere på tværs af afdelinger, som skulle teste Worknet uden nogen introduktion eller gennemgang. Ved hjælp af testen kunne vi se, hvor brugervenligt intranettet var, og observere deres spontane indtryk.", forklarer Malin.

ICA producerede også en række demofilm til lederne forud for lanceringen, med det formål at gøre dem til ambassadører for det nye intranet. Derudover blev der også lanceret demofilm rettet mod HR-teams, kommunikatører og redaktører. Og det grundige forarbejde betalte sig. Projektets succes belv bekræftet, da brugerne vurderede intranettet til 8 ud af 10, da de blev spurgt, hvad de synes om det, blot to uger efter første lancering.

"At gøre organisationen bevidst og at skabe viljen til at forandre i god tid før lanceringen, har været afgørende for introduktionens succes.",  understreger Malin.

Et stærkere fællesskab og højere engagement

Det nye intranet skal øge digitaliseringen i virksomheden, udfase ineffektive kommunikationskanaler samt styrke virksomhedskulturen og medarbejderfællesskabet på tværs af virksomheden. For yderligere at stimulere dialogen på tværs, overvejer ICA at implementere Enterprise Social værktøjet Yammer.

"Den nye løsning har hjulpet os med at fjerne papirbaserede ineffektive kanaler som opslagstavler og lignenede. Og vi kan se, at antallet af  interne e-mails også er stærkt reduceret. Den nye personlige brugeroplevelse i Worknet gør det nemt at finde relevant information og  kommunikationsområderne og samarbejdsområderne styrker også  engagementet og virksomhedskulturen. Vi ser i øjeblikket på muligheden for at øge integrationen med Yammer for at tilskynde til mere social kommunikation. Ligesom Teams, kan Yammer også være et indgangspunkt til intranettet.", påpeger Andreas.