CEJN sammenkobler virksomheden med Omnia Express

En af verdens førende producenter af lynkoblinger, CEJN, har brugt Omnia Express til at opbygge et intranet fra bunden på kun tre måneder. Med den nye kommunikationsplatform skaber CEJN en mere sammenhængende organisation der sammenkobler virksomheden med en mere effektiv og konsistent intern kommunikation.

- Vores nye forbedrede digitale arbejdsplads og fælles kommunikationsplatform har givet os langt bedre mulighed for at øge fællesskabet inden for organisationen og på tværs af grænserne. Med vores Omnia intranet forbedrer vi både den interne kommunikation og samarbejdet. Desuden er det nu lettere for medarbejderne at finde og få adgang til oplysninger, filer og værktøjer. Organisationens struktur er også blevet klarere, og vores interne viden og kontaktinformationer er blevet lettere tilgængelige," siger Henrick Johansson, IT-chef hos CEJN.

Fleksibel kravspecifikation optimerer fleksibiliteten

I 65 år har CEJN fremstillet lynkoblinger og tilbehør til trykluft, hydraulik, væsker og respirationsluft. Virksomheden har hovedkvarter i Skövde, Sverige, med 17 salgsselskaber og fem produktionsanlæg i Sverige og andre lande. I alt beskæftiger CEJN Group 600 medarbejdere på verdensplan.

Tidligere har CEJN ikke haft et ordentligt intranet eller en kommunikationsplatform for gruppen. I stedet er information, dokumenter og ressourcer blevet forvaltet via en portefølje af forskellige applikationer og løsninger. Nyheder og andre vigtige interne meddelelser er for det meste blevet distribueret via e-mail. I 2021 implementerede CEJN Microsoft 365 i virksomheden, hvilket var et vigtigt skridt i konsolideringen og moderniseringen af koncernens digitale arbejdsplads. Det næste skridt var at implementere en ny kommunikations- og intranetplatform, der kan interagere problemfrit med Microsoft 365. Efter at have studeret intranetmarkedet i flere år og herigennem fulgt Omnias udvikling vidste CEJN allerede, at Omnia passede perfekt til deres virksomhed.

- Da tiden var inde til at anskaffe en intranetplatform, var vi allerede klar over, hvilket produkt vi skulle vælge. Vi havde en god idé om, hvad Omnia og Precio Fishbone kunne tilbyde, og vi mente, at det var et oplagt valg. Det er en løsning med høj informations- og brugersikkerhed, som også har et meget kompetent team bag sig. Det føltes som et sikkert valg på det tidspunkt, og vi har ikke fortrudt det et øjeblik, siger David Lindholm, projektleder hos CEJN.

Den løsning, som CEJN besluttede at introducere, er det nye Omnia Express-produktkoncept, som primært er rettet mod virksomheder og organisationer med op til 500 ansatte. Løsningen er baseret på den samme arkitektur og platform som den fulde version af Omnia, men er pakket med et mindre omfattende funktionssæt og tilpassede tjenester til hurtig implementering. Nye funktioner i Omnia-platformen kan derefter aktiveres, efterhånden som behovene og organisationen udvikler sig.

- Vi syntes, at Omnia Express passede godt til vores mål. Vi ønskede at få et intranet op at køre relativt hurtigt, og vi ønskede at starte i mindre skala og derefter gradvist udvide intranettets funktionalitet, efterhånden som vi kom videre, og efterhånden som nye behov opstod. Det er en fremtidsorienteret løsning, som man kan vokse med," påpeger Henrick.

Da implementeringsprojektet startede i februar 2022, var tidslinjen for oprettelse og lancering af den første version af intranettet foreløbig fastsat til fem uger. Efter de første workshops besluttede CEJN imidlertid at færdiggøre og udvide funktionaliteten og bruge mere tid på at strukturere og definere indholdet. Projektet blev omlagt og tog derefter tre måneder at gennemføre. Intranettet blev lanceret i begyndelsen af maj.

- At det tog tre måneder i stedet for én måned skyldes udelukkende interne udfordringer, såsom at beslutte og skabe indhold og informere organisationen om platformen samt at vi ønskede at udvide løsningen en smule. Vi ønskede bl.a. at lave en rigtig god personalebog og et detaljeret organisationstræ, så medarbejderne kunne forstå og nemt kunne navigere rundt i organisationen. Det skyldtes også, at vi ikke havde et fast sæt krav, da vi startede projektet. Men vi er også glade for det, da det gav os mere plads og fleksibilitet til gradvist at skabe et optimalt tilpasset intranet", påpeger David.

Én version af sandheden skærper indsatsen

Indtil videre er intranettet implementeret i den svenske del af virksomheden. Næste skridt er at inkludere hele gruppen, hvilket vil kræve sprogstyring, instruktionsmateriale og informationskampagner på flere sprog. Fase 2 vil også omfatte integration og videreudvikling af dokumenthåndtering og ledelsessystemet med Omnias værktøjer, herunder visualisering af processer og underliggende dokumenter i klikbare procestræer. CEJN vil også arbejde på at forbedre målretning for at gøre indholdet mere skræddersyet og relevant for brugerne.

- I princippet skal alt det, som brugerne har brug for i deres hverdag, være i Omnia. Alt fra arbejdsredskaber, samarbejde, processer, viden og interne kompetencer til kontaktoplysninger og dokumenter skal være let at finde og få adgang til via intranettet. Det fører til højere produktivitet og trivsel og et mere effektivt samarbejde. Når alle oplysninger konsolideres og gøres let tilgængelige for alle, får vi en enkelt version af sandheden, hvilket skaber bedre betingelser for diskussion og fælles bestræbelser på at skabe forbedringer, påpeger Henrick.