BIOFOS styrker kommunikationen og forener virksomheden med Omnia

Det danske rensnings- og energiselskab BIOFOS har videreudviklet sin digitale arbejdsplads, med et nyt Omnia-baseret intranet. Løsningen har været med til at forene BIOFOS til én samlet virksomhed ved at øge det interne samarbejde, engagement og kommunikation på tværs af organisationen. Platformen, som er baseret på Omnia, gør det også muligt, både at personalisere og at målrette kommunikationen til bestemte grupper.

- Vores nye digitale arbejdsplads gør det let for alle medarbejderne at få adgang til alle værktøjer, virksomhedsinformation og giver mulighed for at deltage i interne diskussioner fra ét og samme sted. Vores medarbejdere, som arbejder fleksibelt på flere enheder, har nu for første gang fået personlig adgang til intranettet via mobiltelefonen. Mobiladgangen gør det lettere for medarbejderne hurtigt at finde de rigtige og relevante oplysninger og vi kan dermed også lettere nå ud til alle, med information, som involverer hele organisationen. Den nye løsning strømliner og styrker vores interne kommunikation, og vi kan øge samarbejdet og dialogen mellem vores forskellige enheder og faciliteter. På lang sigt vil det føre til en mere forenet virksomhed, fortæller Stig Dalum, kommunikationschef hos BIOFOS.

 

På jagt efter en moderne standardplatform som er let at vedligeholde

BIOFOS er Danmarks største rensningsanlæg. Med sine tre placeringer:  Lynetten, Avedøre og Damhusåen, renser virksomheden spildevand fra 1,2 millioner københavnere. De resterende produkter fra rensningsprocessen bruges til at producere klimavenlig energi i form af elektricitet, biogas og fjernvarme. BIOFOS har en omsætning på omkring en halv milliard kroner og har cirka 170 ansatte.

Virksomheden havde tidligere et internt udviklet SharePoint-baseret intranet. Pga. skiftende krav og behov i virksomheden var det gamle intranet blevet dyrt og svært at holde sig ajour med. BIOFOS ønskede at adskille det tidligere fuldt integrerede styringssystem fra intranettet og i stedet forbinde det som en separat SharePoint-applikation. I maj 2020 begyndte en arbejdsgruppe at undersøge markedet. Målet var at finde en SharePoint-baseret standardplatform, som let kunne tilpasses og udvikles efter behov, og som kunne integreres med Microsoft 365. Valget faldt på Omnia, og implementeringsprojektet startede i august samme år.

- Vi ville gerne bevæge os væk fra specialbyggede løsninger, der kræver ekstern konsulenthjælp. Vi ønskede en platform, hvor vi selv kunne håndtere og lave justeringer. Da Precio Fishbone introducerede Omnia for os, faldt alle brikkerne på plads. Platformen var moderne, let at vedligeholde, tilpasningsdygtig og funktionel. Derudover holdt vi os til Omnias interface og visuelle kapacitet, forklarer Mia Schultze, leder af Intranet Task Force hos BIOFOS.

 

Projektdeltagelse er nøglen til succes

Mia fortæller, at de har investeret meget tid i at bemande implementeringsprojektet med de rigtige beslutningstagere og referencegrupper, for at opnå repræsentation fra hele organisationen. En anden meget vigtig og tidskrævende del af projektet har været at rydde ud, udvælge og kategorisere alle de oplysninger, der skulle overføres til den nye platform. For at beslutte, hvilket indhold, som skulle være på det nye intranet, overvejede de spørgsmålene "Hvad skal medarbejderne vide?" (need to know) og "Hvad er rart at vide? (nice to know)". Det indhold, der endte i sidstnævnte kategori, skulle kanaliseres gennem andre kanaler.

- Vi har haft mange mennesker med de rette kompetencer og indflydelse, involveret i behov, funktions- og procesanalyser samt opfølgninger igennem hele projektet. I dag ved vi, at strategien har været helt rigtig, da løsningen lever op til alle behov og ønsker fra alle enheder og brugergrupper. Vi har også brugt meget tid på at forfine, kategorisere og rollekontrollere det indhold, der overføres til det nye intranet. Medarbejderne har i dag meget lettere ved at finde relevant information, værktøjer, relevante samarbejdsflader og andre ressourcer, fortæller Mia.

 

Større fællesskab og engagement

BIOFOs nye intranet blev lanceret i midten af ​​december, kun fem måneder efter implementeringsprojektets start. Brugerne kan blandt andet finde kolleger og beslutningstagere, eksterne medier og interne virksomhedsnyheder. Med Omnia's Process Management-modul har BIOFOS oprettet en visuel og sammenkædet præsentation af organisationsstrukturen, så brugerne let kan klikke sig hen til forskellige beslutningstagere og deres kontaktoplysninger. Omnias Event Manager bruges til at oprette, invitere og administrere sociale aktiviteter og træning. BIOFOS udvikler nu intranettet yderligere,  med en løsning, der giver fuld integration mellem Omnia og Teams. En funktion, der skal installeres i løbet af sommeren 2021, som gør at begivenheder og træning, der oprettes på intranettet, automatisk bliver tilgængeligt i Teams.

- Intranettet er blevet taget godt imod af organisationen. Vi ser, at aktiviteten er steget på intranettet, og at mange kommenterer og diskuterer nyheder og andre indlæg. Det er tydeligt, at medarbejderne værdsætter, at de nu holdes ajour med alt, hvad der sker i virksomheden, og at de kan kommunikere inden for og mellem enhederne og faciliteterne på en enkel og effektiv måde. Vi tror på, at det nye intranet både vil styrke fællesskabet og øge engagementet, siger Stig Dalum.