Vi læser i tebladene - 10 prioriterede intranettrends for 2023

Virksomhederne er ved at starte et nyt år og der kigges på opdaterede intranetplaner og på, hvordan medarbejdernes digitale oplevelse på arbejdspladsen kan forbedres. I denne artikel finder du vores forudsigelser om intranet-trends for 2023 inden for mellemstore og større virksomheder, og hvilke forbedringer der typisk vil være i fokus.

På trods af overskriften er vores prognoser hovedsageligt baseret på en nylig undersøgelse af de digitale arbejdspladsers prioriteter for medarbejdere inden for kommunikation, IT og HR-funktioner. Vores overordnede konklusion af den feedback, vi har modtaget, er, at virksomhederne prioriterer grundlæggende aspekter af intranettet frem for "buzz words-områder".

1. Forbedring af brugeroplevelsen

En fælles prioritet for 2023 er at forbedre brugeroplevelsen for at hjælpe med at genoplive løsningen og fremme dens udbredelse. Denne første tendens synes at være stærkere blandt organisationer med et intranet, der er ældre end to år, og blandt de aktiviteter, der er planlagt for at nå dette mål, finder vi:

Forbedring af navigationen som gør det nemmere at finde indhold, især med hensyn til mega-menuer og personlig navigation.
Forbedre mulighederne for at offentliggøre indhold til den relevante målgruppe.
Implementering eller opdatering af branding og designmønstre for løsningen.

Mange organisationer har indset værdien af at optimere kundeoplevelsen og sigter nu mod at skabe samme værdi for organisationen ved at styrke medarbejderoplevelsen. En fælles inspirationskilde til det arbejde kommer fra apps og webløsninger rettet mod forbrugere. Respondenterne nævner særligt fordelene ved en forbedret mobiloplevelse og personlige løsninger med mindre behov for træning.

Vi forventer, at slutbrugernes ønske om en forbedret og mere forbrugerlignende intranetoplevelse kan blive til virkelighed i mange organisationer i det kommende år, da der allerede arbejdes på denne optimering.

2. Udgiv indhold på flere kanaler

Den anden tendens, som vi vil se i det kommende år, er multi-channel publishing i intranettet. Vi ser mange organisationer, der søger efter måder, hvorpå de ikke kun kan levere indhold til web-browserbesøg på intranettet, men også nå slutbrugerne, hvor det er mest bekvemt for dem. De mest almindelige kanaler, der undersøges og forberedes, er:

Intranetfunktioner eller den fulde intranetoplevelse i Microsoft Teams. I dag er det nemt at udgive intranettet til Teams eller at udvælge værdifulde funktioner og tilbyde dem som Teams-apps.
Implementer en mobil app til intranettet, tilpasset organisationens behov. Planen ser ud til at være at gå efter mobilapps, der kan tilpasses udvalgte målgruppers behov, som har et specifikt navn, ikon, farvepalet osv.
Vis udvalgt indhold via digital skiltning. Et almindeligt eksempel er offentliggørelse af nyhedsartikler, begivenheder, resultatindikatorer og meddelelser på en eller flere udvalgte skærme, i kantiner, receptioner, mødelokaler etc.

Andre tilgange, som vi hat fået feedback om, er at offentliggøre indhold til en intranetkanal med understøttelse af slutbrugerabonnementer og udsendelse af nyhedsbreve til de brugere som sjældent er på intranettet.

3. Personalisering af indhold og ressourcer

En tendens, som vi tror, vil stige voldsomt i de kommende år, er personalisering. Målet her er naturligvis ikke personalisering som sådan, men at hjælpe med at give en bedre og mere relevant oplevelse for hver enkelt bruger, og planlagte aktiviteter der dækker:

Håndtering af globalt og lokalt indhold på en måde, der giver slutbrugerne relevant indhold. Et almindeligt eksempel er, at brugere på en bestemt lokalitet kun skal have adgang til den personalehåndbog, der gælder i det pågældende land.
At give slutbrugerne mulighed for at abonnere på nyt eller opdateret indhold i udvalgte intranetafsnit, fællesskaber, sider, dokumenter eller indhold, der har et bestemt tag.
At bede slutbrugerne om at give oplysninger om interesseområder i deres brugerprofil for at kunne præsentere anbefalede nyheder, fællesskaber eller begivenheder.

Nogle organisationer drøfter også muligheden for at lade slutbrugerne konfigurere, hvilke funktioner der skal vises i et bestemt afsnit af startsiden. Det er måske ikke nogen dårlig idé, selv om vores erfaring er, at mange brugere vælger ikke at foretage den type indstilling.

4. Frontlinjemedarbejderne - nå ud til og inddrag alle brugere

I de seneste år har vi set et skift i mange organisationer fra at implementere løsninger rettet mod skrivebordsarbejdere til nu at fokusere på at inkludere frontlinjemedarbejdere i initiativer til forbedret kommunikation, samarbejde og videndeling.

Disse organisationer kan drage fordel af, at teknologien har udviklet sig til at gøre dette til et overkommeligt skridt at tage. Men den endnu bedre nyhed er, at vi ser forbedringer med hensyn til, hvordan man håndterer de typiske udfordringer i frontlinjen, f.eks. at medarbejderne ikke har nogen brugerkonto, ingen Microsoft-licens, ingen virksomhedsenhed til rådighed og kun lidt eller ingen tid til at konsummere virksomhedens indhold.

Vores prognose er, at vi vil se en stigning i BYOD-strategier og intranetindhold i en kontekst, der minimerer licensomkostningerne. De tilpassede mobilapps, der er nævnt ovenfor, vil naturligvis være en vigtig del af muligheden for at nå ud til og engagere frontlinjeteams. Vi ser også en stigende brug af QR-koder: "scan QR-koden for at downloade appen", "scan QR-koden på større skærme for at fortsætte i mobilen" eller "scan QR-koden på lagerhylder for at få adgang til oplysninger om et bestemt produkt".

5. Brug af fællesskaber til at forbedre videndeling

Respondenterne i undersøgelsen har understreget, at forbedret videndeling er et område af stor interesse. Mange organisationer planlægger at bruge fællesskaber til at støtte struktureret videndeling mellem kolleger, og de ser ofte dette som en metode til at opbygge en fælles vidensbase, hvor medarbejderne kan finde råd og god praksis til støtte for det daglige arbejde.

Grundlaget for intern videndeling synes at være diskussioner, fælles dokumenter og blogindlæg eller artikler. Men i planerne for kommende løsninger har vi også hørt forslag om mulighed for at interagere med indhold og fælles bestræbelser på at forbedre vidensressourcerne over tid. En mulighed kunne være at anvende en gamification-ramme, hvor slutbrugerne kan få aktivitetspoint og optjene community badges.

6. Zoom ind på kerneprocesser for at fremme medarbejdernes engagement

Flere organisationer planlægger forbedringer, der vil bringe intranettet tættere på kerneprocesser og forretning. Et almindeligt eksempel er at lancere nye koncepter og funktioner, der kan støtte HR's udfordringer og samtidig give værdi til slutbrugerne. Vi har set masser af eksempler på, hvordan et intranet kan understøtte medarbejdernes livscyklus fra pre-boarding til offboarding, og de prioriterede områder for det kommende år ser ud til at være:

Opret en onboarding-portal (og/eller pre-boarding-portal) med ressourcer, der kan hjælpe nye kolleger med at få en hurtig introduktion til organisationen.
Implementer håndtering og administration af kurser, mikrokurser og videokurser, lancering af et læringscenter for nem adgang til kurser og visning af kurser, der er gennemført i ens brugerprofil.
Fremhæv nye kolleger, rolleændringer, jubilæer og personer, der forlader organisationen. Anerkend medarbejdere for et godt stykke arbejde, f.eks. "månedens medarbejder" eller de bedste bidragydere i vidensdelingsfællesskaber.
Få en bedre forståelse af medarbejdernes stemme ved at gennemføre meningsmålinger og undersøgelser. Etabler kanaler for feedback og forslag til forbedringer.

Alle ovenstående eksempler kan ses som tiltag til at forbedre medarbejderengagementet, et område, hvor HR ofte har et bredt ansvar.

7. Forbedre søgeoplevelsen for at gøre det lettere at finde information

Den næste prognose kunne nemt have været slået sammen med tendensen "forbedre brugeroplevelsen" ovenfor, da det er vigtigt at bruge søgning til at finde intranetressourcer. Vi vælger at liste søgeoplevelsen som en selvstændig trend, da mange organisationer medgod grund behandler dette som et separat spor i deres forbedringsplaner.

Når det drejer sig om at forbedre søgningen, omfatter de mest almindelige aktiviteter, der er planlagt for det kommende år, følgende:

Hjælp til slutbrugerne med at indsnævre søgeområdet ved hjælp af søgekategorier og "refiners" for at gøre det lettere at finde de relvante informationer
Giv slutbrugere mulighed for at give feedback til en søgeadministrator med henblik på løbende forbedringer.
Sørg for søgestatistik for at få oplysninger om de bedste søgetermer, de mest klikede søgeresultater, opgivne søgninger og nul-søgninger.
Giv mulighed for at promovere søgeresultater og brug selvstændige søgeapplikationer ("find kollega", "find produkt" osv.) for at give den bedst mulige søgeoplevelse.

8. Styrk informationspolitikker og governance-koncepter

En af de hurtigst voksende bekymringer, som vi hører om, er, at mængden af indhold og ressourcer vokser dag for dag. Ethvert intranet vil højst sandsynligt indeholde flere sider, dokumenter, indlæg osv. end for en måned eller et år siden og brugerne kræver en konstant forbedret brugeroplevelse.

For at møde denne udfordring planlægger de fleste organisationer at styrke deres styringskoncept med informationspolitikker, skabeloner, metadata, arbejdsgange, arkivering osv. Ved at følge definerede processer og livscyklusser kan indhold forvaltes på en måde, der gør det muligt at levere en god brugeroplevelse, ikke kun i dag, men også om et år eller to.

De to områder, som de fleste respondenter siger, at de prioriterer, er håndtering af vigtige forretningsdokumenter (politikker, instruktioner, aftaler osv.) og forbedret styring af samarbejdet i Teams (se nedenfor).

9. Gør samarbejdet i Microsoft Teams mere effektivt

Der er særligt ét aspekt af samarbejdet i Teams, som synes at have højeste prioritet. Mange organisationer leder efter en måde at kombinere enkelheden i Teams med strukturerne i deres styringsmodeller på. Dette gælder især for interne projekter, hvor brugerne efterspørger mere effektiv støtte til brug af projektmodeller, dokumentskabeloner, obligatoriske opgaver og til at fortælle kollegerne om projektet - eller endda om, at der er et projekt i gang.

Nogle af de prioriterede behov for 2023 synes at være at implementere bedre understøttelse af brugen af officielle projektmodeller i Teams, opstilling af egenskaber, politikker og skabeloner for nye Teams, integration med andre Microsoft 365-værktøjer og en struktureret projektportefølje.

10. Evaluér intranettets ydeevne med forbedret analyse

Endelig er den sidste tendens måske en af de vigtigste for respondenterne. Da det er almindeligt, at C-level ledere ønsker at se stærkere beviser for afkastet af intranetinvesteringer, forventer vi en stærk udvikling inden for analyseområdet.

Organisationerne skal ikke kun kunne fremvise målinger af intranetbrug, indholdsudbredelse og medarbejdertilfredshed. Målingerne skal sammenlignes med mål og flettes sammen med evaluering af applikationen, justering af strategier og beslutning om roadmaps.

Hvad vil (højst sandsynligt) ikke være en trend i 2023?

Selv om vi har hørt om bemærkelsesværdige fremskridt inden for chatbots, forventer vi ikke, at dette vil være en intranet-trend i 2023. Respondenterne forventer heller ikke forbedringer af intranettet baseret på AI, virtual reality, augmented reality, stemmegenkendelse eller maskinlæring. Så flere af de "buzz words-områder" på markedet må vente mindst et år mere på at blive egentlige trends eller se aktiviteter blive planlagt for det kommende år.

Det eneste forslag vedrørende infrastruktur eller det rent tekniske aspekt af intranettet var spørgsmålet om, hvorvidt online hosting og cloud-modellen faktisk er mere omkostningseffektiv end den gamle on-premise-opsætning. Vi forventer ikke, at organisationer vil begynde at forlade skyen i det kommende år, men måske vil nogle genbesøge dette emne.

Til slut

Det var de ti tendenser, som vi forudser, at du vil se og høre om i det kommende år.

Hvis du er interesseret i at lære mere om nogle af de områder, der er kommenteret ovenfor, kan du gå på opdagelse i vores blogs og webinarer listet nedenfor. Eller hvorfor ikke kontakte os for at få mere at vide om, hvad Omnia kan gøre for din organisation - og hvordan vores produkt matcher tendenserne for 2023?