Hvorfor skal jeg have et intranet?

Det kan ofte være svært at argumentere for hvorfor et intranet er nødvendigt. Derfor har jeg skrevet denne blog post om emnet. Den største udfordring er at producere en kontant business case som viser en realiseret gevinst, og det også den helt forkerte måde at gribe det an på...

Introduktion

Mange intranet managers, interne kommunikationsfolk, HR-afdelinger eller andre, som er ansvarlige for intranettet i en virksomhed, møder en udfordring når der skaffes funding til en ny løsning eller forbedring af en eksisterende. Denne artikel er en hjælp til præcis denne gruppe af personer, for at give flere gode argumenter for hvorfor en ny eller forbedret intranet løsning er en god investering.

En business case er ikke den rigtige metode

Ofte falder mange organisationer i vanens fælde når der skal etableres nye IT løsninger, dvs. man afkræver en business case, som skal vise at et nyt intranet er en god investering. Dvs. at man skal producere en business case der viser at et intranet vil skabe en umiddelbar produktivitetsgevinst hos medarbejderne. Dette kan ofte være en udfordring at gøre, da det handler om at kvantificere hvad bedre kommunikation, bedre videndeling, øget digitalt samarbejde giver direkte til bundlinjen i øget produktivitet. Paradokset er her, at de fleste nok ikke vil betvivle at effekten findes, men den kan dog være svær at kvantificere. Hvis den skal kvantificeres præcist, kræver det man måler på medarbejdernes adfærd og analyserer deres tidsforbrug i forhold til vide søgning, mindre effektivt samarbejder og i det hele taget "tidsrøvere" i deres hverdag, for at se om en bedre digital understøttelse kunne gøre en forskel. Dette kan principielt godt lade sig gøre, men undersøgelsen og udformning af business casen vil nok overstige investeringen i selve det nye intranet, så det ville være en dårlig forretning. Det som de fleste gør i stedet at lave nogle antagelser:

• "En medarbejder bruger 10 minutter mindre tid om dagen på informationssøgning, hvis søgefunktionen blev forbedret."
• "En medarbejder sparer 20 minutter om dagen på at gemme og genfinde dokumenter med en bedre digital løsning"
• og så videre...

Problemet med disse antagelser er at de er baseret på en mavefornemmelse og ikke rigtig kan verificeres. De er desuden baseret på den samme mavefornemmelse, som fra starten af sagde at selvfølgelig vil det give en forbedret produktivitet med en bedre digital løsning i form af et intranet.

I de følgende afsnit vil jeg give nogen andre argumenter for hvorfor et intranet er vigtigt og burde være i fokus for alle virksomheder, ikke mindst dem med mere end 50 - 100 medarbejdere.

Den hybride arbejdsplads

Der bliver talt meget om den nye hybride arbejdsplads disse dage, og jeg synes dette emne er interessant af to årsager. For det første synes jeg mange forsimpler hvad den hybride arbejdsplads egentlig går ud som nyt paradigme og for det andet er netop den nye hybride arbejdsform et tungtvejende argument for netop en digital arbejdsplads. De fleste har nok hørt udtrykket "arbejde er ikke et sted" og lignende oneliners som flyver rundt i debatten om den nye situation efter Corona. Selvom dette udtryk er meget rammende, så er det med til at skabe den lidt for simple udgave hvad den nye hybride arbejdsplads går ud på, nemlig at man har mulighed for også at arbejde hjemme. Så en den simple udgave, så drejer hybrid arbejde sig om at man gør ligesom man plejer, man kan bare gøre det hjemmefra nogle dage om ugen, fordi man har adgang til virksomhedens data og de arbejdsværktøjer man skal bruge fra sin egen adresse. Denne fremstilling misser for mig at se hele det paradigme skifte som hybridarbejde er i forhold til den øgede digitalisering.

Det nye hybride paradigme

Det nye hybride paradigme har langt mere vidtrækkende konsekvenser, for det som er ved at ske, er at virksomheder ikke længere bygges op omkring fysiske kontorer. Vi har altid indtil nu, set en virksomhed som en samling af fysiske lokationer, som vi så kan binde sammen digitalt. Det betyder at mine kollegaer i New York er på samme digitale netværk som mig selv i København og jeg nemt kan samarbejde med dem og have fortrolige samtaler online. Alt sammen til gavn for produktivitet og klimaet, da det samtidig mindsker behovet for rejseaktivitet. Men når folk bliver mere spredt end de fysiske kontorer og ikke mødes længere fast i lokale hubs i virksomheden, hvad er det så som skaber kulturen i virksomheden? Hvad er det som skal erstatte den tilfældige snak i korridorerne og ved kaffemaskinen? Hvordan skal sociale normer skabes mellem kollegaer? Hvordan skal "tonen" i virksomheden blive til?

Der er egentlig kun et svar på disse spørgsmål og det er at det kun kan udfyldes af et digitalt rum, som komplement til det fysiske. Så I den nye hybride verden bliver det digitale lim, som skal binde virksomheden sammen et bærende fundament for kulturen og dermed den interne kommunikation, samarbejde, videndeling osv. I fremtiden skal vi til at bygge vores virksomheder op omkring solide digitale løsninger, som fundament for medarbejdernes interaktion i stedet for fysiske kontorer. Fysiske kontorer er stadig vigtige, paradigmeskiftet er i virkeligheden mere at de bliver sekundære i forhold til det digitale rum. Hvis vi har en god digital løsning for alle medarbejdere, som er deres digitale skrivebord og virtuelle hverdag, så er det mindre vigtigt hvor vi laver de fysiske hubs hvor vi kan mødes - en ny fysisk lokation kan nemt tilkobles vores intranet og digitale fundament uanset hvor den dukker op henne. På den hybride arbejdsplads har vi medarbejdere, som er vant til at arbejde uanset hvor de befinder sig og samtidig mestre de digitale værktøjer.

Den hybride arbejdsform

Udover den hybride arbejdsplads er den hybride arbejdsform og så overset i diskussionen, da den også ofte fejlagtigt bliver et spørgsmål om at man kan arbejde hjemme når man vil. Men der er ikke så meget hybrid i at man arbejder hjemme om mandagen og er på kontoret om tirsdagen. I virkeligheden er den hybride arbejdsform mere kompleks og et udtryk for at nogle arbejder hjemme og andre er mødt ind på kontoret. Hvilket vil sige at møder både har en fysisk dimension og en digital. Det kræver en anden mødeledelse, planlægning og opfølgning at have hybride møder, hvor man får inkluderet alle involverede og her ligger den egentlige udfordring. Desuden opstår der også en masse andet hybridarbejde til daglig, hvor snak i kontoret suppleres med online chat og samarbejde i projekter, både diskuteres med kollegaer som er fysisk til stede og foregår online i digitale samarbejdsrum.  

En af de store fordele ved den hybride samarbejdsform er at den giver automatisk en digital historik, fx optagelse af online møder, chat historik, noter der bliver delt med det samme, dokumenter som skabes on-the-fly osv.

Den hybride arbejdsform understreger igen at behovet for et intranet til medarbejderne, som er deres virtuelle samlingspunkt, bliver en vigtig brik i det samlede digitale fundament for virksomheden. Især hvis man vil tiltrække og fastholde de bedste medarbejdere i en mere og mere digital fremtid.

Den moderne medarbejder

"Den moderne medarbejder" er nok lidt en floskel, men er stadig et meget godt udtryk som dækker over de af nutidens medarbejdere, som er fremadskuende i forhold til de digitale muligheder. En anden virkelig vigtig grund til at have et rigtig godt intranet og digital arbejdsplads er at den moderne medarbejder er krævende og forkælet. I deres dagligdag er medarbejdere vant til, fra deres private liv, at kunne gøre alt digitalt via deres smartphone. Der bliver investeret mange milliarder af kroner i at lave gode købsoplevelser, sociale platforme og selvbetjeningsløsninger. Forskellen på succes og fiasko er 99% af gangene hvor god en brugeroplevelse og dermed hvor intuitiv en app, eller en hjemmeside er. De forventninger som skabes her, tager medarbejderne med på deres arbejdsplads og hvis de oplever løsninger og brugergrænseflader, som måske ikke fungerer på mobilen, ikke er intuitive eller bare føles gammeldags, så bliver de skuffet på præcis samme måde som hvis de trådte ind i et kontor med halvdårlige borde og stole, som de var tvunget til at sidde ved i 8 timer for at udføre deres arbejde.

Men hvorfor er lige intranet vigtig?

Intranettets primære formål er at være et digitalt samlingspunkt i virksomheden, herunder at være den primære interne kommunikationskanal, en hub for digitalt samarbejde, det daglige udgangspunkt for den virtuelle hverdag m.m. Der er flere varianter og detailkrav i forskellige typer af virksomheder, men de er alle varianter over det samme tema.

Dermed bliver intranettet den digitale lim, som skal binde alle andre digitale systemer sammen i en helhedsoplevelse for den enkelte medarbejder. Udover dette praktiske formål, så har intranettet også en vigtig rolle som kulturbærer i virksomheden, da det er de historier som fortælles i en virksomhed både af ledelse og ansatte, som skaber kulturen på den lange bane. Det er historier, som bliver genfortalt og nogle bliver til myter, der til sidst bliver til kultur der rodfæstes i alle medarbejdere. Så hvis man er enig med Peter Drucker og hans syn på moderne ledelse (“Culture eats strategy for breakfast.”), så ved man også at man skal værne og dyrke virksomhedskulturen og prioritere denne højere end strategien, da eksekvering er altafgørende.

Jo mindre friktion den enkelte medarbejder oplever på intranettet jo mere produktive vil de være og jo bedre behandlet vil de også føle sig. De digitale rammer for den enkelte medarbejder, som intranettet i høj grad, som digitalt knudepunkt, skal være med til at skabe, er altafgørende for hvor komfortable medarbejdere føler sig på deres arbejdsplads, på præcis samme måde som de fysiske rammer er afgørende for et godt arbejdsmiljø på kontoret.