Forbedring af intern kommunikation: Tæm kraften i det moderne intranet

Når det bliver mere almindeligt, at arbejdsstyrken er spredt over forskellige lokationer og arbejder remote, så har behovet for en effektiv og problemfri intern kommunikation aldrig været større. Virksomheder har brug for en praksis for effektiv kommunikation for at kunne gøre den rigtige information tilgængelig på det rigtige tidspunkt i den kanal, som modtageren foretrækker at bruge. Fremadrettet er et modern intranet nøglen til forretningssucces.

Her vil vi gennemgå, hvordan virksomheder kan udnytte intranettet til at forbedre den interne kommunikationspraksis. Lige fra at implementere informationspolitkker, planlægning af effektiv kommunikation, sikre brugervenlig forbrug til at evaluere og forbedre kommunikationseffektivitet.

Forventinger til det moderne intranet

Før det moderne intranets indvirkning på den interne kommunikation diskuteres, så er det vigtigt at forstå det moderne intranet fuldt ud. Nutidens arbejdsstyrke leder efter mere end bare nyhedsopdateringer og dokumentbiblioteker; de ønsker en omfattende platform, der integrerer mange forskellige kanaler som f.eks. mobilapps, digital skiltning, nyhedsbreve og forbindelse til platforme såsom Microsoft Teams, Viva Engage eller Slack.

En brugerorienteret interface, der tilbyder personaliseret oplevelser på tværs af enheder, der fungerer som en hub for alle den digitale arbejdsplads’ behov, der indeholder robuste netværksfunktioner, samarbejdsværktøjer, problemfri integration med tredjepartsapps, er alle essentielle komponenter i et moderne intranet. Virksomheden vil også forvente branding der kan skræddersyes og en omfattende governance og analysemuligheder, der kan hjælpe med at drive initiativet med at få et sucessfuldt intranet.

Efter oprettelsen af et intranet, der dækker de elementer der beskrives ovenfor, så har du en fremragende platform for at kunne forbedre kommunikationspraksisser – og øge medarbejderengagementet.

Men blot at have et moderne intranet på plads er ikke en garanti for en forbedret intern kommunikation. Succes afhænger af adskillige faktorer, lige fra at fastlægge en robust governanceplan til at følge op på resultater ved hjælp af realtidsanalyser af brug, rækkevidde og brugerinteraktioner. Derudover er det også vigtigt at inkludere effektive værktøjer til kommunikatører og at levere dine budskaber til de rigtige brugere i den rigtige kanal. Lad os udforske nogle af nøglefaktorerne for success:

Fastlæg informationspolitikker

En stærk governanceplan med politikker for, hvordan forskellige indholdstyper skal håndteres er afgørende for et intranets succes. Planen vil understøtte konsekvent sammenhæng, brugervenlighed og afstemning med din virksomheds mål. Den kan indeholde retningslinjer for at håndtere indhold, skabeloner, layout, metadata, indstillinger og meget mere. Når den er godt lavet, så danner den fundamentet for en positiv brugeroplevelse, også samtidig med dit indhold og løsningen vokser over tid.

Governanceplanen kan også inkludere strukturer til at sikre, at intranettet bliver ved med at være sikkert, overholder compliance, er tilgængeligt og afstemt med virksomhedens mål.

Effektive kommunikationspraksisser

Effektive praksisser er afgørende for at forbedre intern kommunikation. Ved at oprette en kommunikationshub indeni intranettet, så kan du gøre dit team i stand til selv at kunne planlægge, samarbejde, vælge kanaler, skemalægge og publicere nye indlæg og nyt indhold.

Vi anbefaler, at virksomheder laver en robust indholdsstrategi for at sikre, at intranettet bliver ved med at være en værdifuld ressource for medarbejderne. Og en årlig kommunikationsplan kan også have stor værdi for din forretning.

At sørge for de rigtige værktøjer til kommunikatørerne

Det moderne intranet leveres med solide værktøjer til at lave, publicere, promovere, kvalitetssikre og evaluere indhold. Det er også væsentligt, at løsningen tillader branding af indhold på en måde, så det afspejler din virksomheds designretninglinjer og kultur.

Du vil skulle imødekomme mange forskellige roller med forskellige behov i kommunikationsprocessen, lige fra redaktører, indholdsejere og designere, der anmoder om et sofistikeret publiceringsmiljø, til brugere, der opdaterer en side et par gange om året. Den første gruppe af brugere vil efterspørge mediehåndtering, præcis målretning og dybdeborende analyser, mens den anden gruppe af brugere forventer en simpelt værktøj.

Derudover for at kunne forbedre kommunikationspraksisser så anbefaler vi, at platformen skal have mulighed for at kunne promovere indhold i interne sociale kanaler som f.eks. Teams, Viva Engage og via e-mail.

At sikre en brugeroplevelse, der driver adoption

At fastholde dit publikums interesse betyder, at de rigtige budskaber sendes til de rigtige folk på en enhed, som modtageren selv vælger. Det moderne intranet leverer en visuelt tiltalende oplevelse i webbrowsere, men giver dig også mulighed for at knytte løsningen til Microsoft Teams. For brugere, der foretrækker at bruge intranettet i en mobilapp, at skimme nyhederne igennem på skærme til digital skiltning eller at modtage et ugentligt nyhedsbrev – der skal disse kanaler også være tilgængelige. Et mantra for kommunikationsteamet kan være at publicere budskabet ét sted, men levere budskabet i mange kanaler.

For at sikre at alle brugere vil bruge det moderne intranet og ved, hvordan det skal bruges, så kan det være en god ide at bruge vejledninger, video- og mikrokurser til at forklare medarbejderne, hvordan de får mest muligt ud af løsningen.

At spore og evaluere resultater

Ved at kigge på tal kan du se, om dit intranet virker, og du kan finde måder til at forbedre det. På et moderne intranet kan du overvåge brug, rækkevidde, brugeradfærd og brugerinteraktioner i realtid – og du kan reagere, når det er nødvendigt at promovere noget indhold mere. Du kan også overvåge og analysere, om dit budskab kommer ud til de rigtige målgrupper, og det kan give dig værdifuld læring til at kunne optimere din kommunikation fremadrettet.

For at kunne evaluere hvordan den interne kommunikations performance er, så anbefaler vi også, at virksomheder bruger feedbackkanaler, rundspørger og meningsmålinger for at kunne forstå brugerne.

Lær mere om, hvordan du transformerer intern kommunikation

For at opsummere så er et moderne intranet et kraftfuldt værktøj til at forbedre interne kommunikationspraksisser i virksomheder. Ved at have en solid governanceplan, strukturerede kommunikationsretningslinjer, et brugervenligt interface og mulighed for at overvåge intranettets brug i realtid, så kan et moderne intranet øge produktiviteten, innovation og organisatorisk succes.

Hvis du vil vide mere om, hvordan du forbedrer intern kommunikation med resultater udover alle forventninger, så læs denne casestudy fra MAN Energy Solutions eller deltag i dette 14-minutter on-demand webinar om intranet kommunikationspraksisser.

Ved at implementere best practices og lære fra succesfulde casestudier, så kan virksomheder tæmme det fulde potentiale i det moderne intranet og transformere deres interne kommunikation.