Få brugerne ombord i intranettet - 10 tips og tricks
Har du svært ved at få dine medarbejdere til at bruge virksomhedens intranet? Bare rolig, du er ikke alene. Mange organisationer står over for de samme udfordringer, når de forsøger at vende trenden med for få besøg på intranettet. Men frygt ej, der er metoder til at fremme brugen og få dine medarbejdere til at engagere sig i dit intranet.
I dette blogindlæg giver vi dig 10 praktiske tips og tricks til at få brugerne til at tage intranettet til sig.
1. Start med strategien
Før du går i gang med at designe dit intranet, er det vigtigt at have en klar forståelse af, hvorfor du overhovedet har brug for et intranet. Overvej de overordnede mål og centrale løsningsområder, som du ønsker at opnå med dit intranet, samt hvordan du vil evaluere dets succes. Søg desuden inspiration fra relevante forbrugerapps for at hjælpe dig med at designe et intranet, der føles intuitivt og velkendt for dine medarbejdere.
2. Inddrag medarbejderne i designprocessen
Inddrag et team af intranetambassadører fordelt på tværs af afdelinger og lokationer for at pilotteste løsningen. Denne tilgang giver praktisk erfaring med intranettet og verificerer, at det giver brugerfordele og samtidig opfylder forretningsbehovene.
3. Inddrag alle medarbejdere og enheder
Sørg for, at alle medarbejdere har en brugerkonto og tilladelse til at få adgang til intranettet. Gør intranettet tilgængeligt for så mange brugere og enheder som muligt ved at bruge en mobil app til intranettet, digital skiltning og nyhedsbreve og ved at forbinde intranettet med Microsoft Teams.
4. Løs det centrale spørgsmål
En af de vigtigste udfordringer for moderne intranet er, hvordan man løbende kan levere den gode brugeroplevelse - efterhånden som mængden af information og applikationer vokser. For at imødegå denne udfordring skal du lægge dit fokus på at skabe en intuitiv, personlig og opgaveorienteret brugeroplevelse med god ydeevne og visuel appel på alle enheder. Definér relevante informationspolitikker, livscyklusser, styringsmodeller og statistikker/rapporter, der kan hjælpe dig med at mestre den voksende og skiftende digitale arbejdsplads.
5. Kommuniker fordelene
Fortæl om de mange fordelen ved intranettet i god tid inden lanceringen. Fremhæv specifikke funktioner og indhold, der kan være til gavn for de enkelte medarbejdere og teams, f.eks. nyheder, politikker, søgning, videndeling, teamsamarbejde og opgavestyring. Synliggør intranettet over for medarbejderne regelmæssigt via e-mail-nyhedsbreve, intranetbannere og plakater rundt omkring på kontoret.
6. Arranger et lanceringsarrangement
Planlæg en lancering, der omfatter alle brugere alle steder. Få din administrerende direktør til at udsende en introduktion til løsningen, få lokale chefer og ledere til at lave testimonials, tilbyd giveaways, server en intranetkage, sæt plakater op og send en guide til "hvordan man kommer i gang" via e-mail, eller vælg andre aktiviteter, der vil blive godt modtaget i din organisation.
7. Tilbyd uddannelse og støtte - og gør god brug af ambassadører
Tilvejebring online tutorials, webinarer, personlige træningsmøder, brugervejledninger og FAQ-sektioner for at hjælpe medarbejderne med at lære at bruge intranettet. Sørg for, at der er en helpdesk eller et supportsystem på plads til at besvare eventuelle spørgsmål fra medarbejderne. Aktivér intranetambassadørerne til at promovere intranettet, yde støtte til andre medarbejdere, besvare spørgsmål, give tips og tricks og opfordre andre til at bruge intranettet.
8. Gør intranettet vigtigt
Sørg for, at vigtige oplysninger, dokumenter og ressourcer er tilgængelige på en personlig måde. Integrer intranettet med relevante forretningssystemer, og tilskynd teams til at bruge intranettet til meddelelser, sociale diskussioner, projektstyring, opgavesporing og teamsamarbejde. Luk nogle af de alternative og redundante kommunikationsmetoder som f.eks. ugentlige e-mailudsendelser eller lokale nyhedsbreve.
9. Gamify intranettet
Overvej at tilføje spillignende elementer som f.eks. leaderboards, badges og belønninger for at fuldføre opgaver eller bruge visse funktioner. Opret et program som anerkender og belønner medarbejdere, der aktivt bruger og bidrager til intranettet.
10. Mål og juster
Brug analyser og feedback fra medarbejderne til løbende at evaluere intranettets succes og foretage de nødvendige justeringer for at sikre, at det fortsat er relevant og nyttigt.
Afslutningsvis kan det konkluderes, at det kræver en strategisk tilgang at fremme brugernes accept af dit intranet, at inddrage medarbejderne i designprocessen, at gøre det tilgængeligt for alle medarbejdere og enheder, at kommunikere om dets fordele, at tilbyde uddannelse og support og at gøre intranettet til et vigtigt værktøj i det daglige arbejde. Gamification og løbende evaluering er også afgørende for succes. Brug disse tips og tricks til at fremme brugeradoptionen og øge engagementet i dit intranet.
Vores konklusion
Ved at implementere disse tips og tricks kan du skabe et intranet, der er intuitivt og personligt, og som vil være vigtigt for dine brugere, når de skal få tingene gjort. Dette vil føre til flere besøg og bedre brug og en mere produktiv arbejdsstyrke. Husk løbende at indsamle feedback fra dine brugere og forbedre dit intranet i overensstemmelse hermed for at sikre dets fortsatte succes.
Med den rigtige tilgang kan dit intranet blive et vigtigt værktøj for din organisation, der forbedrer kommunikation, samarbejde og effektivitet.
