Du kan også bruge din intranetløsning til at dele viden med dine medarbejder

Er det virkelig muligt at implementere en vellykket løsning til at dele viden, baseret på din virksomheds intranet? Svaret er ja!

I dag ser vi flere organisationer, der stræber efter at vinde konkurrencefordele ved at styre viden inden for organisationen på en mere struktureret måde. Da Omnia og Office 365 vil opfylde de fleste af forretningsbehovene inden for dette område, tror vi, at virksomhedens intranet kan være et godt middel til at etablere en vellykket Knowledge Management-løsning.

I dette blogopslag, kan du blive klogere på hvad dit intranet skal opfylde for at, få mest muligt ud af den viden, som befinder sig i din organisation.

Støt processen med at kreerer og dele viden 

Omfanget af en løsning til vidensdeling varierer mellem organisationer. Men hvis vi tager udgangspunkt i dette område, og sammenligner løsningerne, kan vi let identificere nogle fællesnævnere.

For det første skal løsningen understøtte processen med at skabe, kategorisere og offentliggøre videns aktiver i forskellige formater, så som artikler, dokumenter, film og billeder osv. Derefter skal brugerne være i stand til at finde og interagere med videns aktiverne, for eksempel, bedømme, kommentere, lide og dele indhold med deres kammerater. Derefter skal der være en proces til at give feedback om indhold og dermed bidrage til at forbedre videns aktiviteterne.

Med en løsning til at dele viden, får brugerne mulighed for at stille spørgsmål eller deltage i diskussioner. Med en Q&A-funktion eller sociale værktøjer, kan det give brugerne mulighed for at dele ideer eller have samtaler med deres medarbejdere.

Skab gode oplevelser ved at forbinde brugerne

Desuden skal brugerne udover at finde viden også kunne finde de af deres kollegaer, som kan hjælpe med relevante kompetencer, evner og erfaring. For at få optimalt udbytte skal intranettet have informationsrige brugerprofiler, der gør det muligt at finde kolleger baseret på færdigheder, roller eller ansvar.

Brugere skal også kunne kontakte sine kollegaer, på en nem måde. De skal kunne oprette forbindelse til jævnaldrende og derved udvide deres sociale netværk over tid. Parallelt skal brugerne også være i stand til at oprette og deltage i forskellige grupper, hvor de kan mødes med kolleger, der er interesseret i de samme emner eller områder.

For at motivere og få brugere til at deltage, skal løsningen også være i stand til at understøtte anerkendelsen af dem, der bidrager til brugen af vidensdeling. En fælles løsning til dette er at lade de bruger, der deler viden, besvare spørgsmål og deltage i diskussioner for at tjene samfundsemblemer, som de kan tilføje til deres profil.

Løsningen skal også give en intuitiv og personlig brugeroplevelse på alle enheder. Dette gælder også en tilpasset søgeoplevelse, hvor det skal være let at finde mennesker, viden og personlig navigation til de interesse man har. Løsningen skal også være i stand til at give meddelelser om nyt og opdateret indhold inden for områder af interesse. Det skal også være muligt for brugerne at dele viden med deres kollegaer, ved at sende e-mails eller dele opslag på sociale kanaler.

Administrer og overvåg løsningen over tid 

Over tid vil en løsning til at styre viden, hjælpe med voksende mængde af hjemmesider, dokumenter, film, samfund og andet indhold. For at lykkes med løsningen har du brug for stærkere værktøjer, der gør det muligt for administratorer at opsætte, styre og overvåge alle vigtige dele af løsningen.

Dette kan indebære at skulle definere sidelayouts, dokumentskabeloner eller godkendelsesarbejdsgange. Det kan også betyde at skulle indstille kompetence struktur eller livscyklusser for indhold og grupper. At reagere på indhold, som ikke bliver brugt, dårligt vurderet eller gammel vurderingsdato.

Tag imod vores ord. Hvis din organisation vidste, hvad din organisation ved - ville du og dine medarbejdere helt sikkert være mere effektiv. Så hvis dit intranet understøtter det koncept og de funktioner vi har beskrevet, har du allerede en god platform til en løsning der kan hjælpe med at dele viden og forbedre organisatoriske resultater.

Så måske er det tid til at begynde at overveje initiativet til at kunne styre viden, der ikke kun giver organisatoriske fordele, men også udnytter dit intranet bedre?