Skab en succesfuld digital arbejdsplads. Step 2: Effektiv struktur

En plan for, hvordan man optimerer produktiviteten, er vigtigt når man skal i gang med sin digitale arbejdsplads. Planen skal skabe struktur i kommunikationen og hjælpe processer, informationssøgning, navigation og dokumenthåndtering. Derudover skal den indeholde incitamentsdrevne strukturer, som kan øge engagementet, innovation, samarbejdet og arbejdsglæden blandt medarbejderne.

Dette oplæg, er det andet i rækken i vores nye blogtema, Skab en succesfuld digital arbejdsplads. Vi vil i dette oplæg give vores bedste tips og råd til, hvordan man opretter en struktur, der skaber sammenhæng i det digitale arbejde og optimerer produktiviteten.

Det første oplæg beskæftigede sig med den indledende fase af opbygningen på den digitale arbejdsplads. Har du ikke læst det første oplæg, finder du det her: Skab en succesfuld digital arbejdsplads. Første step: Vælg en strategi.

Det personlige præg

For at opnå optimal effektivitet og produktivitet er det vigtigt, at den digitale arbejdsplads er personlig. Med en brugerorienteret og personlig platform, kan medarbejderne nemmere og hurtigere finde de værktøjer og informationer de har brug for. Samtidig stimuleres samarbejdet, engagementet og innovationen når brugeroplevelsen er positiv.

Der findes flere muligheder, for at skabe et personligt præg. Det kan være alt fra personlige sider og profiler, samt navigation med målrettet indhold og rollebaserede adgangsfunktioner. Fællesnævneren for funktionerne er brugerens rolle, ansvar og de opgaver der skal løses. Når løsningen og informationsstrukturen, til den digitale arbejdsplads skal bygges, skal der tages hensyn til medarbejdernes roller og deres forskellige behov når de skal løse deres arbejdsopgaver.

Giv den digitale arbejdsplads et personligt præg og gør den præcis og effektiv, ved at følge disse tips:

 
  • Opret rolle- og opgaveorienterede startsider, menuer og navigationsfunktioner. I Omnia og på andre lignende intranetplatforme, kan man oprette personlige sider. I Omnia kaldes funktionen og modulerne for Rollups. Man kan konfigurere menuer og notifikationspaneler til forskellige arbejdsroller, så brugerne hurtigt kan få adgang til relevante nyheder og de dokumenter, projekter og arbejdsgrupper der er behov for.
 
  • Tilpasset målgruppe indhold. Ved at tagge indhold, f.eks. blogindlæg og dokumenter, med en eller flere arbejdsroller, kan man tilpasse det til bestemte målgrupper. I Omnia kaldes funktionen målretning. For at kunne målrette indholdet skal man have gennemtænkt en god struktur for, hvordan organisationens roller skal inddeles. Man kan f.eks. definere rollerne efter ansvar og arbejdsområder, herunder projektledere og linjeledere, eller baseret på kompetenceområder og interesser.
 
  • Konfigurer adgangsstyrede tilpasninger og begrænsninger for indhold, forummer og værktøjer. Man kan konfigurere adgang til forskellige ressourcer på arbejdspladsen, så kun bestemte arbejdsroller kan få adgang til dem. Ud over at det kan være nyttigt, af sikkerhedsmæssige årsager, kan det hjælpe brugeren til nemmere at navigere rundt fordi, at det kun er de ressourcer de har adgang til, som vises.
 
  • Strukturer søgefunktionen og muligør opgaveorienteret søgninger. Flere intranet og websteder tilbyder relativt enkle søgefunktioner. Dog er er der flere af disse, som genererer resultater uden mulighed for kategorisering, begrænsning af resultater eller udvidede søgekriterier. Med søgetjenester som disse, er søgeeffektiviteten helt afhængig af brugerens evne til at formulere nøjagtige søgesætninger. I platforme som Omnia, har brugeren mulighed for at lave avanceret søgninger og funktionalitet kan struktureres efter brugerens prioriterede søgebehov. Søgningerne kan kategoriseres ud fra en bestemt løsning, kompetencebehov, projekter eller arbejdsgrupper mm. Man kan også gemme søgekriterierne i foruddefinerede skabeloner, så alle resultaterne bliver nøjagtige de samme.
 
  • Opret detaljerede brugerprofiler. Brugerne skal udfylde deres egen profil, for at systemet kan definere målgrupper og skabe målrettet adgang. Udfyldelse af uddannelse, kompetencer, certificeringer, erfaring, interesser og ansvar, samt andet relevant for profilen, er vigtigt for at oplysninger og ressourcer matcher korrekt. Hvis man vil hjælpe medarbejderne på vej, kan man lave obligatoriske oplysningsfelter på profilen, så alle felter bliver udfyldt.  

Governance

Det kræver vedligeholdelse og governance at bevare en velfungerende og produktiv digital arbejdsplads. Jo flere oplysninger, der kan holdes up-to-date, jo mere effektive er medarbejderne. Når der er fokus på informationshåndtering, styrker man kvaliteten i den information som kommunikeres ud til medarbejderne.

Når vi bruger ordet ”governance” mener vi struktureret informationshåndtering. Det er de processer og funktioner, som kategoriserer og automatiserer oplysninger og som skaber begrænsninger eller gør oplysninger tilgængelige.

Sådan skaber man en grundlæggende god struktur til informationshåndtering:

 
  • Sørg for, at forskellige publiceringsroller understøttes. For at undgå usikkerhed om, hvad der kan gøres på den digitale arbejdsplads, skal der være støttefunktioner til forskellige læse-, redigerings- og udgivelsesrettigheder. Disse indstillinger styrer, hvem der kan udgive nye oplysninger, ændre layout og tekst, samt andet indhold.
 
  • Automatiser udgivelse af indhold. Ved at gøre distribution og godkendelse af information automatisk, kan man effektivt holde den digitale arbejdsplads ved lige. Man kan skemalægge hvornår der skal udgives nyheder og andre oplysninger og lave abonnements muligheder, så alle holdes opdateret.
 
  • Opret understøttelse af dokumenthåndtering. Flere platforme, som Omnia, understøtter dokumenthåndtering, som hjælper med at skabe sammenhæng når dokumenter skal oprettes, redigeres, samarbejdes omkring og kategoriseres. Med et dokumenthåndteringssystem er det tydeligt for alle medarbejderne, hvordan de skal oprette forskellige dokumenter. Og af hvem og hvornår et dokument ændres. Der opstår ikke to kopier af samme dokument og der er styr på forskellige versioner og alle ved præcis, hvor dokumenterne kan findes.
 
  • Kontroller vidensniveauet. Når hele organisationen er velinformeret skaber det større effektivitet og engagement hos medarbejderne. Derfor er det vigtigt, at man har en velfungerende proces, som sikre, at medarbejderne modtager og har adgang til alle relevante oplysninger. For at sikre medarbejdernes engagement, kan man via læsekvitteringer og obligatoriske læsefunktioner kontrollere om medarbejderne holder sig opdateret.
 

Hvis du vil vide mere om, hvordan du opretter en god struktur til at optimere den digitale effektivitet og produktivitet, så følg linket til vores webcast her: ”Den bedste vej til et succesfuldt intranet i Office 365". Her kan du blive klogere på, hvordan du arbejder med personalisering og struktureret informationshåndtering i Omnia.

Hold øje med næste del i denne blog-serie, hvor vi diskuterer, hvordan du kan påvirke innovation og overførelse af viden på den digitale arbejdsplads!