Skal jeg vælge SharePoint standard eller intranet-in-a-box til mit intranet?

Rigtig mange organisationer, som lige nu står overfor at skulle digitalisere den interne kommunikation og samarbejde og skabe en digital arbejdsplads, står overfor valget mellem at bruge SharePoint standard eller at tilkøbe et produkt. I denne artikel gennemgår vi fordele og ulemper ved de to modeller, for at hjælpe med beslutningen.

Den korte historie om mig, SharePoint og intranet

Mit navn er Eigil Mølgaard, jeg er ansvarlig for den danske afdeling af Precio Fishbone. Jeg har arbejdet med at implementere intranet og digitale arbejdspladser i store danske og internationale organisationer de sidste ca. 15 år. Jeg har været med på hele rejsen med SharePoint og Office 365 siden dens begyndelse omkring 2006, hvor der for alvor kom funktioner til at bygge intranet med SharePoint. I denne periode har jeg selv skiftet mellem forskellige overbevisninger i takt med at forventninger fra kunder har ændret sig, muligheder med platformen har udviklet sig og ikke mindst etableringsomkostninger er gået stille og roligt nedad. I første del af min konsulenttilværelse var jeg ansat i Microsoft, og der giver det nærmest sig selv at man synes "at det som standardprodukterne kan tilbyde, er tilstrækkeligt og ellers er det rigtig nemt at tilpasse og tilføje det som kunderne mangler". Så fra omkring 2006 til 2013 var det denne overbevisning jeg bragte videre til mine kunder og som jeg også stadig den dag i dag, vil stå fast ved, da mulighederne for at tilkøbe færdige produkter, som var modne nok ikke rigtig var til stede tilbage på det tidspunkt. Der var simpelthen stadig for meget der skulle håndholdes i forbindelse med opdateringer og udbygning af løsningerne.
Med introduktion af SharePoint 2013 og Office 365 og appmodellen, begyndte der langsomt at ske et skifte og nogle af de første produkter, som kunne håndteres som software as a Service (SaaS) ovenpå Office 365 begyndte at se dagens lys. Samtidig var der rigtige mange kunder som siden 2006 havde tilpasset deres løsninger lidt for meget og strukket SharePoint platformen til at håndtere data og løsninger, som den slet ikke var beregnet til. Dermed endte mange kunder med løsninger som var dyre at vedligeholde og meget besværlige at opgradere. Derfor opstod der på bagkant en større villighed til at indgå kompromis i forhold til krav, hvis man kunne få en standard løsning, som lettere kunne vedligeholdes og opgraderes i fremtiden.

SharePoint standard eller intranet-in-a-box? 

Man kan vel sige at ovenstående er baggrunden for at der i dag er to skoler, dem som enten sværger til at anvende SharePoint standard eller købe et færdigt produkt, et såkaldt intranet-in-a-box. Jeg kunne godt tænke mig at nuancere denne debat lidt, og prøve at se på fordele og ulemper ved de to strategier og samtidig vise at det ikke er "one size fits all", men to strategier der kan eksistere side om side.

Inden vi ser på konkrete fordele og ulemper, vil jeg lige sige at for os i Precio Fishbone og for mig personligt spiller det ikke den store rolle om kunder vælger det ene eller det andet, så længe det passer til deres behov og man gør det velovervejet på baggrund af de rigtige data. Vi leverer både løsninger baseret på standard SharePoint og vores eget produkt Omnia.

Jeg har inddelt det følgende i nogle temaer, som ofte er gennemgående ved valg af løsning: Funktioner, implementering, brugervenlighed, vedligehold og support, stabilitet og sikkerhed, samt omkostninger. 

Funktioner

Når man ser på funktioner og muligheder for både forfattere, administratorer og slutbrugere / medarbejdere, så er der vist ikke nogen tvivl om at intranet-in-a-box produkterne har flere funktioner og muligheder end standard SharePoint. Det er en væsentlig del af deres eksistensberettigelse at de kan udfylde tomrummet mellem nogle kunders forventninger til et intranet og det som SharePoint kan levere. Hvis man ser lidt mere detaljeret på det, så er der for mig at se følgende fordele og ulemper:

SharePoint standard

Ingen fordele hvis man isoleret ser på funktioner og muligheder, medmindre man vægter positivt at have færre funktioner.

Desuden mangler en lang række funktioner i SharePoint standard, som er sædvanlige krav til et intranet. Som eksempler kan nævnes:

·         Side skabeloner
SharePoint har egentlig et template begreb, men det er bare en kopi af en eksisterende side, man kan ophøje til skabelon for nye sider. Så det kan ikke bruges til at låse elementer på sider i et fast layout og man kan heller ikke bruge det til at opdatere skabelonen og så bliver samtlige sider opdateret som bruger skabelonen. Begge scenarier er helt almindelige krav til side publicering.

·         Redaktør roller
SharePoint har ikke differentieret redaktør roller, så enten kan du redigere en side eller også kan du kun læse den. Hvis du kan redigere den, så kan du redigere alt, inklusiv det som man måske ikke burde redigere, som design elementer og layout på siden.

·         Indholdsrapporter til redaktører
Et almindeligt ønske er at redaktører kan følge med i hvilke sider, som bliver mest besøgt, hvilke der skal reviewes, hvilke som er til godkendelse, senest opdateret eller lignende. Disse rapporter findes ikke i standard SharePoint desværre, hvilket gør det sværere at holde indholdet opdateret.

Der findes selvfølgelig en lang liste af andre funktioner man kunne fremhæve, men det burde ikke være kontroversielt at hævde at man selvfølgelig får flere funktioner og muligheder til rådighed hvis man investerer i et intranet-in-a-box produkt.

Intranet-in-a-box

Den store fordel ved produkterne er at de er tilpasset til det specifikke behov for at opbygge et intranet. Alle produkter gør det på deres egen måde, men fælles for dem, som befinder sig i den modne ende af skalaen, er at det leverer en færdig værktøjskasse med funktioner og koncepter, der er målrettet behov som er typiske for en intranetløsning. De fleste produkter har også tænkt over den “bedste” måde at formidle indhold på og hvordan det bedst kan præsenteres for brugerne. Dvs. de ikke bare indeholder ekstra funktioner, men også færdige bruger koncepter, hvor funktioner sættes sammen på en særlig måde, bygget på erfaringer fra kunder gennem tiden.

Langt de fleste produkter understøtter både at bruge standard funktioner som findes i SharePoint, udover de ekstra funktioner de selv tilbyder. Derfor er der ikke rigtig nogle ulemper funktionelt ved at anvende et produkt. Eneste man bør være opmærksom på, er om produktet bruger SharePoint på måder som begrænser brugen af standardfunktionerne og at integrationen mellem produkt og Office 365 og SharePoint Online ikke "ødelægger" nogle standardfunktioner.

Implementering

Når man ser på implementering, er det typisk flere elementer der har betydning for om en implementering er simpel eller kompleks.

1.      Hvor meget teknisk konfiguration og udvikling skal der til og hvor mange elementer skal man som organisation tage stilling til undervejs.

2.      Hvor meget kommunikation, uddannelse og træning af redaktører, administratorer og slutbrugere er påkrævet for at man kan bruge løsningen.

3.      Hvor mange dele af virksomheden og interne stakeholders skal være involveret for at nå det ønskede resultat.

Hvis man bryder det lidt ned i fordele og ulemper for henholdsvis SharePoint standard og intranet-in-a-box, så kan man komme med følgende betragtninger:

SharePoint standard

Hvis man allerede har personer ansat i organisationen, som kender til SharePoint, så vil de kunne udnytte den viden direkte med det samme uden at skulle sætte sig ind i nye funktioner og features. 

Ofte vil der være mere arbejde for at bygge løsningen, da SharePoint ikke har færdige, bruger koncepter implementeret, men man skal sammensætte funktionerne til en helhedsløsning for brugerne med de funktioner som findes.

Selvom SharePoint er blevet langt mere brugervenligt end det har været tidligere, så skal redaktører og andre roller i organisationen der skal arbejde med indholdet stadig have en del træning for at finde sig godt til rette. Desuden er det svært at opdele arbejdsopgaver efter roller, da SharePoints roller, som regel ikke passer til de fleste organisationer, da man enten vil kunne ændre på for mange ting eller alt for få i løsningen.

Intranet-in-a-box

Fordelen ved intranet-in-a-box løsninger er at de har et færdigt koncept indbygget og dermed har langt de fleste udbydere også en standard implementeringsproces, hvor man ved præcis hvilke input der kræves for at kunne konfigurere løsningen. Desuden er det som regel lettere for de involverede at forholde sig til løsningen fra en start, da det færdige koncept fra et færdigt intranet produkt er mere konkret og dermed giver en bedre forståelse af slutmålet og hvordan man som kunde selv kan præge resultatet.

Brugervenlighed

Brugervenlighed bør I min optik være øverst på alles agenda, når man laver et nyt intranet. Det er absolut afgørende for at medarbejdere vil anvende det. Brugervenlighed er svært at komme på en fast formel, men en tydelig forventning blandt medarbejdere i dag, er at et intranet fungerer lige så godt eller bedre end de websites, selvbetjeningsløsninger, apps og lignende som medarbejderne bruger i deres øvrige liv udenfor arbejdet. Hvilket i sig selv sætter baren relativt højt i Danmark.

SharePoint standard

Fordelen ved SharePoint standard er genkendelighed og mængden af online materiale, som kan hjælpe brugere undervejs med brugen. Genkendeligheden giver dog kun en fordel for brugere som skal arbejde med løsningen som redaktører eller administratorer, så fremt de allerede kender til SharePoint og har investeret den tid det tager at lære centrale koncepter og funktioner at kende. Men selv for brugere som ikke har arbejdet med SharePoint før, så er det langt lettere i dag at lave nye sider, end det har været tidligere, da brugergrænsefladen i Modern SharePoint har fået et løft. Det som kan være udfordringen er at gennemskue sammenhænge mellem forskellige funktioner og hvilke funktioner der skal bruges til hvad. Især for redaktører, som for hver side har rigtig mange muligheder for at sætte siden op på forskellige måder, da der ikke findes skabeloner, som låser layoutet, men alt kan ændres.

Intranet-in-a-box

Mange produkter har lavet særlige funktioner, for at skabe et bedre overblik og dashboard lignende indgang til Office 365 services og SharePoint indhold, hvilket er en stor fordel for de organisationer, som bruger intranettet som startside for ikke blot nyheder og indhold, men også for dokumenter, projekter, og andre digitale værktøjer. Her er det min opfattelse at de færdige intranet produkter gør en stor forskel for brugerne.

For redaktører har mange intranet-in-a-box produkter også lavet ekstra funktioner, for lettere at kunne publicere indhold til forskellige målgrupper, devices eller efter fastlagte godkendelsesprocesser. Desuden har de fleste produkter et bedre template begreb, som gør det muligt at styre layout og faste elementer på sider, uden at forfattere af indholdet skal bekymre sig om andet end indholdet.

Men for mig at se er den afgørende forskel på standard SharePoint og intranet-in-a-box at sidstnævnte indeholder et færdigt koncept, hvor der er tænkt over hvordan man bedst laver et brugervenligt intranet, lige præcis til det specifikke behov. Dette er en stor fordel for de organisationer, som ønsker en mere færdig løsning, hvor meget af arbejdet med brugervenlighed allerede er gjort og det kan være en ulempe for de organisationer der hellere vil lave dette arbejde helt selv.

Vedligehold og support

En stor del af en intranet løsnings succes afhænger af hvor levende den er over tid, hvor godt man får indhold løbende opdateret og om der kommer nye funktioner til løbende. Dette er direkte afhængig af hvor let løsningen er at vedligeholde, hvor ofte den bliver opdateret med nye features og hvordan man kan få hjælp hvis man går i stå.

SharePoint standard

En SharePoint standard løsning bliver opdateret med nye features løbende som de bliver releaset i Office 365, forudsat man anvender SharePoint Online og ikke on-prem. På den måde vil man løbende få nye funktioner man kan tage i brug og tilføre til løsningen, så det er en fordel ved at køre Online versionen af SharePoint. Hvis vi ser isoleret på funktioner som kan hjælpe med at skabe et godt intranet, så er takten på nye funktioner her dog relativ lav, fx er funktioner som målretning og flere sprog kun lige blevet lanceret efter at have været undervejs i godt et års tid. I forhold til support, så kan man vel godt sige, uden at træde nogen over tæerne, at man ikke kan nøjes med den support som følger med i Office 365, men har behov for at tegne en aftale med en partner eller selv at stå for supporten med interne SharePoint kompetencer.

Fordelen ved at køre ren SharePoint standard fra et teknisk perspektiv er ret åbenlys, nemlig at man har det mest simple tekniske setup med mindst mulige bevægelige dele og dermed også det mest overskuelige. Dette er dog kun tilfældet, hvis man virkelig holder sig til ren standard, lige så snart man tilkøber enkelte komponenter, udvikler noget selv eller laver andre former for custom add-ons, så vil kompleksiteten hurtigt stige og man skal til at tænke over når der kommer nye funktioner om det er i konflikt med det som man har tilføjet.

Intranet-in-a-box

Ulempen ved intranet-in-a-box er for mange at man binder sig til en leverandør ift. vedligehold og support, og det er klart at hvis man ikke er glad for sin leverandør kan dette være uheldigt. Fordelen er til gengæld at hvis man finder en god leverandør, så får man en leverandør som tager et totalt ansvar for hele ens løsning, inkl. opdateringer med nye funktioner, fejludbedring og support af løsningen til redaktører og administratorer. Man behøver derfor ikke selv have særlige inhouse kompetencer udover dem der skal til for at administrere løsningen ift. indhold og indstillinger.

Mange af de mere modne leverandører leverer desuden opdateringer og nye funktioner flere gange om året helt automatisk, vel og mærke funktioner som er direkte fokuseret på forbedring af intranet oplevelsen og den digitale arbejdsplads. Hvilket betyder man kan følge med efterspørgslen blandt medarbejdere i en helt anden takt. Man kan kende de leverandører som har styr på denne proces ved at de har et roadmap og en releaseplan de kan dele.

Stabilitet og sikkerhed

Mange er bekymret for stabilitet og sikkerhed. Især i IT-afdelingen fylder dette meget i valg af løsning til intranettet og den digitale arbejdsplads.

SharePoint standard

Det mest oplagte svar ville være at det er en fordel at køre SharePoint standard i forhold til både stabilitet og sikkerhed, da man så kun bruger standard funktioner og de er kontrolleret at Microsoft, som er en stabil og sikker leverandør. I virkeligheden er billedet lidt mere broget, da Microsoft også har fejl i deres produkter og det kan faktisk være utroligt svært at få hjælp til disse fejl når man oplever dem. Desuden har Microsoft løbende haft udfordringer med stabil performance i SharePoint Online, hvilket har gjort load tider langsommere end brugernes forventninger til et moderne intranet. Så derfor er SharePoint standard ikke en ubetinget fordel i denne kategori, selvom man umiddelbart skulle tro det.

Intranet-in-a-box

Nogle løsninger har faktisk løst performance udfordringen ved at lave et ekstra caching lag, som giver bedre performance på intranettet end SharePoint standard. Vores eget produkt Omnia er et eksempel på dette. I forhold til stabilitet og udbedring af fejl, så er det klart at en mere kompleks løsning vil umiddelbart kunne give flere fejl i dagligdagen, da der er flere funktioner og bevægelige dele. Men på trods af denne ulempe, så har man ved intranet-in-a-box løsningerne den fordel at man kan henvende sig direkte til den ansvarlige leverandør og få dem til at udbedre evt. fejl. Så vil det typisk være sådan i praksis at det I sidste ende er leverandøren af løsningen der må tage dialogen med Microsoft, hvis fejlen stammer fra SharePoint, Azure eller Office 365. 

I forhold til sikkerhed, så vil der ikke være den store forskel som jeg ser det. De fleste modne leverandører, vil have en løsning som overholder alle forskrifter og som er bygget på de sikkerhedsmekanismer og med den overvågning der tilbydes af Microsoft, men det er klart at man skal sikre sig hvor data bliver gemt i intranet-in-a-box løsninger, hvis de skulle være gemt udenfor SharePoint i nogle tilfælde. Det kan være en god ide at efterspørge sin leverandør efter specifik sikkerhedsdokumentation og evt. penetration test for at sikre at leverandøren har den rette modenhed.

Omkostninger

I forhold til omkostninger, så plejer man at sige at man får hvad man betaler for. På en måde er dette også sandt, men fra mit perspektiv vil det i 9 ud af 10 tilfælde være billigere med en intranet-in-a-box løsning, hvis man ser på løsningen over en 3-årig periode og samtidig regner udgifter ind inkl. evt. lønudgifter til løbende vedligehold. 

SharePoint standard

Fordelen her er umiddelbart at der ikke er nogen yderligere licens eller abonnement at betale, forudsat at man allerede har Office 365 eller SharePoint licenser. Så det tæller positivt på de løbende udgifter. Dog vil det oftest som nævnt tidligere være langt dyrere at gennemfører projektet, hvis man er en organisation på mere end 200 - 300 medarbejdere, da der så skal konfigureres og afklares langt flere detaljer for at kunne lave en løsning der lever op til alles krav. Hvis man samtidig regner omkostninger med til interne eller eksterne SharePoint kompetencer, for at vedligeholde og supportere løsningen, så vil det hurtigt få de årlige omkostninger til at stige markant.

Intranet-in-a-box

Som jeg ser det er fordelen ved intranet-in-a-box primært to ting:

1.      Man får meget for pengene, da mange kunder er med til at dele udgiften til udviklingen og dermed kan leverandøren lave mange funktioner til brugerne for en langt lavere pris end man selv kan lave en tilsvarende løsning for.

2.      De løbende udgifter er mere forudsigelige, da man har outsourcet support og vedligehold til en leverandør, som en del af en samlet pakke og derfor opstår der færre pludselige omkostninger der skal håndteres.

De fleste leverandører tilbyder også forskellige online træningsmuligheder, brugergrupper, erfagrupper og lignende, som den del af løsningen, så man har en pendant til meget af det online materiale der er på standard SharePoint.

I min erfaring vil en standard SharePoint løsning være billigere for små organisationer, der vitterligt ikke har krav udover det som findes af funktioner i standard, men så snart du har mere avancerede krav, ikke selv har de nødvendige SharePoint kompetencer eller din organisation bliver mere end ca. 200 personer, så vil intranet-in-a-box være det billigste alternativ.

Konklusion

Konklusionen er måske ikke så klar, som man kunne ønske, men jeg vil sige at med min erfaring og med den platform der leveres lige nu fra Microsoft med Office 365, Teams og SharePoint Online, så er der for mig ikke nogen tvivl om at man får den bedste langtidsholdbare løsning ved at vælge et af de bedste intranet-in-a-box produkter (se evt. Clearbox for en evaluering).

Men det er samtidig klart at hvis man har et simpelt behov, og ikke har brug for ekstra funktioner udover hvad der tilbydes i standard SharePoint, så er den bedste løsning selvfølgelig at holde sig til det.