Lejre Kommune styrker sammenhængskraften med Omnia
Lejre Kommune har moderniseret sit intranet med Omnia-platformen og forbedret intern kommunikation, samarbejde og organisatorisk samhørighed.
Ved at implementere Omnia på bare tre måneder har kommunen været i stand til at integrere alle sine Microsoft 365-konti på den samme platform, hvilket gør det muligt for medarbejderne at kommunikere og samarbejde mere effektivt på tværs af hele organisationen. Den nye løsning har også gjort det betydeligt lettere at skabe og udgive indhold, hvilket har fået flere redaktører til at være aktivt involveret i at skabe og holde nyheder og indhold - friskt og præcist.
- Intranettet udfylder grundlæggende tre behov for os. Det fungerer som en nyhedskanal, en samarbejdsplatform og en central værktøjskasse med information og værktøjer, som medarbejderne har brug for til at udføre deres daglige opgaver. Med Omnia som vores nye intranetplatform er disse behov dækket godt ind, siger Claes Amundsen, kommunikations- og mediechef i Lejre Kommune, og fortsætter:
- Det er meget nemmere at skabe og livscyklusstyre indhold i Omnia sammenlignet med vores tidligere løsning. Desuden hjælper dets målretningsfunktioner os med at oprette og dirigere nyheder og andet indhold til de rigtige brugere, hvilket gør informationen mere relevant for dem. Sammen med det faktum, at det nye intranet opfattes som mere attraktivt, vil trafikken højst sandsynligt stige og dermed også engagementet. Med Precio Fishbones hjælp fik vi også integreret alle vores Microsoft 365-konti på Omnia-platformen, hvilket åbner for kommunikation og samarbejde mellem alle medarbejdere. Det vil styrke vores samhørighed.
En opgradering, der forbinder hele organisationen
Legenden siger, at Danmarks fødested ligger i bakkerne i Lejre, og at det engang var sæde for de gamle konger, Skylidingaerne. I dag er Lejre hjemsted for mere end 28.500 borgere og tiltrækker hvert år tusindvis af besøgende, der er ivrige efter at udforske de mange vikingerester og historien. Kommunen har ca. 1850 fuldtidsansatte og er organiseret i ni centre, såsom Velfærd & Pleje, Børn & Uddannelse og Teknologi & Miljø.
Lejre Kommunes tidligere SharePoint 2013-baserede intranet var fuldt funktionelt, men forældet og svært at holde opdateret og sikkert, blandt andet fordi Microsoft ikke længere yder support til SharePoint 2013. Derudover var dets muligheder for at skabe fælles rum til samarbejde og lette effektiv kommunikation begrænsede. Ifølge Claes var det også lidt uinteressant og uinspirerende at navigere rundt i.
- Vi havde brug for en moderne og robust platform, der kunne integreres problemfrit med Microsoft 365 og hjælpe os med at forbedre vores interne kommunikation og samarbejde. Vi mødtes med Precio Fishbone og andre platformsleverandører og besluttede, at Omnia var den løsning, der passede bedst til vores behov. Claes forklarer desuden, at den kunne implementeres hurtigt, og at dens intuitive brugerflade og indbyggede samarbejds- og målretningsfunktioner tiltalte os meget.
Da det grundlæggende arbejde var gjort, startede Lejre Kommune og Precio Fishbone implementeringsprojektet i september 2022, og det nye intranet gik i luften kun tre måneder senere, den 1. december.
- Vores topprioritet var at få det nye intranet op at køre så hurtigt som muligt, og Precio Fishbone leverede bestemt op til sit løfte. Det var et agilt projekt i enhver forstand af ordet. Vi lancerede bevidst en let første version af intranettet med ambitionen om, og med organisationernes hjælp, at fortsætte med at udvikle intranettet efter udrulningen. Med Omnia er det ret nemt at oprette, redigere og udgive nye sider og indhold samt håndtere mediefiler, så det er blevet godt modtaget blandt vores netværk af skribenter og redaktører, påpeger Claes.
- En af de udfordringer, vi var nødt til at tage fat på fra starten og finde en løsning på, var, hvordan vi kunne integrere medarbejdere, der arbejder i skoler og andre uddannelsesområder, på den samme Microsoft 365 Business-platform som resten af kommunen. I den tidligere platformskonfiguration kunne disse ca. 500 brugere, der kørte Microsoft 365 Education-licens, ikke kommunikere og samarbejde med kolleger uden for uddannelsesområdet. Vi løste dette problem i samarbejde med Microsoft og ved at tilpasse Omnias connectorer, siger Jacob Udby Olesen, Senior Digital Workplace Consultant hos Precio Fishbone.
Mindre pres på kommunikationsafdelingen
Fordi Omnia er mere intuitivt og lettere at bruge, især med hensyn til administration af platformen og oprettelse af indhold, har flere redaktører sluttet sig til Claes og hans redaktionelle team efter lanceringen.
- Vi har mange flere redaktører, der nu administrerer deres respektive enheders sider, indhold og nyhedsfeeds. Det frigiver en masse tid for os i kommunikationsafdelingen, for før var det kun mig og min nærmeste kollega, der havde adgang til redigeringsplatformen. En af vores prioriteter er nu at få en bedre forståelse af, hvad der driver trafikken til vores intranet, og hvilke forbedringer vores brugere ønsker, så det bedre afspejler deres behov og fungerer som et mødested for alle medarbejdere på tværs af hele organisationen, slutter Claes.
